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公文立卷的方法

时间：2023-08-28 09:02:49 其他范文收藏本文下载本文

公文立卷的方法（精选5篇）由网友“确实是江湖骗子”投稿提供，下面就是小编给大家带来的公文立卷的方法，希望大家喜欢，可以帮助到有需要的朋友!

公文立卷的方法

篇1：公文立卷的方法

公文立卷的方法

公文立卷就是按照公文的特征和联系将若干具有共同点和联系密切的公文组合成有机联系的集合体的活动。从公文的组成结构中概括出来的为所有公文都共有的共同点，如作者、内容、地区等，是立卷工作的依据。立卷工作主要包括两项工作：分类和组卷。

分类是将机关产生的公文按照一定的特点分成若干部分，组合则是把每一小类的局部的公文，按照共同特点组成保管单位。但二者又有相似之处：分类的方法主要是分析，分中有合，其分类结果是将具有不同特点的公文分别集合为不同类别；组卷的方法主要是综合，合中有分；其结果是将具有共同特征的单份公文集合为一个集合体（案卷）。

一、分类方法

公文的分类应该符合分类的逻辑原则，力求简明、严密。每一分类层次上只能使用一个分类标准，也就是，将一大组公文划分成若干小组时，只能使用一个相同的标准，不允许同时使用几种标准。通常，机关公文分类可以划分为四个层次：分年度――分组织机构――分问题――分保管期限。

（一）分年度

即按照公文形成、处理的年度特征将同一年度的公文分为一类，不同年度的公文分为不同的类别。在现行机关，其工作的计划、总结等都是按照一个自然年度来安排，将每年的1月1日～12月31日作为一个工作周期，其工作周期中同步产生的公文，也自然而然就形成了以年度为单位的独立类别，因此，按年度分类，纵向地反映了机关工作的特点和逐年变化、发展的客观情况，有利于现行机关利用和归档之后其他机关的利用。

年度分类，要求根据公文准确日期归入相应的年度。不同年度的公文一般不得放在一起立卷，否则，这会打乱公文的时序，给日后的查找利用工作带来极大的不便。但是，由于工作的连续性，有时也会出现跨越两个或两个以上年度的公文，针对这类跨年度公文可采用的常规处理方法有：

1．回复性公文放在复文年度，如XX年的请示与XX年的批复，应将请示批复均放入XX年立卷；

2．规划性的公文，应放在计划或规划针对的第一年立卷，如“XX～XX年科研工作规划”可以放在XX年立卷；

3．总结性的公文应放在其内容针对的`最后一年立卷；如XX年完成的“～XX年“秘书工作”项目财务决算”应放入XX年；

4．会议公文，放入召开会议的年度；

5．规范类公文，应放人公文针对的第一年；

6．两项内容的公文，归入主要内容针对的年度，如“XX年工作总结及XX年工作安排”，可视内容侧重归入相应年度。

（二）分组织机构

即按机关的内部组织机构进行分类立卷。

机关中组织机构的框架，是根据本机关的职能设立的，每一个部门又有各自相对独立的职权、职责，由各部门自身产生或承办的公文在内容性质上也就是相对独立的一个类别。在一个年度内，按照内部各组织机构分类，自然能够保持公文之间内容上的主要联系，有利于专题查找和利用档案。

篇2：公文立卷的具体方法

灵活地运用“六个特征”和按文件的保存价值组卷，是公文立卷的基本方法。

①要选择最能体现文件之间紧密联系的共同特征组卷。

②灵活地结合运用文件的几个特征组卷。

③根据文件的主要特征，兼顾其他特征组卷。

④按文件保存价值组卷。

(二)归档。

1. 归档范围。

按照《档案法》及相关法规的要求，立卷归档的范围是:一是本机关产生撰写的指示、决议、请示、报告、计划、总结等。

二是本机关收到的重要文件、电报、内部事项、电话记录、会议纪要等。

三是下级报来的请示、报告;上级对本机关工作的指示、批示、批复等。

四是本机关编印的出版物、图表、账簿等。

五是反映本机关活动的照片、录音、录像、影片等声像资料。

2. 归档时间。

《机关档案工作业务建设规范》要求，收集整理档案要在次年6月底以前，将前一年的文件材料立卷移交机关档案室。

3. 归档要求。

主要是指归档的质量要求。

归档质量总的要求是:遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同保存价值，便于保管和利用，

按照《机关档案工作业务建设规范》关于立卷归档的规格、归档时间、立卷归档的步骤等各项要求，高质量完成立卷归档工作。

4. 立卷归档步骤。

立卷归档步骤，也就是立卷归档程序，包括以下几个方面:①对立卷归档的文件材料进行全面检查，组立成卷。

②对卷内文件材料进行排列和编号。

③填写卷内文件目录和备考。

④填写案卷封皮与拟制案卷题名。

⑤案卷装订。

⑥编目归档。

案卷目录填写好以后，移交案卷时，移交人和接收人要对案卷进行清点检查，然后双方履行签字手续。

案卷目录和备考表一式二份，公文处理部门和机关档案室各执一份。

至此，公文处理部门最后完成了公文办理程序，案卷归档保管，公文转化为档案。

篇3：公文立卷的具体方法

立卷工作主要包括两项工作:分类和组卷。

分类是将机关产生的公文按照一定的特点分成若干部分，组合则是把每一小类的局部的公文，按照共同特点组成保管单位。

但二者又有相似之处:分类的方法主要是分析，分中有合，其分类结果是将具有不同特点的公文分别集合为不同类别;

组卷的方法主要是综合，合中有分;其结果是将具有共同特征的单份公文集合为一个集合体(案卷)。

一、分类方法公文的分类应该符合分类的逻辑原则，力求简明、严密。

每一分类层次上只能使用一个分类标准，也就是，将一大组公文划分成若干小组时，只能使用一个相同的标准，不允许同时使用几种标准。

通常，机关公文分类可以划分为四个层次:分年度--分组织机构--分问题--分保管期限。

(一)分年度即按照公文形成、处理的年度特征将同一年度的公文分为一类，不同年度的公文分为不同的类别。

在现行机关，其工作的计划、总结等都是按照一个自然年度来安排，将每年的1月1日~12月31日作为一个工作周期，

其工作周期中同步产生的公文，也自然而然就形成了以年度为单位的独立类别，因此，按年度分类，纵向地反映了机关工作的特点和逐年变化、发展的客观情况，有利于现行机关利用和归档之后其他机关的利用。

年度分类，要求根据公文准确日期归入相应的年度。

不同年度的公文一般不得放在一起立卷，否则，这会打乱公文的时序，给日后的查找利用工作带来极大的不便。

但是，由于工作的连续性，有时也会出现跨越两个或两个以上年度的公文，针对这类跨年度公文可采用的常规处理方法有:

1.回复性公文放在复文年度，如20xx年的请示与20xx年的批复，应将请示批复均放入20xx年立卷;2.规划性的公文，应放在计划或规划针对的第一年立卷，

如“20xx~20xx年科研工作规划”可以放在20xx年立卷;3.总结性的公文应放在其内容针对的最后一年立卷;如20xx年完成的“19xx~20xx年×××项目财务决算”应放入20xx年;

4.会议公文，放入召开会议的年度;5.规范类公文，应放人公文针对的第一年;6.两项内容的公文，归入主要内容针对的年度，如“20xx年工作总结及20xx年工作安排”，可视内容侧重归入相应年度。

(二)分组织机构即按机关的内部组织机构进行分类立卷。

机关中组织机构的框架，是根据本机关的职能设立的，每一个部门又有各自相对独立的职权、职责，由各部门自身产生或承办的公文在内容性质上也就是相对独立的一个类别。

在一个年度内，按照内部各组织机构分类，自然能够保持公文之间内容上的主要联系，有利于专题查找和利用档案。

根据国家有关规定，我国党政档案实行统一管理的原则。

因此一个机关一个年度内的公文按照组织机构标准分类的步骤是:将公文分成党、政、工、团等四大类别;在四大类别中每一类别再按组织机构继续分类。

这种分类的结果，使一个机关的党、工、团等组织的公文与各行政、业务部门的公文分开，文秘部门(办公室)的公文与业务部门的公文分开，

各内部机构的公文也相互分开，各自形成不同的类别，按组织机构的性质从各个方面层次清楚地反映整个机关各项工作活动的历史面貌。

在按组织机构分类时，要注意把握好立卷点的深度，一般不要将立卷点确定在最基层的执行层，而应该根据文书工作的组织形式，将立卷点确定在能掌握本部门公文运转，控制本部门公文信息的机构层次上。

(三)分问题分问题，就是按照公文内容所反映的问题特征来划分类别。

问题分类，可以使性质、内容相同的公文相对集中，较好地保持同一问题公文之间的联系性，为利用者提供关于某一问题、事件或人物等的系统、完整的公文信息。

减少或避免了同一问题公文的分散现象。

在选用问题分类时，特别要考虑使用的机关对象和分类层次。

由于人们知识水平不同，认识事物的角度不同，对同一“问题”的看法各异，往往更多地掺入了个人主观成分在内，致使同一份公文产生的分类结果也可能出现多种归类，使分类时难以给公文准确定位。

因此问题分类的方法，适用于第三、四层次的分类标准，通常在组织机构分类下使用。

适宜在第一层次采用问题分类的，往往是一些内部机构设置比较简单或者不太稳定、机构分工不明确而且公文数量较少的机关。

一些大、中型组织机关，其内部组织机构较多且相对稳定，各部门职能相对独立，公文数量较多，应该采取先按组织机构分类，再接问题分类的方法，一般不要轻易打乱组织机构采取问题分类。

问题分类时应遵循问题的伸缩性规律。

每一个机构对本部门产生和处理的公文总是有主有从、有多有少，立卷时应根据具体情况，灵活掌握。

公文多时，可将一个大问题分解为几个小的具体问题;公文少时，又可以把几个具体的问题概括为一个大问题。

(四)分保管期限即按照公文的保存价值的不同，将公文划分成不同的类别。

分保管期限，通常是在同一个问题之下进行，一般不作为一个机关第一层次的分类标准。

保管期限，是根据各类公文客观存在的保存价值确定。

国家档案局《关于机关档案保管期限的规定》将应归档公文的保管期限确定为永久、长期(16~50年)和短期(以下)三种期限。

这三种期限只是一个大致的规定，各个机关在具体的`工作中根据本机关的地位、职能和业务活动等客观情况，制定出更加详细，准确的保管期限表。

篇4：公文立卷的具体方法

归档范围内的公文，不是杂乱无章的堆砌在一起，而是应当遵循一定的归档原则，即根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷)，

要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

公文立卷的原则包括联系原则、完整原则、保管原则、利用原则。

立卷时，不坚持联系原则，就无法顺利的查找到需要的公文，也就无法为利用者提供有效的服务;不坚持完整原则，公文的内容或形式残缺不全，

显然不能维持公文之间的有机联系，无法全面反映本机关的工作活动，也就无法实现利用的目的;不坚持保管原则，

公文的物质载体和信息内容容易遭受各种物理和化学等因素的破坏，影响公文的可读性、保存寿命的长久性，就谈不上公文的联系、完整和利用;而不坚持利用原则，

有机联系的归档公文无论保管得多么完整齐全，都无法实现公文立卷根本目的，立卷工作也就毫无意义。

因此，以上原则之间是相互联系、彼此制约的辨证关系，前三个原则是利用原则的基础，利用原则是前三个原则的最终归宿，只有正确运用这些原则，才能做好立卷工作。

一、联系原则

联系原则，即遵循公文材料自然形成的规律和特点，按照公文材料之间的有机联系进行立卷工作。

从公文产生的过程来看，机关公文都是随着一定的职能活动的开展而逐渐产生的。

可以说，各种管理活动的过程就是公文一份份同步产生的过程。

一项管理活动的从开始到结束的过程，就是有关该项活动的公文从无到有的“自然生长” 的过程，前一份公文引申出后一份公文，而后一份公文又接续着前一份公文，这样，逐渐累加而成大量的公文。

因此，公文之间存在一种围绕本机关职能活动而展开的内在的“天然”联系，这就是公文形成的自然规律和特点。

在公文立卷时，人们不能随意割断这种联系，必须遵循公文形成规律和特点，保持公文之间的联系，才能够维护机关活动的历史面貌。

从利用者的利用特点来看，利用者需要全面、系统的公文材料。

公文的查考凭证作用往往不是单份公文能决定的，而是在与别的公文的相互联系中来体现。

只有提供反映机关历史发展的来龙去脉的有机联系的原始记录，才能使利用者在联系中从整体上去观察、分析研究事物，才能揭示事物的本质特征。

目前本机关以及社会各领域对公文和档案的这种利用趋势，客观上要求各机关在公文立卷时，自觉地保持公文之间的联系，使所立案卷成为系统、有序的有机整体，使之有规可循，方便检索和提供利用。

坚持公文立卷的联系原则，按照历史的本来面貌收集、整理一个机关、一个单位形成的公文，保持一项工作或工程、一个问题、一个人物、

一个案件、一次会议形成公文的联系性，是实事求是地尊重历史事实形成的客观性;人为地割断公文之间的联系，就会给本机关或社会各类利用者的查找利用工作带来混乱和不便。

二、完整原则

完整原则，即保证归档公文在内容和形式上的齐全完整。

公文信息内容是指公文所表达的发文作者的思想和意图，它是归档公文价值的客观基础，一经形成，就不允许任意改动，应忠实地保存其原文原意，

即使原公文中有错误，这种错误也反映了发文机关当时当地的意图，应尊重事实本身面貌;公文形式主要指其外在格式、制成材料与制成技术形态、处理标记、

印章等的形式，客观地反映了公文形成时的社会状况、生产力水平等多种因素，都应准确予以保存。

公文内容与其形式是有机整体，内容决定形式，形式表达内容，因此要保证归档公文的完整，必须保证这两个方面的完整。

篇5：公文立卷、归档制度

。各科室兼职档案员应当在档案室指导下，按要求将公文原稿、正本和有关材料整理立卷。联合行文，由主办部门负责立卷归档，其他部门保存复制件。

2、归档范围:凡是本机关办理完毕的具有保存价值的各种形式和载体的文件材料、统计报表、录音、录像、照片(包括底片)等均应归档。个人不得保存应当归档的'各种材料。

3、归档时间：办理完毕的文件，应当第二年6月底以前经过整理立卷送交档案室归档。逾期不交者，责任自负，

4、归档的各种材料应收集齐全、完整。各科室与档案室在交接案卷时，双方要认真清点核对，并严格履行交接签字手续。