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书信的正确格式和写法

时间：2022-05-07 12:13:39 其他范文收藏本文下载本文

书信的正确格式和写法(（精选8篇））由网友“我现在脖子痛”投稿提供，以下是小编为大家准备的书信的正确格式和写法，希望对大家有帮助。

书信的正确格式和写法

篇1：书信的正确格式和写法

书信的正确格式和写法例文

书信正文写法

书信历史悠久，其格式也几经变化。书信格式主要包括五个部分：称呼、正文、结尾、署名和日期。

称呼

也称“起首语”，是对收信人的称呼。称呼要在信纸第一行顶格写起，后加“：”，冒号后不再写字。称呼和署名要对应，明确自己和收信人的关系。(具体可参见第四编《应酬称谓》)称呼可用姓名、称谓，还可加修饰语或直接用修饰语作称呼。这里简要说明几条细则：

(1)给长辈的信。若是近亲，就只写称谓，不写名字，如“爸”、“妈”、“哥”、“嫂”等;亲戚关系的，就写关系的称谓，如“姨妈”、“姑妈”等。对非近亲的长辈，可在称谓前加名或姓，如“赵阿姨”、“黄叔叔”等。

(2)给平辈的信。夫妻或恋爱关系，可直接用对方名字，爱称加修饰语或直接用修饰语，如“丽”、“敏华”、“亲爱的”等;同学、同乡、同事、朋友的信，可直接用名字、昵称或加上“同学”、“同志”，如“瑞生”、“老纪”、“小邹”、“三毛”等。

(3)给晚辈的信。一般直接写名字，如“乐毅”、“君平”、“阿明”等;也可在名字后加上辈分称谓，如“李花侄女”等;亦可直接用称谓作称呼，如“孙女”、“儿子”等。

(4)给师长的信，通常只写其姓或其名，再加“老师”二字，如“段老师”、“周师傅”、“宏海老师”等。对于十分熟悉的.师长，也可单称“老师”、 “师傅”。假如连名带姓，在信首直称“孙松平老师”、“王达夫师傅”，就显得不大自然且欠恭敬。对于学有专长、德高望重的师长，往往在姓后加一“老”字，以示尊重，如“戴老”、“周老”，亦可在姓名后加“先生”二字。为郑重起见，也有以职务相称的，如“董教授”、“陈大夫”、“佟工程师”等。

(5)给一个单位或几个人的信，又不指定姓名的，可写“同志们”、“诸位先生”、“XX等同志”等。给机关团体的信，可直接写机关团体名称。如 “XX委员会”、“XX公司”。致机关团体领导人的信，可直接用姓名，加上“同志”、“先生”或职务作称呼，亦可直接在机关团体称呼之后加上“领导同志”、“负责同志”、“总经理”、“厂长”等。

如果信是同时写给两个人的，两个称呼应上下并排在一起，也可一前一后，尊长者在前。

上述五种场合，有时还可按特殊对象，视情况加上“尊敬的”、“敬爱的”、“亲爱的”等形容词，以表示敬重或亲密之情。当然，这要用得适宜，如对好友称“尊敬的”，反而显得见外，对无特殊关系的年轻女性贸然称呼“亲爱的”，那就有失检点了。

正文

正文通常以问候语开头。问候是一种文明礼貌行为，也是对收信人的一种礼节，体现写信人对收信人的关心。问候语最常见的是“您好!”“近好!”依时令节气不同，也常有所变化，如“新年好!”“春节愉快!”问候语写在称呼下一行，前面空两格，常自成一段。

问候语之后，常有几句启始语。如“久未见面，别来无恙。”“近来一切可好?”“久未通信，甚念!”之类。问候语要注意简洁、得体。

接下来便是正文的主要部分——主体文，即写信人要说的话。它可以是禀启、复答、劝谕、抒怀、辞谢、致贺、请托、慰唁，也可以是叙情说理、辩驳论证等。这一部分，动笔之前，就应该成竹在胸，明白写信的主旨，做到有条有理、层次分明。若是信中同时要谈几件事，更要注意主次分明，有头有尾，详略得当，最好是一件事一段落，不要混为一谈。

结尾

正文写完后，都要写上表示敬意、祝愿或勉励的话，作为书信的结尾。习惯上，它被称做祝颂语或致敬语，这是对收信人的一种礼貌。祝愿的话可因人、因具体情况选用适当的词，不要乱用。(可参见下节《常用书信用语》的“祝颂语”。)

结尾的习惯写法有两种：

(1)在正文写完之后，转一行空两格写“此致”，再换一行写“敬礼”。

(2)不写“此致”，只是另起一行空两格写“敬礼”、“安好”、“健康”、“平安”等词。

署名日期

在书信最后一行，署上写信人的姓名。署名应写在正文结尾后的右方空半行的地方。如果是写给的亲属、朋友，可加上自己的称呼，如儿、弟、兄、侄等，后边写名字，不必写姓。如果是写给组织的信，一定要把姓与名全部写上。而在署名之后，有时还视情加上“恭呈”、“谨上”、“敬上”等，以示尊敬。上述自称，都要和信首的称谓相互吻合。

日期一项，用以注明写完信的时间，写在署名之后或下边。有时写信人还加上自己的所在的地点，尤其是在旅途中写的信，更应如此。

范文

小英同学

你好!

徐州分别已经快有一年了，咱们班学雷锋小组的成员都非常想念你，书信的格式范文。

前几天，我们到五保老人张奶奶家去打扫院子的时候，她老人家还在念叨你呢!(以下正文内容省略)

我们都希望你能趁假期回徐州一趟。

此致

敬礼

同学：王萍

篇2：正确书信格式

书信结构：称呼、启词、正文、过渡句、祝颂词、署名、日期这七部分组成。

1、称呼【亲爱的XXX、敬爱的XXX】

2、启词【您好】

3、正文【你对XXX要说的话】

4、过渡句【特此说明、特此致歉等】

5、祝颂词【祝你万事如意、祝你学习天天向上等】

6、署名【自己的全名】

7、日期【XXXX年X月X日】

例文：

亲爱的爸爸、妈妈：

您们好！

人们都说：“家是温馨的港湾，家是幸福的摇篮，家还是遮风挡雨的避风港。”我们一家三口就生活在这幸福的港湾里。

爸爸、妈妈，这么多年来，这个家记录了我们生活中的点点滴滴，这个家也经历了风风雨雨，品尝了生活的酸甜苦辣，感受了人间的喜怒哀乐。有许多感人的事情从我们身旁走过，有许多暖流向我们心田流入。在这个幸福的港湾里有充满欢乐的时光，也有令人难以忘怀的伤感。

记得我九岁那年春天的一个寂静的夜晚，在这个温馨的港湾里发生的那一幕，那一夜给我留下太多的伤感。妈妈，您还记得吗？那晚您单位有应酬，夜已深了您还没有回来，爸爸心急火燎，既当心又生气，在屋子里走来走去，看到爸爸您那焦急万分的样子，我更是忐忑不安。“叮铃铃”，一阵电话声响起，顿时打破了夜晚的寂静，爸爸迫不及待的拿起电话，提高嗓门对妈妈谩骂了一阵，抛下“你再不回来你就不要回来了”的警告，“砰”的一声把电话挂了。

我被爸爸这一突然的举动惊呆了，不知过了多久才恍过神来，只见爸爸您坐立不安，我更是心急如焚，心里在呼唤：“妈妈您快回来吧，快回来吧……”，这时妈妈您又来了一个电话，爸爸您用不容分说的口吻说道：“这么多年了，你怎么那么多的应酬，我都不耐烦，咱们索性好合好散。”接着又是“砰”的一声把电话挂了。

此情此景我的心像打破五味瓶似的，感觉特别不是滋味，本来心就像十五个吊桶——七上八下，我的心既像被火烤过，又像被凉水冲过，眼泪像断了线的珍珠一样簌簌的直流。生龙活虎的我，一下变得无精打采。爸爸、妈妈您们一定不知道我是怎样度过了这个彻夜难眠的夜。

这件事给我那幼小的心灵蒙上了一层阴影，使我幼小的心灵受到了创伤。我多么喝望一个“创可贴”，抚慰我心中的伤口，而这创可贴要来自您们――爸爸、妈妈的爱和家的温暖。

俗话说的好“夫妻床头吵架床尾合”、“天上下雨地上流，夫妻吵架不记仇”。几天后您们和好了，我当时有多高兴，您们知道吗？一个非正式的家庭会议召开了，知道礼亏的妈妈您先开了口“我们经历了那么多的磨难，这个美好的家是我们共同创造出的，我们不要舍弃？爸爸也愧疚地说：“我也是太急，不该说那有伤感情的话。”听了您们的一番话我心里像吃了蜜似的，这一夜我睡得可香不做了一个美梦。

有人说：“夫妻吵架殃及孩子。”爸爸妈妈您们一定是知道的，我深深知道生活中您们有时还是有不同意见的，但您们为了这个家都能将矛盾化解，打那以后再也没有看到您们吵架了。我们却更加珍惜这个家的点点滴滴，用爱呵护这个家，让我们彼此都感受到家的温暖。

亲爱的爸爸，妈妈，我们共同来珍惜这个家吧！不要让痛苦成为回忆，不要让我们的家太孤单，因这我爱我家，我更爱爸爸妈妈！这些话已憋在我心中多时，心里堵得慌，今天一吐为快。

祝：爸妈身体健康！

您们的女儿：XX

篇3：书信正确格式

一般的书信由六个部分构成。这六个部分是：称呼、问候、正文、祝福语、署名、日期，下面分别说说它们在格式上的要求。

（1）称呼。

写一封信，先要把收信人的称呼顶格写在第一行，然后，再在后面加上冒号，表示下面有话要说。

（2）问候语。

问候语要写在称呼的下一行，空两格。它可以独立成为一段。

（3）正文。

正文一般分为连接语、主体文、总括语三个部分。每一个部分开头都应另起一行，空两格落笔。

（4）祝福语。

祝福语是表示致敬或祝贺一类的话，如“此致”、“祝”等。应独占一行，空两格写。

另外，在写与“此致”或“祝”相配套的“敬礼”、“健康”等一类表示祝福的话语时，一般要另起一行顶格写。

（5）署名。

写完信之后，在信的右下角写上发信人的姓名叫做署名。在署名的前面一般还要加上合适的称谓，如“你的同学”、“你的好友”，“您的.学生”等。

（6）日期。

日期写在署名的下一行。

书信的要求：

1、信封。

左上方填写邮编及收信人地址；

信封中间居中写收信人姓名，加上称呼。它可以是写信人对收信人的称呼，也可以是邮递员对收信人的称呼。后者为王力先生的观点，实际上邮递员只认为是写信人对收信人的称呼。收信人后面没有称呼是不礼貌的，属于格式上的错误。

信封右下方为寄信人地址及邮编。

2、正文。

（1）称呼。

顶格，有的还可以加上一定的限定、修饰词，如亲爱的等。

（2）问候语。

如写“你好”、“近来身体是否安康”等。独立成段，不可直接接下文。

（3）正文。

这是信的主体，可以分为若干段来书写。

（4）祝颂语。

以最一般的“此致”、“敬礼”为例。“此致”可以有两种正确的位置来进行书写，一是紧接着主体正文之后，不另起段，不加标点；二是在正文之下另起一行空两格书写。“敬礼”写在“此致”的下一行，顶格书写。后应该加上一个惊叹号，以表示祝颂的诚意和强度。

称呼和祝颂语后半部分的顶格，是对收信人的一种尊重。是古代书信“抬头”传统的延续。古人书信为竖写，行文涉及对方收信人姓名或称呼，为了表示尊重，不论书写到何处，都要把对方的姓名或称呼提到下一行的顶头书写。它的基本做法，为现代书信所吸收。

（5）具名和日期。

写信人的姓名或名字，写在祝颂语下方空一至二行的右侧。最好还要在写信人姓名之前写上与收信人的关系，如儿×××、父×××、你的朋友×××等。再下一行写日期。

如果忘了写某事，则可以在日期下空一行、再空两格写上“又附”，再另起行书写未尽事宜。

篇4：汉语拼音正确格式写法

汉语拼音正确格式写法

同学们，今天我们来学学汉字拼音的正确书写方法吧……这些天看到一些宝宝的汉语拼音书写方法有点错误，今天就带来一个教程和小伙伴们共同学习吧。

汉语拼音书写格式（四线三格的书写范本）拼音的正确书写格式

1.首先要正确认识拼音格：上格、中格、下格；

2.其次要明确某个拼音因该写在哪个格子里，占几格。

a的书写：a占中格，先写左半圆，再写竖右弯。占满格 o的书写：中格,从左上方落笔,一笔写成,占满格 e的书写：e也占中格，先在中格的中间写横，然后连着写上半圆，一笔写成。在书写的同时要读出四个声调。

一、笔画方向错笔画方向错，主要是指整圆笔画和半圆笔画的运笔方向错了。

初学拼音者，有的习惯将整圆笔画，按顺时针方向，从上往右下运笔，如“O↘”；有的习惯将整圆或半圆笔画，从下往左上或右上运笔，如“↖C、 O↗”。整圆笔画的正确书写，应该是从上方落笔，往左下方运笔，一笔写成，如“↙O”。半圆笔画的正确书写，无论是左半圆，还是右半圆，都应该从上方落笔，左半圆从上往左下顺势运笔，右半圆从上往右下顺势运笔，一笔写成，如“p”中的“）↘”及“q”中的“↙（”。在这里顺便提一下阳平声调调号的笔画方向。

初学者易受汉字笔画“撇”的影响，写阳平声调调号时，从右上往左下运笔。如此运笔是不对的，正确的写法应当是从左下向右上运笔，这样运笔正好可以示意出调值的朗读轨迹

二、笔画顺序错书写“i、j、ü”这几个字母，有些初学者喜欢先写上面的“点”，这主要是受汉字笔顺“从上到下”规则的影响所致。

这些字母中的点画，应该最后书写。书写“f和t”两个字母，有些初学者习惯首先写“横”，这主要是受汉字笔顺“先横后竖”规则的影响所致。这两个字母中的横画，其实应该最后书写。

书写字母“x”,有人习惯先写右斜竖，后写左斜竖，这也是不对的。书写“x”应该是先写左斜竖，后写右斜竖，因为这样写可便于x后面字母的'书写。

三、笔画数目错笔画数目错，包括多了笔画和少了笔画两种情况。

比如字母“k”应该是两画，有人却把它写成了三画。这是由于将其中应该为一画的“<”笔画，断开来写成两画而造成的。又如“w”也应该是两画,有人却把它写成了四画。这是由于将其中应该为一画的“∨”笔画，运笔途中通过强行改变书写方向，将拐角处由左下向右上的顺势运笔，人为地改成从右上向左下运笔，从而使顺势一画变成逆势两画而造成的。“α、b、d、ɡ、n、p、q、u”这八个字母，都是两画，初学者可能都会写成一画。这种少笔

画的错误纠正，如能结合纠正运笔方向的错误而进行，则容易收到理想的效果。四、字母位置错这种错误是指书写小写汉语拼音字母时，字母占错了四线格的位置。比如字母“i和j ”上的点，应该写在第二线之上，有人却写在了第二线之下。

再如字母“p和q”应该占中下格，有人却把它们写在了中上格上。纠正这种错误，需要反复强调字母的规范位置。汉语拼音小写字母占中格的应该有13个，它们是α、c、e、m、n、o、r、s、u、v、w、x、z；占中上格的应该有8个，它们是b、d、f、h、i、k、l、t；占中下格的应该有4个，它们是ɡ、p、q、y；占上中下格的只有1个，它是j。五、字母形体错字母形体错，主要表现为两种情况。

一种是大小写混写，如“y”写成“Y”或“Y”写成“y”，“k”写成“K”或“K”写成“k”。这种混写，是由大小写形体相近，不易分辨而造成的。教学中可以通过大小写形体的比较，通过强化书写训练克服之。另一种是印刷体和手写体混写，如“f”写成 “”。这种错误，主要是由于教师的板书误导而造成的。认识一下四线格：四线格由四条平行线组成，第一线和第二线中间称上格，第二线和第三线中间称中格，第三线和第四线中间称下格。拼音字母书写的位置不同。

篇5：一般书信的格式写法

一般书信的格式写法

一、一般书信的格式写法

（一）一般书信由六部分组成，即称谓、问候语、正文、祝颂语、具名、日期六部分。

（二）一般书信写作的注意事项

1.第一次同对方通信时，在正文之后或日期之下一定要详细地写上自己的联系地址、邮政编码。

2.如果是给熟悉的人写信，在写完之后发现有遗漏的内容，可以在结尾后补写附言。

3.写信就是和对方交谈，只是对方不在面前，把要说的话写出来而已。因此要抓住重点，清楚明白，诚恳有礼。

4.要考虑对象，要考虑对方的身份、经历、文化水平等，语言一般要尽量口语化，直截了当，浅显明白，用语规范。给文化水平较高的人写信，典雅些也无妨。

5.要字迹工整、标点符号正确、格式规范，不可潦草，尽量不要涂改。

6.不可用红色墨水的笔或铅笔写信，这是不礼貌的。

书信的另一大类是专用书信，常用的有介绍信、证明信、慰问信、表扬信、感谢信、公开信、建议书、决心书、申请书、倡议书等多种。

二、介绍信

（一）介绍信的性质

介绍信是机关、团体、企事业单位介绍本单位的人员到其他单位接洽、联系、磋商工作、事情等所写的一种专用书信，它可以证明持有人的身份，具有凭证性的特点。介绍信是用来介绍本单位人员到有

关单位去接洽事情、办理公务(联系工作、参观学习、出席会议、调查事项等)的一种专用书信。持介绍信的人以此作为与对方单位联系工作的凭证。由于介绍信上一般还有持信人的职务、职称、政治(教学案例，试卷，课件，教案)面貌，因此介绍信还有证明身份的作用。一般都使用印刷好的介绍信，并留有存根以便于查核。

（二）介绍信的`格式写法

介绍信主要有两种形式，普通介绍信和专用介绍信。普通介绍信一般不带存根，正中写 “介绍信”。内容包括：称呼、正文、结尾、署名和门期，并注上有效日期。

专用介绍信共有两联，一联是存根，另一联是介绍信的本文。两联正中有间缝，同时编有号码。一种是固定格式，印刷好的介绍信格式，留存根，有编号，便于查询。另一种是公用信纸临时书写，不受限制。

介绍信的内容组成：

1.标题在第一行正中写“介绍信”或“××单位介绍信”，字体一般用黑体，较大。

2. 字号在第二行偏右，由单位规范代字、文种代字（“介字”）和该介绍信的顺序号构成。

3.称谓前往联系单位的名称，顶格写，后加冒号。

4.正文包括持介绍信者姓名、人数，接洽的具体事项。一般用“兹有”“现有”等词语开头，用“请接洽”、“请协助”等词语结尾。人数要大写。

5.祝颂语格式要求同一般书信，内容一般都是“此致”、“敬礼”。

6. 有效期限一般是往返路途加办事所用时间再稍宽出一二天为宜。

7. 时间就是介绍信开出的时间，写完后在其上加盖公章。

篇6：一般书信的格式和写法

一般书信的格式和写法

书信是人们交流思想感情、互通信息的一种应用文体，一般书信的写法。它通过邮寄或传送等方式递送到对方手中。尽管当今电讯越来越发展，但书信仍然是人们日常生活、工作中不可缺少的交际工具。

书信可分为一般书信和专用书信两大类。

一般书信常指私人间往来的书信，也有个人对组织、组织对个人的。可用于表示庆贺、问候、规劝、吊慰、请托、推荐、邀请、洽谈工作等用途。一般书信，要求写得礼貌周全，语言简明，字迹工整，清楚明白。写后要仔细检查，看意思是否清楚，用词是否恰当，有否有漏字和错别字，准确无误之后方可发寄。

书信的格式，包括称呼、问候、正文、结尾、署名、日期等几个部分。

①称呼：书信的称呼要根据写信人与收信人的关系来确定。对特定的对方，称呼前可加上“ 敬爱的”、“尊敬的”、“亲爱的”等敬语，以示礼貌和尊重对方。称号要写在信的第一行，顶格写，称呼后面加上冒号。

②问候：问候语写在称呼的下一行，空两格，可以独立成一小段。一般的问候语有“您好” 、“你好”等。问候语后面加叹号。也可根据对方的不同情况，从节日、身体、工作、学习等方面问候，根据不同的情况写不同的问候语。

③正文：正文是书信的主要部分，中心内容都写在这里。正文中的话要说清楚，做到表情达意，简明扼要。正文写在问候语的下一行，开头空两格;如果要写的事很多，可以分段写; 如果是回信，最好先写收到对方来信，然后回答来信中提出的问题或要办的事情，告诉对方有什么结果等。

④结尾：结尾语是正文写完之后，加上致敬或祝愿的话来收束全文。结尾语要根据对象的不同而有不同：一般写“此致敬礼”;给长辈可写“敬祝健康”;平辈可写“祝工作顺利”、 “祝身体健康”;给晚辈可写“愿你进步”;如果是节日可写祝贺节日快乐等等。结尾语的 “祝”、“敬祝”、“此致”等可紧接正文写，也可独占一行，空两格写，“健康”、“快乐”、“敬礼”等要另起一行，顶格写。

⑤署名：署名是写完结尾之后，签上写信人的名字，一般写在右下侧;如果是直行，就写在左下侧。署名也要看写信人与收信人的关系，它的称呼是对应的。

⑥日期：信的最后要写明日期，写明日期可使对方了解你写信的时间。日期写在署名的后边或下边。

信写完后，如有补充，可补写在最后。一般先写“附”，加上冒号;写完后再写“又及”两个字来说明。

〔例文〕致外祖父的一封信

亲爱的外祖父：

您好!

最近一个时期，对于我毕业后选择职业志愿的问题，我和妈妈各有各的想法，意见总不能统一。所以，我去信和您谈谈我的想法，希望能得到您的支持。

做一名优秀的'技术工人一直是我最大的愿望。您还记得吗?小时候当我独自把坏掉的插座修好时，您夸我心灵手巧，说我长大了一定是个有出息的人。

做一个技术工人并不可耻。假设一间工厂如果只有脑力劳动者而没有一名优秀的技工，那么机器出现故障时由谁来修理它，让它重新工作呢??

即使作为一个工人，我也能继续学习专业知识，在工作岗位上边实践边检验学到的知识，锻炼自己，以便成为一名优秀的技师。

记得大科学家爱因斯坦说过：“兴趣是最好的老师。”兴趣加上勤奋，我就会在通往成功的路上步子迈得更快更稳，当然我也许会遭遇困难，但有了兴趣，则虽苦犹乐，乐在其中。如果一个人对自己从事的事业兴味寡然，那么他便失去了前进的动力，很难有所作为。

亲爱的外祖父，我想，也许我的选择在一段时间内会让母亲失望、难过，但相信在不久的将来，她会理解我的。请相信我的选择，请让我走自己的路!

祝?

身体健康，万事如意!

您的外孙：小光

××年×月×日

篇7：商务书信的信内地址和其正确写法

商务书信的信内地址和其正确写法

The name, title, and complete mailing address make up the part of the letter described as the inside address. Some people might argue why there should be an inside address since it already appears on the envelop. The rationale for the existence of inside address lies partly in the long-established tradition, partly in the fact that the recipient frequently throws away the envelop once it is torn open; therefore, the letter itself must indicate clearly to whom it is addressed.

Courtesy Title When writing to a specific individual, make sure you use the proper courtesy title which includes Mr. , Mrs. , and Miss. If you are not sure of a woman's marital status, simply use Ms. Why make a distinction between married and unmarried women, the feminists argue, when we do not distinguish between married and single men? As you will notice, Ms. appears throughout the text, referring to the female recipient as a whole.

When writing to a person whose name sounds neutral in terms of gender, you can be assured to use the abbreviated title M. For example, M. Leslie R. Higgins.

One common mistake frequently found among Chinese students in addressing is that they use courtesy title along with the recipient's first name.

Examples:

Mr. David ( wrong)

Mr. David White ( right )

Mr. White ( right )

Organizational Title If the addressee has an organizational title, indicate it (a) immediately after the person's name, (b) partially on the first line with the rest on the second line, and (c) completely on the second line -- whichever arrangement is most attractive and balance-keeping.

Examples:

(a ) Mr. Paul Smith, Manager

Smith and Sons, Inc.

3107 Western Avenue

New London, Connecticut 06320

( b ) Ms. Linda Cook, Assistant

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篇8：商务书信中招呼用语的正确写法

商务书信中招呼用语的正确写法

Salutation should be considered on the basis of your familiarity with the reader as well as the formality of the situation. As a general rule, if the writer knows the reader well, he can salute1 the reader by the first name (Dear John). Salutation by the family name is, however, appropriate in most cases.

When a department or the whole company rather than an individual is addressed, the following salutation fits well:

Windsor Knitting Mill, Inc.

315 commercial Way

St. Louise Missouri 63108

Ladies and Gentlemen: or Dear Sir or Madam:

Take particular care that the sexist words such as sirs, gentlemen and madam are outdated2 and very inappropriate in business today. Hence you'd better stay away from using the following salutations which might get you into trouble with some readers.

Dear Sirs: Gentlemen: Dear Messrs. To Whom It May Concern:

The correct punctuation3 for most business salutation is colon4. Sometimes comma can also be used if you are on good terms with the reader. Be sure never to use semicolon.

扩展：商业电子书信在文法的十点注意事项

1.切忌主客不分或模糊。例子: Deciding to rescind1 the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.” 应改为 Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. (We决定呀, 不是report.)

2.句子不要凌碎。例子: He decided2 not to audit3 the last ten contracts. Because of our previous objections about compliance4. 应该连在一起.

3.结构对称,令人容易理解。例子: The owner questioned the occupant's lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings. 应改为: The owner questioned the occupant's lease intentions and ink alterations5 of the contract.

4.单众数不要搞乱，不然会好刺眼，看不舒服。例如: An authorized6 person must show that they have security clearance7.

5.动词主词要呼应。想想这两个分别: 1.This is one of the public-relations functions that is underbudgeted. 2. This is one of the public-relations functions, which are underbudgeted.

6.时态和语气不要转变太多。看商务英语已经是苦事，不要浪费人家的精力啊。

7.标点要准确。例如: He did not make repairs, however, he continued to monitor the equipment. 改为: He did not make repairs; however, he continued to monitor the equipment.

8.选词正确。像affect和effect，operative和operational等等就要弄清楚才好用啦。

9.拼字正确。有电脑拼字检查功能后，就更加不能偷懒。

10.大小写要注意.非必要不要整个字都是大写，除非要骂人。例如: MUST change to OS immediately. 外国人就觉得不礼貌和喝令人一样。要强