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英语商务信函的写作步骤

时间：2023-12-13 07:54:14 其他范文收藏本文下载本文

英语商务信函的写作步骤（合集6篇）由网友“lalasang”投稿提供，以下是小编帮大家整理后的英语商务信函的写作步骤，供大家参考借鉴，希望可以帮助到您。

英语商务信函的写作步骤

篇1：英语商务信函的写作步骤

英语商务信函的写作步骤

1. Write down your AIM: why are you writing this letter?

2.ASSEMBLE all relevant information and documents: copies of previous correspondence, reports, figures etc.

3.ARRANGE the points in order of importance. Decide which points are irrelevant and can be left out. Make rough notes.

4.Write an OUTLINE in note form. Check it through, considering these questions:

Have you left any important points out?

Can the order of presentation be made clearer?

Have you included anything that is not relevant?

5. Write a FIRST DRAFT, leaving space for additions, changes and revisions.

6. REVIEW your first draft by considering these questions:

INFORMATION:

Does it cover all the essential points? Is the information relevant, corrent and complete?

ENGLISH:

Are the grammar, spelling and punctuation correct?

STYLE:

Does it look attractive?

Does it sound natural and sincere?

Is it the kind of letter you would like to receive yourself?

Is it clear, concise and courteous?

Will it give the right impression?

7. Write, type or dictate your FINAL VERSION.

篇2：商务英语写作中商务信函常用语

●陈述自己的见解

我们认为……

We think that...

We believe that... (我们相信……)

We understand that... (我们理解……)

我们强烈地感到……

We feel strongly that...

We feel strongly that our products are the best. (我们强烈地感到我们的产品是最好的。)

我们所理解的是……

It is our understanding that...

We understand that...

我们对……完全没有异议。

We do not anticipate any objections to...

We do not anticipate any objections to your proposal. (我们对贵社的提议没有任何异议。)

我们找不到任何理由……

We can see no reason why... 直译是“我们不明白为什么必须……的理由。”Why以下是说话人认为不太合适的事情。“我们一向不认为……”、“我们对不那样做没有异议”、以这种煞有介事的语气使对方感激。

●反驳对方

我们不清楚您到底是怎么想的。

It is not (quite) clear to us what you had in mind.

It is not clear to us what you meant.

It is not clear to us what you intended.

使我们担心的一点是……

The one point that concerned us (a little) was... concern “担心，在意”。

The one point that troubled us was...

我们对……感到担心和挂念。

We have become concerned with regards to...

We have become concerned with regards to the shipment schedule. (我们对装船的日程感到担心和挂念。)

篇3：商务英语格式信息 : 英文商务信函写作格式

英文信函分为混合式和齐头式。

混合式：每一段的首行缩进两格。落款在信末中间靠右下的位置。齐头式：信的所有内容都靠左，段与段之间空一行。

英文信函的习惯用法，由以下几个方面组成：

(1)信头 The heading

信头是指信纸上印刷或打印的企业名称、厂称、地址、电话号码、电报挂号、主管人姓名等。通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。

(2)编号和日期 The reference number and the date

方便以后查信使用。Your ref: (你方编号) Our ref: (我方编号)

日期通常打印在信头的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。日期的英式写法是日、月、年;美式写法是月、日、年。为了避免误解，日期、年份用数字表示，月份则用英文表示，第一个字母要大写，也可用缩写。比如May，(美式写法);1，May，1998(英式写法)。

(3)信内地址 The inside address

与信封上的收信人名称和地址相同，通常打印在信纸的左侧，低于日期位置2—4行，也可在签字位置下2—4行。

书写收信单位名称时，应特别尊重对方的`习惯，不能随意增删公司名称前的冠词The，也不能随意改用繁写及缩写，如Company与Co.之间不能互换，否则会被认为是不礼貌的行为。收信人地处的书写格式与信封相同。

(4)称谓 The salutation

在英文信函中，相同于“阁下”、“先生”等类礼貌性称谓，常用Dear sirs”;称呼企业，公司的妇女组织常用Madams，Ladies;无具体收信人姓名用Dear Sir or Madam 称呼收信者。

收信人是个人，就应在收信人姓名之前加称谓，如Mr.(先生)，Mrs.(夫人)，Miss(小姐)，Hon(用于称呼市长、部长、大使等)，Pres.(总经理、会长、总统等)，Prof.(教授)等等。

(5)开头语The open sentences

开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综

合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。

(6)正文 The body of the letter

正文的地位和内容与中文书信相同。在英文商业信函中，信文从称谓下两行起书写，行间相距一行，段落间空两行。信文以占信纸的四分之三为宜，四周留出一定空白，每一行左起第一字要取齐，右起第一字不必一律取齐，但尽量要考虑到整齐美观。

(7)结尾语The closing sentences

结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信来函定货”，“答复询问”等，另外也附加一些略带客套的语气。正文结束后，另起一段写结尾语。

(8)结束语 The complimentary close

英文商业信函的结尾是写信人的谦称，相当于“敬上”的意思。若收信者为公司，谦称则常用：Yours Truly，Truly Yours，Yours faithfully等;若收信者为个人，则常用：Yours sincerely，Sincerely yours等。需要注意的是，结尾的谦称后必须加逗号。

(9)签署 The signature

签署由两部分组成，一是写信人的签名，二是打印出的写信人的姓名。签名用钢笔或圆珠笔写在结尾谦称下5行的位置内。尽量不要用印章，用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。为易于辨认，在签名下还应打印姓名，有时还将职衔一并打印。常见的职衔有：Chairman of the Board of directors(董事长)，President或Genera1 Manager(总经理)，Director(董事)，Stand Director(常务董事)，Manager(经理)，Head of Department(职员)，Manageress(女经理)，Head of a Department(处

篇4：商务英语初级考试商务信函的步骤

关于商务英语初级考试商务信函的步骤

Business Correspondence(2) 商务信函(2)

对于母语不是英语的人来说，用英语在信中流畅、清晰地表达自己的想法并非易事。那么我们怎样才能更好地书写信函呢?下面书写商务信函的7个步骤会帮助我们解决问题：

1. Write down your aim. 写下发信的目的。

2. Assemble all the relevant information. 搜集所有的有关资料。

3. Arrange the points in order of importance. 按重要性的顺序安排要点，决定哪些是可以省略的观点。

4. Write an outline in note form. 以笔记的形式写出一个纲要。

5. Write a first draft. 写出第一稿。

6. Revise your first draft by considering these questions: 通过考虑这些问题修改草稿。

information: 材料，是否包括所有要点。

English: 英文，语法、拼写和标点是否正确。

Style: 风格是否吸引人，是否简洁。

7. Write or type your final version. 写出或打印最后成稿。

下面让我们具体地学习如何书写商务信函，请大家在倾听讲解时，注意信函中连接词的用法，以及信函的各种结尾方式。

本课的重点单词和句型

since 既然……;由于……

now that … 既然……

due 到期的，应当的

be due to 因为，由于;预定……

appreciate 感激

at your earliest convenience. 尽早……

without delay 立即… …

as soon as possible 尽快……

hear from sb 收到某人来信

在上一课中，我们接触到了Fish先生询价信的上半部分，并学习了商务信函的主题和开头，下面我们就来看看Fish先生是怎样书写信件的内容和结尾的。首先让我们再来熟悉一遍这封询价信：

HERITAGE FINANCE LIMITED

22 The Close Hanworth Middlesex TW13 5TB

Tel:081 899 3642 Fax:081 3644

29 January 199-

Mr. R James

T F Consultancy

29 Lower Village Rd.

London SE17 2ST

Reference: Financial Consultancy Contract

Dear Mr. James ,

We would be grateful if you could send us a quotation for the

above-mentioned contract. Details of the contract are

attached.

Since the work is due to start in December, we would

appreciate a reply at your earliest convenience.

Yours sincerely

Signature

J Fish

Corporate Finance Manager

在正文的.第二段，Fish 先生对报价的时间提出了进一步的要求，他说：

Since the work is due to start in December, we would appreciate a reply at your earliest convenience.

(由于工作将于12月份展开，我们希望您能尽快答复。)

这里，Fish 先生用了since(既然……;由于……)来连接整个句子，使句子读起来更通顺。

注意，英文书信和中文信件一样，也讲究句与句之间要“承上启下”。比如，连接因果关系的句子除了上文提到的since外，还有连词：

because(因为……), as(因为……), now that …(既然……)，例如：

There was a delay because we had some technical problems.

延期是由于技术上的问题造成的。

另外，我们还可以用介词词组来表示因果关系，例如上面这句话还可以用because of 或者due to 来表示：

There was a delay because of (due to) some technical problems. (请大家阅读“妙连句子”)

due to在这儿是“因为，由于”的意思。不过，细心的你一定发现了在Fish 先生信中用到的due to 并不表示因果关系，而是表示“预定”。我们再来看一个表示“预定……”的句子：

The work is due to start in December.

工作预定在12月份开始。

其实due可是一个“多面手”，除了上面的词组due to 外，它本身还能作“到期的，应当的”。

比如去银行时，我们得特别注意出纳员(the teller)所说的due一词：要是她说：

The bill of exchange is due on the first of next month.

(这张汇票下月一日到期。)

这时，我们就必须在下个月之前承兑汇票。

当你发出信件后，自然希望能很快收到对方的回复。那么，你该如何在信中礼貌地表达这一意思呢?我们先来看Fish 先生是怎么写的吧：

We would appreciate a reply at your earliest convenience.

我们希望您能尽快予以答复。

这是一个非常礼貌，而且有效的句子，值得你认真记忆。

这里，Fish 先生用at your earliest convenience.(尽早……)，表示急需得到回复。

而without delay(立即…)和…as soon as possible(尽快……)也可以在信中表达渴望得到回复的急切心情。

另外，句中appreciate表示“感激”，我们还以用其它表示感激之情的词汇来替换它，如：

I would be grateful if you could send us a reply at your earliest convenience.

当然我们还可以换一种方式：

I look forward to hearing from you.

词组hear from sb.是“收到某人来信”，而这里的to 是介词，后面一定要跟名词或者动名词

篇5：商务信函写作格式

商务信函写作格式:

1、称呼称呼是写信人对受信人的尊称，主要依据相互间的隶属关系、亲疏关系、尊卑关系、长幼关系等而定，一般都用“敬语+称谓”的形式组成。如：“尊敬的王总经理”、“亲爱的刘主任”、“尊敬的董事长先生阁下”等。对某些特殊的内容或与境外华文地区的人员往来还可加上“提称”如：“尊敬的王博士总经理海成先生台鉴”、“亲爱秘书明玉小姐雅鉴”等等。 (顶格写，后面加冒号。)

2、启词启词是信文的起首语，可有多种表示法。如问候式的“您好”、“别来无恙”;思怀式的“久不通信，甚为怀想”、“去国半载，谅诸事顺遂”等;赞颂式的“新春大吉”、“开张大吉”等;承前式的“上周曾发一传真件，今仍具函，为××事”，“贵公司×月×日赐函已悉”等等。不分对象，不论内容，一律以“您好”为书信之启词，实在极不恰当。此外，公务书信的启词还可用“兹为、兹因、兹悉、兹经、兹介绍、兹定于”;“顷闻、顷悉、顷获”;“欣闻、欣悉、欣逢、值此”，以及“据了解、据报、据查实”等一系列公文用语，以提领全文。(在称呼下面另起一行，前空两格!)

3、正文正文是书信的主体，是书信能否达到写信人理想效果的关键。一封信可以专说一件事，也可以兼说数件事，但公务书信应该一文一事。正文要清楚、明了、简洁，并注意情感分寸，不应有昵亵轻狂之嫌，也不可显侮蔑轻慢之意。 (在启词下面另起一行空两格。)

4、酬应过渡正文结束时，可写几句酬应性的话作为全文的过渡。如“我方相信，经过此次合作，双方的友谊将有进一步发展”。又如“再次表示衷心的感谢”或“代向公司其他同志问候”等等。也有用公务书信的常用结语过渡，如“特此函达、特此说明、特此重申、特此函询、特此致歉”，或“肃此专呈、肃此奉达”，也有“特此鸣谢、敬请谅解、尚祈垂察、务请函复、至希鉴谅”，以及“承蒙惠允、承蒙协办、承蒙惠示、不胜荣幸、不胜感激”等等。 (过渡一下更符合礼仪规范)

5、祝颂词书信的最后，写祝颂词是惯例。由于写信人与受信人的关系各有不同，书信内容各有不同，祝颂词的写法便呈多种多样。诚祝生意兴隆”等等，有时，往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。

6、签署书信的签署以写信人全名为要，不能只签个姓氏或习惯称呼，如“老王、小王、小李、张主任、赵经理”等，而要完整地写成“××部主任张金水”、“××公司经理王富成”或者 “××公司办公室秘书李倩”、“××部业务员刘震”等。今天，许多书信都以计算机制成，但即使已打印了姓名，仍应再以手书签署一遍，这既表信用，亦示诚意。对某些特殊对象，署名后应有具名语，如“谨上、谨呈、敬述”等，以表示对受件者的尊重。 (通常中文信函写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置，但一般E-mail商务信函也可靠左)以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。

7、日期日期明确本是应用文写作的基本要素，书信自然不可缺了这一项。日期必须准确，表现出写信人的负责态度，而万一记错日期，也许会因此而误事。(写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。)

商务信函范文

本厂已迁移到上述地址, 特此通知。

I inform you that I have now removed my factory to the above address.

我方已在本市开设贸易与总代理店, 特此通知。同时, 恳请订购。

Having established ourselves in this city, as merchants and general agents, we take the liberty of acquainting you of it, and solicit the preference of your order.

本公司于5月1日将改为股份有限公司, 特此奉告。

We are pleased to inform you that our business will be turned into a limited company on the 1st May.

本公司股东年会, 将于3月1日在银行家俱乐部召开, 特此函告。

Notice is hereby given that the annual general meeting of the shareholders of our company will be held at the Bankers' Club on Mar. 1.

今天我们已付给R.S.先生120美元, 特此告知。

By this we inform you that we have today paid Mr. R.S. $120.

通过这些渠道, 他们会发来甚多订单, 特此函告。

Through these lines, we intimate you that they may send you considerable orders.