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大话ERP之巧妙应对出货收款问题

时间：2023-01-29 08:04:54 其他范文收藏本文下载本文

大话ERP之巧妙应对出货收款问题（集锦3篇）由网友“mocwon”投稿提供，下面是小编整理过的大话ERP之巧妙应对出货收款问题，希望能帮助到大家!

大话ERP之巧妙应对出货收款问题

篇1：大话ERP之巧妙应对出货收款问题

企业实际需求：

在ERP实施中，常规需求一般都比较容易满足，困难的是一些比较特殊的需求，如行业特殊需求、企业个性需求等，这些需求的解决思路，没有专门的管理者进行过总结，同时，因为有些需求存在违法的嫌疑，所以，很多软件公司也没有光明正大的推出。

如现在有一公司，就遇到了类似的问题。

该公司有一客户A，企业出货时，是把货送给A，但是，发票的台头，确是另一家公司B，这个给ERP管理造成了不少的麻烦。

因为销售定单、出货单上都是客户A的信息，而发票上、应收帐款上、收款单上及其相关的报表上，都要显示B客户的信息，这就有点麻烦。若在发票上，手动更改信息的话，则出货单跟发票及后续的单据就对应不起来，出货单上的自动结案功能也无法起作用，出货单也只能手工结案，不好管理。

客户为什么要这么做呢?可能是出于逃税的目的。但是，客户是上帝，其做法再怎么不合理，只要有利润，企业有钱赚，也只能配合客户，只要不会出大问题的话。所以，想要客户改变他们的做法，那是不可能的了。接下去，只有企业自己想方法解决这些问题了。

企业管理的障碍：

对于企业管理来说，问题主要出在信息的传递、连贯问题上。

如出货单上的信息跟发票上的信息不一致，如何根据出货单信息自动生成发票信息;如出货单跟应收帐款、收款单上信息不一致，如何知道该张销售定单什么时候收钱、有没有收到钱;对客户进行评级等，也无法对应相关的付款记录;相关的报表之间，数据也无法统一，等等。

ERP的解决之道：

ERP在解决这个问题时，走的是曲线救国的原理，简单的说，就是把这个两个客户当做总公司与分公司的关系，向分公司送货，向总公司收钱，这就把原本特殊的收款问题转化为正常的收款业务。

假设现在客户A下了一张100万的销售定单，其要求出货时，把货发给他，而收钱时，向另一公司B收款，发票也开给他。

接下来，笔者就根据这个例子，详细阐述一下，在ERP中是如何巧妙解决这个问题的。

第一步：基础资料的设置。

在客户基本信息中，把客户A设置成分公司，把公司B设置为总公司，然后，在客户资料A的设置中，选择向总公司收款，然后选择总公司B。如此，就完成基本资料的设置，在出货时，会把货出给客户A，而收款时，就会向客户B收款。

第二步：销售定单管理。

当接到客户A的销售定单时，用户开立销售定单，就以客户A的名义开，而不用管客户B的内容。即在销售定单上，使用的是客户A的信息。

第三步：出货管理。

在出货时，根据销售定单自动生成出货单，在出货单上带出的客户也是客户A的信息，而不是客户B的信息，跟客户B无关。像收货人、送货地址等内容，都是客户A的内容，而不是客户B的。

第四步：生成应收发票。

系统在生成应收发票时，可以根据出货单生成应收发票，可以一张出货单对应一张发票，也可以同一个客户的多张出货单对应一张发票，也可以一张出货单对应多张发票(有些企业发票最大金额有限制，故要分开开立发票，

)

在生成发票时，发票生成作业会自动判断，若发向出货单的客户，在基本信息设置时，设置为了向总公司收款时，发票上跟客户信息有关的内容，就会自动换为客户B的信息，如发票的台头，相关的联系人等等。不过，发票的金额、产品等等，不会更改。

第五步：后续的收款单等单据。

后续的收款单只要根据发票生成，就自动会沿袭发票单据上的内容，而不管销售定单的内容。所以，后续的单据上，体现的都是客户B的信息。

第六步：相关报表统计。

在相关的报表中，会出现两个客户的信息，客户A与客户A的信息。各个表单之间，看看虽然客户名字不一样，其实，其内在仍然有联系，系统会记录彼此之间的关系，所以，在相关的报表中，仍然会联系起来。

ERP经验总结：

1、这个功能基本上没有使用范围的限制，只要有相关的小需求，都可以通过这个功能来解决。笔者还遇到过一个客户，更加奇怪。如客户A下定单时，要求我们出货出给B，而向公司C收款，这些类似的问题，都可以通过这个方式解决。

2、ERP系统中，除了这个解决方式外，还有另外一种解决方法，就是通过地址的不同功用来实现这个需求。如客户A下了一张100万的销售定单，其要求出货时，把货发给他，而收钱时，向另一公司B收款，发票也开给他。此时，在客户B的信息相关设置中，把出货地址写成客户A的地址与联系人，而发票地址则写成客户B的信息。如此，在发货单上，显示的是客户A的地址，而其他单句上，显示的的都是客户B的信息。这主要是把客户A当作了客户B的一个部门，而不是一个公司。所以，在定单等相关单据上，显示的都会是客户B的内容。这种方法跟以上的方法优点就是简单，容易实现;缺点就是无法反映真实的情况，如想统计客户A到底有多少定单时，就会遇到麻烦。只好统计客户B的定单量。但是，万一客户B也在向公司下定单呢?那就无法统计了。

注意，用这种方法时，不能把客户A与客户B的关系颠倒过来，即在客户A的信息设置中，把出货地址写成自己的地址与联系人，而把发票地址写成客户B的信息。如此的话，若跟发票系统结合，开发票时，发票台头仍然是客户A的信息，只是地址变为了客户B的信息。如此，张冠李戴，反而是乱上添乱。

3、企业可能会面临法律的风险。现在企业每年都要接受一次税务机关的稽核，在此过程中，有可能出现问题。若让税务机关查到，虽然说，企业自己并没有偷税漏税，但是帮助其他企业偷税漏税。笔者不是法律专家，不知道这么做企业会不会收到相应的处罚。但是，现在由于ERP的普及，很多税务机关稽核时，也会查看系统数据，而不光光看企业的手工帐本。为此，企业应该先想好应对之策，以防不时之需。

俗话说，道高一尺，魔高一丈。从这个需求中我们可以看出，其实很多所谓的企业个性化需求，我们只需要稍微转个弯，换一个角度，思考问题，都可以在系统中找到类似的解决方案，通过曲线救国。而不需要事事开个案，如此浪费钱是小事，耽误了项目的实施进度，甚至是影响了系统的稳定性，那是得不偿失了。

所以，无论是用户还是顾问，当遇到ERP软件不能满足的需求时，要考虑能否换种方法来解决，而不要钻牛角尖，抓着一根绳子不放手。要知道条条道路通罗马，问题不会只有一种解决方式。只要试过各种方法，ERP软件实在无法满足企业个性化需求，而企业又认为这个“个性”非要不可时，才考虑进行二次开发。如此，才是聪明人的做法。

来自：erp.ctocio.com.cn/tzhb/18/7691018_1.shtml

篇2：大话ERP之企业如何应对定单的频繁变更

我曾经碰到一个客户，其由于某些原因，定单变更非常的频繁，故，其想开发一个需求，就是当销售定单变更时，相关的单据，如生产计划、采购计划等也相应的更改。如销售定单的数量客户若更改的话，同时也要更改生产计划、采购计划的数量;交期若发生变更的话，也要相应进行调整;有时候甚至包装方式也可能更改，所以，相应的计划也要随之而发生改变。

这么改变可行吗?从技术上来说，是没有什么难度的;重点是，若真这么进行连动处理，在管理上会不会有什么漏洞呢?

很明显，若如此处理的话，在管理上，可能会出现如下纰漏：

1、当定单数量有100改为150时，若采购计划、生产计划都还没生成过时，如此连动处理没什么关系。但若已经生成了相关的计划，则当定单数量增加时，要在原定的交期内交货的话，则生产计划有可能要进行调整，该张销售定单对应的生产定单有可能会提前，而生产日期提前的话，则采购计划也要进行调整，采购的交货日期也可能要进行调整。若采购部门已经下单采购，则更加麻烦，采购要根据生产的安排，跟供应商重新确认进货日期，安排进货计划。若某个供应商不能在新的交货期内交货的话，采购可能还要更换供应商，作废该定单，由此给企业带来的损失又如何计算，是由客户承担呢，还是由企业自己消化?

2、定单数量增加的话，有时候对企业来说，不会有很大的损失，企业也乐于接受。但是当定单数量减少的话，就会给企业带来比较大的损失。如当定单数量有100改为50的话，企业该如何应付?若还没有下单采购或者开工生产的话，对企业来说，只是生产计划或者采购计划的调整，企业还没有实际的支出，损失不是很大。但是，若企业已经按采购计划发单采购，甚至开工生产的话，则损失就会很大。如此情况下，若销售定单变更，其他单据还能随之变更吗?当然不行。需要相关人员的确认后才能进行。

3、销售定单数量的变化，问题还不是很大。若是其他方面的变化，麻烦会更大。若一个产品客户要求的包装方式发生了变更，能光在系统里默默的进行变更吗?肯定要跟相关人员确认，并且，有财务部门或者生产经理确认相关的损失，并由总经理等高层管理人员判断该部分损失由谁来承担，是客户呢，还是企业自己?这涉及到一系列的问题，而不是象用户想的这么简单。

4、损失的确认问题，是定单变更中的关于企业利益的问题。有时候，定单变更后，企业不但赚不到钱，反而是赔本买卖。而销售定单的变更，或多或少都会给企业带来一定的损失，至少是人力上的损失。为此，损失的确认问题就变得非常的敏感。所以，损失的确认流程该如何，不同情况下，损失该由那些人员确认，流程分别如何，这些都是企业要关注的问题。

针对这些问题，我向该客户提了如下建议：

一、审核后的销售定单的变更，都要通过定单变更单进行处理。

销售定单一旦审核后，若还要根据客户的要进行变更，则一定要通过销售定单变更单进行处理。目的有二。一是可以保留历史记录，可以在以后查询时，用到;同时，也有利于用户评价客户、分析定单变更的原因，并找出相应的解决方法，以减少企业的损失。第二，通过销售定单变更时，销售定单变更单在审核时，会进行相应的判断，如判断该张销售定单的材料采购部门有没有进行采购、生产部门有没有进行生产、成品有没有入过库、有没有出过货等，一系列动作，然后会把结果反馈给用户。若通过工作流定义，还关联其他流程的话，如销售定单变更损失确认流程，还发触发这些流程，只有相关的流程走完以后，该张销售定单变更单才能够发到其他部门，

二、对于没有生产或者采购的销售定单变更，可以简化处理。

根据企业定单变化频繁的实际情况，若要变更的销售定单还没有安排生产或者进行采购时，企业的损失会比较少，这部分损失都由企业自己来承担。所以，针对这种情况的销售定单，不用走损失确认流程。但是，当销售定单变更时，业务部门还是有必要通知相关部门，如生产部门或者采购部门，让他们心中有数。在ERP系统中，若通过销售定单变更单来更改销售定单时，在单据审核时，会通过一定的方式，通知相关人员。这种方式，可以企业自己来确定，如邮件或者即时信息等，用户也可以指定该信息要发给哪些相关人员。并可以向邮件回执那样，当用户看到这条信息后，会给销售操作员一提示，就说我已经看到了这个消息，会安排。

如此设计，就不怕相关人员看不到定单变更的信息，而按照原先定单生产，给企业造成不必要的损失。

三、对于销售定单数量增加的定单，要另眼相待。

若客户的销售定单数量增加的话，一般来说，总是对企业有利，根据企业的要求，应该放松管理。故，我建议若是数量增加的话，若该张销售定单已经在生产或者材料已经在采购的话，最好是通过另开一张销售定单处理，而不是通过定单变更来处理。然后在出货时，再把两张定单合起来出货。

当销售定单的交期不是很急的话，如此处理，就可以不调整原先的生产计划或者采购计划。因为这些计划的调整往往工作量是非常大的，特别是没有上排程模块的用户。所以，能够不调整生产计划与生产排程，最好不要改变。

但是，当销售定单的交期很急的话，那没办法，用户只好调整生产计划。若用户用了产能模块或者生产排程模块，可以利用这些模块的功能来测算，加入这增加的产品数量的销售定单时，对于其他定单的交期有否影响，会否造成其他定单延期，及相关的处理方法，如是委外生产呢，还是让生产部门加工，或者调整其他销售定单的交期，等等。

四、当客户减少销售定单的数量时，要由相关的损失确认流程。

当客户减少销售定单的数量时，会给企业带来损失。根据不同的情况，又会造成不同的损失。如该销售定单还没有采购或者生产，则损失是最小的;若该销售定单的采购已经去采购，则要根据这些采购定单能否取消及这些材料能否用到其他定单等因素，考虑相关的损失;若该销售定单已经在进行生产，则要考虑这些产品能否卖给其他客户、剩余材料的处置、发生的成本支出等因素考虑。

针对这些不同的情况，跟企业沟通确认完毕以后，我最后把销售变更单通过工作流系统的设计，提出了不同的流程处理方案。

1、销售定单还没有采购或者生产时，若客户减少数量，损失部分有销售经理确认审核。ERP系统在销售定单变更审核时，会通知销售经理，确认损失，并判断该损失。

2、若已经采购，还没生产，则由采购部门根据实际情况确认相关损失，然后再交给销售经理确认审核。ERP系统也会发相关的单据给相关的人员。

3、当销售定单已经在领料生产时，则要求生产部门、采购部门、销售部门三个部门的负责人共同确认相关损失，然后交由总经理审核。

用户按照这个思路，对销售定单的变更进行了有效的管理。最终的使用结果证明，这个处理方案还是很有效果的，被企业所认可

来自： erp.ctocio.com.cn/tzhb/173/7693673_1.shtml

篇3：大话ERP之解决预收账款管理中的问题

现一企业为了提高应收帐款的回收率，提高资金的安全性，经过高层领导的一致决定，准备对一些平时信用不好的客户，付款条件执行预收账款政策，根据客户的不同，按三个级别进行控制，一是出货前必须付清款项，也就是说，客户下订单时，不需预先付款，企业可以安排下订单，只要在出货前，付清货款即可；第二是在下订单时，就需要付清货款，即客户要付清货款后，企业才安排下订单安排采购部门采购和生产部门生产，没有付钱之前，不允许企业下销售订单给其他部门;第三是取前两者的中庸之道，即客户在下订单之时，同时要预先付一定比例的款项，如50%，剩下的款在出货之前付清即可。

企业现在预收款管理中遇到的问题：

1、审核困难。

销售经理在对销售订单审核时，要一一去查对客户的付款条件是不是预收款(当企业客户群比较庞大时，销售经理不可能记得每个客户的付款条件)，有时还要向财务部门确认款项有否收到，这一来二去，影响了订单下达的速度，人为的延长了订单下达的周期。正是由于管理麻烦，从业务员到销售经理，对预收款的管理，从心底里不喜欢。所以，最后效果也有限。

2、财务、销售、仓库几个部门之间信息流通不畅通。

如财务没有及时告知销售或者仓库客户款项是否收到，而要销售、仓库被动的去询问，经常客户已经付款给企业，而仓库认为还没收到钱，就迟迟不发货，从而引起客户投诉。有时候，销售人员跟客户关系好，客户好话说一句，业务员就睁一只眼、闭一只眼，能放过就放过，给企业的资金安全带来隐患。

ERP解决方案：

为了便于说明，笔者这里采用案例进行说明。

现企业有三客户，其预收款控制及定单资料如下：

客户A：预收款政策为先交钱后交货，即货款清后出货，其已下一300万的定单。

客户B：预收款政策为交钱后下定单，即货款清后再安排生产，其已下一500万的定单。

客户C：预收款政策为先交50%的订金后交货，，其已下一300万的定单。

在ERP的操作具体如下：

一、付款条件基本资料设置。

为了管理的方便，ERP把相关的付款条件都放在同一个地方进行设置和管理，这可以保证同一个付款条件被多个供应商或者客户使用。按照管理要求，再此处可以设置以上上个付款条件。选择预收款后，会出现一个相应的控制选项，一是预受款的控制点，是在销售订单级别上控制呢，还是在出货单级别进行控制;另一个是预收款的百分比，是50%又或是20%，企业根据自己情况设置，这里，我们先设置为50%。

二、客户级别设置，

在设置客户基本资料时，我们可以设置其付款条件。这里主要是选择我们刚才设置好的基本资料。同时，还有个控制选项，就是控制是否允许销售开单人员在开立销售定单时，改变收款政策。若允许，则销售人员在开销售定单时，还可以针对这张销售定单修改收款政策，若不允许，则销售定单上的收款政策不可修改。这个设置，主要是根据企业的需要，有些企业，到遇到客户的大额定单或者利润比较高的产品时，可能会相对的放松其收款政策，

三、销售定单的设置。

若在客户资料中设置，销售人员可以在销售定单处改变收款政策时，销售人员还可以在此处修改，否则，只能查看，不得修改。

再者，销售订单在审核时，会判断收款政策。当有客户B的销售订单时(其收款政策为货款结清后再下定单)，则销售人员在审核时，系统还会去判断，有没有这张销售定单的对应的收款单，若没有，则系统会发出警告信息，告诉操作员，此张单据还没有收到款，并拒绝审核。而没审核的销售定单，其他部门是看不到，而且也不能生成采购计划和生产计划，这就起到了控制的目的。而客户A与客户C我们都设置了出货级别的控制，所以，即使客户在下定单时，没有付货款，销售人员也可以审核销售定单，然后分发给其他部门进行相关作业。

四、预收款的管理。

当销售人员或者财务部门收到客户的预付款后，在系统中，根据相关的销售定单生成预收款单。只有及时录入此单据，后续的操作才不会发生错误。同时，到后期的收入确认中，应收帐款还自动可以跟预收帐款进行对冲，所以单据都自动生成并且相互关联，可以保证企业资金的安全。

五、出货单控制。

若预收款政策设置在出货级别上控制时，出货单在审核时，也会进行相关控制。如客户A设置了付款后出货，则系统在出货单审核时，就会触发一个判断的动作，去判断该张销售定单的款在系统中有否确认过的收款单据，若没有，则系统会拒绝审核、并告知操作员操作失败的原因及解决措施。而客户C因为只需要在出货时，付50%的货款，则系统在审核时，若发现，其这张销售定单已经付了150万的款，则也允许其出货，否则，也会有类似的出错警告。

通过以上这一层层的控制，就可以把相关的预收款政策落到实处。系统流程跟实际制度相结合，可以最大限度的保证企业资金的安全。

ERP操作技巧：

1、从以上的分析中，我们可以看出，若财务部门的预收帐款不及时的录入系统的话，则后续的作业都将无法操作，应审核的销售定单可能无法审核，应出货的出货单可能无法审核，所以，可见，财务部门的操作的重要性。所以，销售部门跟财务部门要及时配合，若客户通知销售人员已经付款时，销售员要把这一信息及时告知财务，让其去查询是否收到款项(若财务不主动去查询的话，一般当天的收款要在第二天甚至更久企业才能收到银行的相关信息)，及时在系统中录入单据。

2、企业还要制定相关的管理制度与作业规范。如规定，销售定单没审核时，各个部门不能根据此安排生产计划与采购计划;当出货单没审核时，仓库人员不准出货或者保安没看到系统打印出来的出货单不能放行。相关制度落实到实处后，预收款流程才能落到实处。

3、基础资料的准确性。笔者已经在多篇文章中，强调基础资料的准确。在这个流程中，笔者再强调一次，基础资料的准确性问题。假如客户C的预收帐款的比例统计不准确，或者输入系统错误，系统计算出来的预收款为160万(按60%计算)，而实际是50%，客户也只付了150万。但是，在出货时，系统会认为客户款还没有足额支付，系统就会拒绝出货。此时，就会引起客户的投诉，企业各个部门之间，也会相互抱怨。所以，企业对于基础资料的准确性问题，要引起高度的重视。而不要等出现问题时，再进行相互的推委与攻击。一方面，数据收集人员，在收集相关的收款政策时，要准确;而系统数据维护人员，也要多长个心眼，数据输入系统后，多看几眼。

来自：erp.ctocio.com.cn/tzhb/0/7673500_1.shtml

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