工程技术档案管理研究论文（精选15篇）由网友“让我瞅瞅”投稿提供，下面是小编收集整理的工程技术档案管理研究论文，仅供参考，希望能够帮助到大家。
篇1：工程技术档案管理研究论文
工程技术档案管理研究论文
1.工程档案管理内容
（1）工程决策资料。
工程决策资料主要包含的内容有调研报告、会议记录、项目计划、项目评估和决策信息资料、相关建议、可行性报告、策略研究与咨询、包含管理制度在内的管理模式等等。
（2）工程施工资料。
工程施工资料包含的内容众多，其主要涉及到应急策略规划、项目资金获取与使用规划、工程项目选址，其中工程项目选址是指自然市场资源、地质水文、气候、经济格局等在内的选址。也包括工程项目设计资料（是包含基础设计、细节设计和概念设计在内的资料）、规划方案对比、招标投标资料、各级会议内容、各类合同协议等。此外，工程建设规划的资料应包含年度规划、施工单位、各级别规划书、物料供给、器械供给、合同协议以及资金数量、调研报告、订货数量、人力筹划、人员培训、建设常规手续办理等等在内。工程项目的安装包含的档案资料，包含合同协议、财务记录、项目咨询资料、事故发生与处理记录、投标招标文件、工程运行资料、监理方资料、各级管理资料、会议与研讨会资料、工程安装控制和协调资料等等。工程运行涉及的档案资料，主要有各种规章条例、薪资体系、设备特性、涉笔操作规范、财务筹划、项目运行规划、管理体制、经营形式、人员聘请、人员培训、建设工艺、资产管理、等等。当工程项目完成交付使用时的档案资料，包括甲方资料、承包单位资料、供方资料，其中甲方业主的资料应当根据资料时间与类型进行详细的归类，承包单位和供方的资料依照竣工的相关文件要求进行组卷，主要指试运行情况、资金结算情况等。
（3）经营使用资料。
工程项目的经营使用包括项目的实施目标、投资收回时长、收益创造，具体的档案资料内容是指，工程项目竣工后的评估资料，即工程建设完成和投资计划的对比资料，工程建设中原方案的修改及优化资料，项目建成投产的实际效益与预计效益的`对比资料，项目经营管理的其他资料，这主要指的是经济环境的评价以及工程项目趋势分析等资料。
2.加强档案管理构成与制度建设
设立专门的工程技术档案管理职能部门，就部门工作的职责，部门工作的设施与要求部门的人员配置等做出明确的说明与细化。设置科学的工程技术档案管理制度体系，细化不同项目建设阶段各类资料的收集、归类、标注、保存、管理等，设置由上到下的工作管理权利体系，强调每个人员的工作职责，管理要求。对各类资料的收集、归类、保存、管理进行严格的检查审核等。工程技术档案管理体系要根据各类资料的不同进行专业的管理，根据财务、投资建设、法务、机密等级、人员资料、工程图纸等进行可续的管理。相同类型的资料档案必须设置统一的记录管理格式，依照统一的标准进行分类管理。对于资料档案中设计的代号、字体、用语、图示等细节，应当统一按照国家专业标准进行记录使用。
3.工程项目资料的立卷
（1）清晰立卷的规则。
根据自然产生的实际情况立卷，这样才能使得各卷资料能够有机的结合，这主要说的按照工程决策、工程施工、工程运营三个阶段进行立卷。立卷的原则可以按照专业进行，例如工程类资料按照预备阶段资料、决策资料、监理资料、设计资料、施工资料、竣工图纸、验收资料等进行。立卷的厚度应当适宜，最好保持在40毫米以内，各卷的内容也应保持单一，不一样的载体资料使用不同的组卷。
（2）保持卷内资料有序。
文字类别的资料应当根据专业和事项进行顺序排列、相同事项的申请和回复、相同文件的印制和定稿、主件和附件都不可以分开，依照先批准再请示，先印制再定稿，先主件后附件的顺序进行管理。各类图纸也许根据专业排序；文字和图示都存在的资料，应当保持先文字后图纸的顺序；计算机资料与影像文件同样按以上标准进行排序。
（3）案卷的目录、装编。
保证按照纸张进行页码编制，设置封面，根据实际卷内排序内容设置准确的目录，对案卷的责任人、案卷的编号、案卷的编制日期、案卷的文件名称等进行如实的记载和说明。案卷的装订可以视要求而定，但必须保证文字类型的文静装订成册。如果对案卷进行装订，则需要私用卷夹或者卷盒来进行，但必须按照相关的装订标准来操作。
4.文件资料归档
各类档案文件资料的归档必须要保证全面、精准、系统，必须可以将工程项目的实施过程都体现出来，按照相应的归档范围以及验收标准，已经进行归档的文件资料务必要进行归类处理，达到组卷的标准。实施归档务必按照实际工程项目的建设情况分时间完成。工程项目的档案通常情况下最少设置两套，一套留给工业主单位保存，另一套需要递交城建档案管理部门。工程项目的勘察方、建设方、监理方、设计方、咨询方在向甲方的业主送档案时，要确保完成移交的单据，待各方都盖章或者签字以后在进行移送。勘察方、建设方、监理方、设计方、咨询方在为本单位保存文档时，要按照相关的标准进行立档完保存。
5.档案的验收及作用
档案验收是一项非常容易出错的环节，在验收时必须保证档案内容完整、真实、精准、系统、齐全，各个需要签字盖章的文件必须保证真实可靠，各种文件和图纸的资料必须保证格式、记录的标准性达到要求。档案是对某一工程项目从设计到建设使用的所有信息的记录，对前期问题的查明、日后项目的运行管理、各方权益的保护，都有着异常重要的作用，因此必须引起工程项目建设各方以及相关政府机构的充分注意。随着科学技术的不断进步，用电子计算机取代纸质的档案管理，不仅能够避免纸张资源的浪费，还能提高信息资料的准确度，是档案的管理更加有效和准确。
6.结语
工程项目的档案管理是对整个工程项目从设计、规划到建设、施工，再到最后的竣工、验收、交付的所有信息的记录和保存，它涉及的文件资料内容非常的多，对于各类信息的收集、记录、归类、编制等也非常的繁杂，但正是因为它对工程项目前期问题的查明、日后项目的运行管理、各方权益的保护有着巨大作用，建设各方就用该积极做好工程项目技术档案的管理工作。由于文章篇幅及笔者能力的限制，本文中提到的很多问题都未能进行深入的研究和探讨，笔者希望以上的论述，能够为广大工程技术档案管理人员提供一定的借鉴和帮助。
篇2：工程设计档案管理研究论文
工程设计档案管理研究论文
摘要：建筑工程设计档案作为工程项目设计的重要参考依据，必须保障工程设计档案管理的规范性。我国工程设计档案管理工作不断发展、完善，但其中依然存在一些有待完善之处，如何进一步做好工程设计档案管理工作已然成为有关部门重点关注的问题。
关键词：工程设计；档案管理；规范性；问题
工程在建设过程中会产生多种文档资料，而工程设计作为一种技术性的创造活动，设计师通过工程的设计思想与技术要求，将一些基础资料和基本依据作为基础，进而设计出图纸等，为工程建设提供有力依据与施工方向。工程设计档案就是由设计师所设计出的技术图纸与技术资料组成，即工程设计师的劳动成果。所以必须要做好工程设计档案管理工作，充分利用工程设计档案中的设计资源，发挥工程设计档案资源的实用性，实现我国工程建筑的可持续发展。
一、工程设计档案管理工作中存在的主要问题
（一）工程设计档案管理空间问题
在工程设计档案管理中，即使实现了现代化管理方式，也依然存在工程设计档案管理空间问题。由于目前档案管理是由纸质档案与电子档案共同组成的，随着有关部门的工程设计档案不断累积以及工程设计项目不断展开，导致纸质档案管理空间问题日益凸显，从而阻碍了档案管理工作的持续发展。
（二）工程设计档案管理成本问题
随着我国工程建筑行业不断发展，工程设计档案急剧增加。特别是在纸质档案管理中，在归档的过程中需要大量的封装工具进行归档、存档，对人力的需求量非常大，甚至在归档“高峰期”会出现档案装具不足的现象。很多档案管理部门针对此类情况引入档案密集装架设备，能够有效地将不同类型的设计档案进行整合、划分，这样不仅可以更加规范地储存档案，同时也减少了人力的投入。但引入新的装架设备无疑会提高档案管理成本，并且无法从根本上解决工程设计档案激增的问题。
（三）纸质工程设计档案修复困难
工程建筑行业是我国最为传统的行业之一，在市场环境下发展了几十年。这一因素造成了一些纸质档案主体的磨损、脱墨、老化，特别是一些传统的调晒底图，由于长时间的调晒，导致设计档案内容丢失现象尤为严重[1]。纸质设计档案修复工作极为困难、成本相对较高，并且修复效果也无法保障，这给工程设计档案管理工作提出了严峻的考验。
（四）人为因素
部分设计人员没有形成良好的设计档案管理意识，没有实现甲方资料收集、管理与工程设计进度同步进行。甚至有些设计人员将校审意见作为档案内容来应付交档，使得这些工程设计档案出现漏洞或失真。也有一些工程设计师在结束设计工作之后，没有及时进行交档工作，从而造成工程设计档案管理的滞后性。再者，很多档案管理人员习惯了传统档案管理模式，在信息化档案管理模式中，过于依赖纸质档案管理工作，而忽略了电子档案管理工作。如果档案需要调出，会严重影响工程设计档案的调出效率，使得工程设计档案管理质量止步不前。
二、加强工程设计档案管理工作的有效措施
（一）建立健全工程设计档案管理制度
在进行工程设计档案管理过程中，建立健全工程设计档案的整编、收集制度，切实提高对工程设计档案管理的监管力度，提高工程设计档案有效资源的利用率。必须要保障新制度的有效落实，充分发挥新管理制度的有效性与稳定性，进而提高工程设计档案管理的质量与效率[2]。工程设计档案有别于其它种类档案，需要档案管理人员与相关设计人员共同进行归档。所以，有关部门要加强对工程设计相关法律法规、设计标准的宣传工作，从而提高设计人员的交档意识，加强设计人员对设计档案的认识，从而提高设计人员的责任感与使命感。进而加强设计档案的`收集、管理工作，保障工程设计档案管理工作能够顺利实施。
（二）加强管理人员的培训工作
现代化档案管理已经成为档案管理的一大趋势，同时也给档案管理工作人员提出了新的要求与挑战，例如工作环境、工作模式、管理任务等环节都发生了巨大变化。这就要求有关管理人员能够进一步研究新管理模式中的特点及有关规律，从而提高档案管理效率与质量。有关部门必须要做好档案管理人员的培训工作，培训内容不仅要包括基础（传统）的档案管理知识，同时也要加强程序化档案管理工作，即现代化档案管理模式有关知识、技能[3]。由于信息化档案管理工作需要进行一系列的软件操作，要求管理人员能够熟练掌握计算机技术与相关软件技术，实现工程设计档案的系统化管理，让工程设计档案管理更加智能、有效，即收集→整理→保管→利用→开发系统化流程。从而保障工程设计档案管理工作能够适应现代化需求，推动设计档案管理工作能够可持续发展，从而更好地为工程建筑行业提供有效服务。
（三）开发符合工程设计档案管理的系统软件
想要提高工程设计档案管理质量，必须要以专业的系统软件支持，根据设计档案管理实际情况，构建一个全面化、系统化的信息管理平台，并保障其功能全面性，即收集→归档→管理→发布→共享→统计→查询等功能[4]，并且为了提高管理工作效率，必须要保障该系统软件的可操作性。信息化工程设计档案管理作为未来的发展趋势，必须要保障开发管理软件的拓展性功能，从而适应远程技术、图文一体技术的发展趋势，给远程控制管理、档案信息迁移、一体化管理等功能提供预留空间，保障设计管理系统软件的可持续发展。
（四）整合、分类工程设计档案管理内容
现代化工程设计管理模式为传统纸质档案与电子档案共同组成，必须做好工程设计档案的整合、分类工作。对于传统的纸质档案，由于档案量过多，为了不影响设计档案管理正常工作，必须要派专门人员进行电子化档案转化工作，对已经录入的档案内容进行编号、对档案名称进行整编，将同类型的工程设计档案进行整合；对不同类别的工程设计档案进而分类，实现“一图一档”工程设计档案管理形式，将这些档案根据编号、种类纳入到档案信息库中，进而实现统一的电子化档案管理模式，从而降低工程设计管理部门的工作压力，让纸质档案与电子化档案的管理模式更加合理，从而加强工程设计档案管理工作的质量与效率。
综上所述，由于工程设计档案工作与其它领域档案存在一定差异，例如专业性、开发性、周期性、成套性等特点。所以，针对工程设计档案管理，必须要采取一定的措施来提高档案管理效率与质量，保障工程设计档案管理的有效性，充分发挥档案信息的积极作用，保障工程设计档案能够更好地服务于我国工程建筑行业，推动我国市场经济的发展。
参考文献：
[1]苏风娥.浅析工程设计档案特点与管理[J].科技信息，(12)：22.
[2]陈芳，刘国武.论高校建设工程设计档案的管理[J].城建档案，2012（10）：6-7.
[3]华成，陶园.工程建设行业信息化发展的现状[J].工程建设与设计，(10)：12-13.
[4]龚海廷，陈凤利.浅谈工程设计档案规范管理[J].黑龙江史志，（3）：34.
篇3：高校电子档案管理研究论文
高校电子档案管理研究论文
摘要：电子档案是随着时代发展而产生的新型档案形式，在大部分高校处于起步阶段，发展尚不成熟。本文阐述了高校电子档案管理的重要性，分析了管理工作中存在的问题，并提出加强管理的若干举措，以期对我国高校电子档案管理工作提供有益参考。
关键词：高校；电子档案；管理；问题；举措
随着高等学校事业的不断发展，传统的纸质档案管理越来越不适应时代发展要求，也在一定程度上影响了高校各项工作的开展。信息技术的快速发展和广泛应用，催生了电子档案管理的产生。在高校中推行电子档案管理，将会大大促进高校档案管理工作的发展，同时也会给高校其他管理工作带来极大的便利。
一、高校电子档案
高校电子档案是指高校在开展教学、科研、学生管理、后勤管理等各类工作中产生的形式多样、具有一定保存价值和再利用价值的电子文件及相关的电子软件，如电子公文、电子报刊、电子音像等等。与传统纸质档案相比，电子档案具备以下几个特性：一是与载体的可分离性，电子档案可在保持内容不变的情况下被复制、修改或删除。二是对设备的高度依从性，电子档案依附于计算机等设备存在。三是保存条件的特殊性，电子文档易受磁场、湿度、温度等物理条件影响。
二、高校电子档案管理的意义
电子档案是顺应时代发展而产生的新型档案种类，高等学校启动并逐步推行电子档案管理工作，势在必行。1.有利于提高档案管理效率。随着高校办学规模不断扩大，各项事业不断发展，学校各级各类档案数量逐步增加，传统纸质档案管理工作耗费越来越多的劳动量，档案的归档和查询利用等各环节都不能适应时代的发展。电子档案的出现，能够有效破解档案管理遇到的发展瓶颈，大大提高工作效率，更好为学校发展保驾护航。2.有利于实现档案快捷利用。传统纸质档案依附于纸质载体，存储需要实地空间，对其分类归档不能达到理想化状态，查询利用也过多依靠人工。电子档案通过网络技术，实现了对档案更加精密化的分类，查询利用环节也更快更高效，使得档案的利用更为方便快捷。3.有利于提高档案管理的稳定性。与传统纸质档案管理相比，电子档案主要利用基于计算机的硬盘、u盘、内存卡等设备储存和传递信息，外界对其干扰性较小，使得电子档案存储的稳定性大为增强。
三、高校电子档案管理存在的问题
1.缺乏管理意识高校电子档案作为新生事物，对管理模式、管理队伍及技术条件都有一定程度的要求，很多高校特别是一些落后地区的高校在短时间内还不能接受，对其重要性的认识还欠缺，重视程度远远不够。2.服务对象受限很多高校虽开始推行电子档案管理工作，但多局限于个别部门，如党委办公室、校长办公室等核心行政部门，而对业务量大的师生业务口却难以启动。一是这部分电子档案的归档工作庞杂，在短期内难以上线，二是对师生的宣传力度也不够，没有形成迫切需求。3.技术水平落后由于高校对电子档案的重视程度不够，绝大部分高校档案管理人员对电子档案管理缺乏清晰的认识，也没有接受过系统的相关技能培训。而有的高校还未引进设备和软件用以支撑电子档案管理，或引进的设备不够先进，不能满足实际需求。4.归档工作不科学大部分高校虽已开始着手进行电子档案管理，但是归档工作颇为毛糙，缺乏科学性。往往把归档文件一锅端式的存储到既有设备中，期间不进行有效整理与鉴别。如此操作，容易将没有价值的档案予以归档，造成资源浪费，也会给查询利用带来诸多不便。5.安全性有待提高由于载体的特殊性，电子档案存在被复制、篡改甚至盗窃的潜在隐患，与传统纸质档案相比，其安全性有待提高。如电子档案使用网络进行传输，信息被拦截、窃取的可能性会更高。可见，电子档案的.安全性急需引起高度重视，在管理环节应采取必要措施予以防范。
四、加强高校电子档案管理的举措
1.提高管理意识工作推行，意识先行。高校的领导及档案管理部门应大加强对电子档案管理的重视程度，出台电子档案管理相关制度及配套实施办法，实现对电子档案管理的制度化、常态化。同时要配齐电子档案管理相关设施设备，成立专门的管理队伍进行运作，从人力、物力、财力诸方面有力保障电子档案管理。2.提高服务效能服务效能是检验服务工作的重要标尺。提高电子档案管理服务效能，一是从服务主体入手，档案管理人员应主动创新服务理念，提高服务意识，真正让电子档案管理工作入脑、上手。二是从服务内容着手，管理人员要对服务对象的需求进行全面的调查了解，并不断创新服务类型，通过多样化的服务满足多样化的需求，着力提升电子档案管理服务的实效性。3.提高队伍专业素质加强管理队伍建设是加强电子档案管理的关键。管理人员不仅要对电子档案管理的重要性有充分的认识，同时还要具备良好的业务能力，包括计算机知识、档案业务知识及创新能力。一是管理人员要主动学习相关的专业知识和技能，不断拓展知识领域，提高综合素质。二是高校也应对管理人员进行必要的业务培训或提供进修机会。4.提高归档科学性归档工作是电子档案管理工作的先锋和关口，把好这一关，可以大大提高电子档案管理的科学性和实用性。在归档过程中，应避免“眉毛胡子一把抓”，要对档案内容进行有效鉴定和甄别，真正提取有价值的档案，再对备选文档根据其使用价值进行分类，以利于更好地查询利用。5.提高管理安全性安全性是档案工作的生命线。提高电子档案管理安全性的首要任务就是保证存储设备的安全，为此，一是存档计算机要做到专机专用，切勿掺和其他工作，并定期更新系统，确保其始终处于安全状态；二是要对档案进行备份，以备丢失后替代。三是要对网络进行高级加密，防止档案在传输过程中丢失或被窃取。四是采取有效措施对电子档案的管理系统进行安全防护。电子档案的出现是高校档案管理工作中的一次大变革，也是高校档案管理工作的发展趋势。电子档案管理，是一项系统工程。只有高校自上而下逐步推行，并从人力、物力、财力等方面予以充分保障，才能促使电子档案管理工作更加高效的开展。
参考文献：
[1]丁海斌.电子文件与电子档案管理[M].辽宁大学出版社,.
[2]杨大伟.浅谈高校电子档案管理工作[J].黑龙江档案,2014(4):97.[3]关芳.浅议信息时代高校电子档案管理[J].经济视野,2013(15).
篇4：乡镇档案管理新特点研究论文
乡镇档案管理新特点研究论文
【摘要】乡镇档案管理工作有利于乡镇政务公开，能够促进乡镇各村及企业各项基层性管理工作的开展。为了加强研究乡镇档案管理的实践工作，积极开拓适应我国乡镇新形势发展的档案管理方法。本文通过介绍乡镇档案管理在乡镇工作中的作用，分析当前乡镇档案管理的存在问题，强调乡镇档案管理的必要性，分析了乡镇档案管理的新特点，为开展乡镇档案工作提供一定的思路。
【关键词】乡镇；档案管理；新特点
随着我国城乡统筹改革建设的发展，人民的生活水平已经得到了极大的提高。乡镇档案管理的工作在各项乡镇基础工作中面临的挑战和机遇也越来越重要。随着信息技术的发展，我国乡镇档案的管理力度虽不断提高，但仍未达到现代信息化的管理水平。乡镇档案管理工作仍需要投入更多的努力和创新。
一、乡镇档案管理在基础工作中的作用
乡镇档案管理在基础工作中的作用：
（一）保留事实。乡镇档案属于与具体工作相适应的原始记录，因此能够更好的维护乡镇原始面貌，回溯原始事实，印证过往案例、纠正工作失误等作用，它具有其他参考资料无法比拟的参考权威性。
（二）化解矛盾。乡镇档案的整理和保存相当于将乡镇政府机关与各村及企业之间的关联的所有事件作了直接的记录。在各方出现不同的矛盾和质疑时，乡镇档案就能够为解决这些矛盾和纠纷提供直接且有力的.证据。
（三）拨乱反正。当前一段时间的乡镇工作有时可以通过借鉴历史某个阶段中的相似案件来做指导，同时在不断的总结整理中，发现前后解决处理问题的不足之处，能够起到积极的拨乱反正作用。
二、乡镇档案管理的新特点分析
（一）全宗分类。乡镇机关的基础工作中档案管理工作需要处理的档案一般分为全宗档案和非全宗档案两大类。“全宗”的概念就是涉及一个机构的所有档案。少数档案的整理和保管只以类别的方式来进行，并不是全宗分类。例如乡镇中县属机关的派出机构所形成的档案只属于派出机关。在乡镇范围内，包括乡镇党委、人大、政协、纪委、团委、妇联和各基层村委等组织都以全宗方式来整理、保管和转移档案。乡镇作为基层政府，档案管理的对象即全部的乡镇机关档案。现行的乡镇行政办公室往往具有综合功能，一个办公室往往属于几个职能工作者的集合场所。一般这些资料都实行档案一体化管理，针对全部档案建立联合全宗。联合全宗在设立后，所有参建单位的档案应该从组卷的时候就进行区分，从而完成分卷。全宗名称应该综合全卷内容确定。需要注意的是，有些类似土地普查、人口普查等档案的建立和处理，应该按照非全宗的档案对待。这些档案是由基层集体单位分别立卷、移交乡镇档案室进行统一的管理。
（二）收集整理。乡镇档案的资料收集具有很多的制约因素，也充满了不确定性，所以在具体工作上无法给出定量的标准。乡镇档案工作者首要注意的就是根据乡镇相关文件去划定资料的归档范围。档案的收集流程应该是首先由机关负责人员将归档要求分发至下属单位和各办事点，明确了材料收集的详细条款。避免出现文件材料不全的现象，缺项需补项，认定范围界限。同时积极加强对文件材料的收集后复查工作。在统计性归档认定书中需要表明材料的归档时间、范围及当前质量及进度。乡镇档案的收集工作需要得到上下机构主要领导的统一重视和支持，积极督促工作者的收集热情，有力控制各工作环节的配套落实，这样才能确保乡镇档案的收集工作顺利完成。
（三）档案归类。档案归类的内容主要在于区分乡镇档案种类以及实体材料的分类。乡镇档案种类根据不同的标准会有不同的表现形式，每一种表现形式具有的意义也不尽相同。按档案内容分，可以分为文书类、会计类、科学技术类、专业文档类等；按照档案的收集来源可以分成机关档案、企事业单位档案、村委档案等；按照档案内容表现形式可以分为纸质、图片、音频信号等载体；按照档案内资料的具体文体文种可以分为：公文、表格、图样、合同、证书、会议记录、活动计划、规模统计表、户籍登记、账目表、名册录、合作协议等；按照档案的所有权应分成国家级、集体级、个体级等。具体到乡镇档案管理，其对象就是全乡镇机关的联合全宗档案，包含了党委、人大、政府、企业联合会、团委等各工作部门的所有文件。想要对其分类，可以根据“工作年度-问题”区别分类。具体可以分为党务工作类、综合性工作类、群团工作类、人大政协类、人事管理工作类、会计档案类、城建工作类、政法武装工作类、农林水牧产业类、财税贸易类、乡镇企业类、精神文教卫生类等。
（四）档案存放。
1.建立镇级档案信息管理中心。积极将乡镇档案管理纳入乡镇中心工作规划序列中，集中乡镇信息资源，创造合适的空间来存放管理档案，以及各种已公布的现行文件、图书资料、三农经贸信息等材料。当然，专门建立的管理中心，有可能因资金投入不足而使得设施设备较为简单，且由于人员和技术不足而不利于档案的长久存放。
2.由县级档案馆统一接收。通过县级档案馆的统一接收，有利于乡镇档案的保管，由于管理人员和技术更加专业，档案的保存期限会变得更长，也同时避免了材料的漏样、重样。乡镇档案的选入增加了县档案馆的库存实力，能够更好的促进档案资源的共存共享。
3.综合区域资源建立联合档案室。一个乡镇有可能因资源不足而存在乡镇档案的管理不当，因此可以积极联合在地域上或其他条件上相对靠近的区域联合组建档案室，对档案室的管理应该统一领导、统一制度。
三、结语
乡镇档案因其对乡镇整体发展的宏观描述而显得十分重要。乡镇机关应首先从领导层面加强重视，认真部署，积极统筹，正确的判定文件材料的各种分类，努力夯实档案基础设施建设，灵活开展乡镇档案的整理、归档，才能更好的推动档案管理工作的发展。
参考文献：
[1]陈丽英.探析广电事业单位档案管理的改进措施[J].城市档案,(2).
[2]黄淑冶.乡镇档案管理工作现状及期对策[J].云南档案,,(9):43-44.
篇5：社会保险档案管理对策研究论文
社会保险档案管理对策研究论文
一、社会保险档案管理的现状
社会保险档案管理关系到社会保险制度能否顺利地贯彻执行，关系到社会保险的作用能否发挥出来，更关系到被保险人的合法权益能否得到保障，同时，它也是社会保险财务管理的基础，它能够为社会保险基金筹集提供必要的原始数据。
（一）档案意识薄弱
一是社会保险档案管理没有摆上领导的议事日程，不关心或很少关心档案管理工作存在的问题。二是部分业务人员存在认识不高，工作态度不严肃的问题。认为当前的工作都忙不过来，哪有时问去整理档案。缺乏创新意识。缺乏新思路、新举措，难以适应社会保险制度的快节奏。
（二）档案管理混乱
实际工作中，除部分单位实现档案集中统一管理外，多数单位常根据单位自身业务情况或从方便工作需要出发，采取由文书、会计或业务科室承办人员分散保管的方式，造成“我承办我保管，我走了就不管”，或“人人都负责，人人又都不负责”的现象发生，致使社会保险档案不同程度的流失。
（三）缺少规章制度
哪些档案材料需要整理归档，如何进行整理归档；哪些材料不需归档，如何进行鉴定销毁；哪些材料需要分级分类管理，如何分级分类管理；哪些档案需长期保管，哪些档案需短期保管，如何划分档案保管期限；档案如何提供利用等。客观上没有形成良好的运行机制，主观上也未建立标准化、规范化的管理制度。
二、加强社会保险档案管理的对策建议
社会保险档案是社会保险事业发展的一笔非常宝贵的财富，是必不可少的基础性和配套性的新工作。只要本着先易后难，逐步理顺的原则，重点解决好资料收集不全、分类混乱、管理不规范和不注意开发利用等问题，建立健全必要的管理制度，就会逐步形成独具特点的社会保险档案管理体系和管理办法。
（一）加强社会保险档案管理宣传工作
社会保险档案是对参保单位和个人权益的真实记录，是确定参保个人享受社会保险待遇的重要依据，是实现为参保个人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的重要条件，也是反映社会保险事业发展的宝贵资料和重要历史凭证。依法加强和规范社会保险档案管理，不断提高管理水平，既是加快推进社会保险经办工作标准化和规范化的重要内容，也是全面提升经办能力和管理水平,真正维护职工权益，促进公平保障，和谐保障的有效途径。为切实深入做好社会保险档案管理工作，要调动方方面面的积极因素，使之同心同向，形成合力。因此，我们要加大对社会保险档案工作意义作用的宣传力度,充分利用各种有效宣传手段和宣传方式,广泛宣传做好社会保险档案管理工作的重要性和必要性,提高系统工作人员社会保险档案管理意识，增强加强档案管理的自觉性和主动性。
（二）规范社会保险档案管理业务流程
多年以来，不断有专家学者呼吁把社会保险档案“集中统一管理”，但由于法律法规缺失，有关社会保险的档案一直处于分散管理、多头管理的无标准状态。有的归档案行政主管部门管理，有的由组织人事部门管理，有的在劳动和社会保障部门管理，有的一直在用人单位，有的甚至放到个的口袋里，成了名副其实的“口袋档案”。管理没有统一标准，一地一策，画地为牢，很难规范，有的基层单位连专职的档案人员和基本的档案设施都不全，丢失、涂改、损坏档案的恶劣案件时有发生。社会保险档案的规范管理应从以下几个方面入手。
1、社会保险档案收集整理规范。社会保险档案材料收集分类，必须按照《社会保险档案管理实施办法》进行归档整理；保持每份归档材料之间联系紧密、衔接有序，按主表在前、附件在后，审核结果在前、审核依据在后，重要凭证在前、次要凭证在后的原则排序。社会保险档案材料要求字迹、印章和日期必须齐全清晰，字迹模糊或易褪变的归档材料应予以复制后方可收集归档。不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水等书写字迹。严禁使用热敏（传真）纸、复写纸，确保社会保险业务材料内容的完整性和真实性。
2、社会保险档案移交规范。社会保险档案管理人员必须按时将本部门经办业务过程中形成的具有保存和利用价值的、已办结的专业性业务材料（含电子文档），按照《社会保险档案管理实施办法》和《社会保险档案材料收集整理规范》，进行分类收集整理并定期进行移交。每次办理业务档案移交，档案室工作人员与处室兼职档案管理人员都必须现场填写《社会保险档案移交表》，经双方签字确认，明确工作责任。3、社会保险档案立卷归档规范。社会保险档案的收集按照《社会保险档案管理规定》的归档范围和要求，一式一份收集整理归档，确保社会保险档案齐全、准确、规范。凡归档的.社会保险材料必须利于长期保存，保证图样清晰、字迹工整耐久、签署完备。禁止使用铅笔、圆珠笔、彩色笔和复写、传真制作社会保险业务材料。
（三）实现社会保险档案管理的标准化
社会保险档案建设与管理的标准化，为社会保险管理发挥了重要作用。
1、加强基本硬件建设。首先要制定完善的档案管理制度，并由上至下成立档案工作领导小组，设立专职档案员，并进行了业务培训，为档案管理提供组织和人员上的保证。其次要加强档案管理基本建设。一是开辟专门档案室加强管理；二是购置标准档案柜；三是设置防火、防潮、恒温、防盗器具；四是购置档案专用帐表卡册包装盒等工具，及照相机、录音机等必备物品。
2、建立社会保险档案管理系统，逐步实现微机管理。随着社会保险覆盖范围扩大、险种越来越多、管理越来越复杂，社会保险档案的管理也变得比较困难，迫切要求建立一个有效的档案管理系统。其内容包括：
(1)在职职工、退休人员个人的基本社会保险档案库：详细记载职工每次调动、停保及死亡、退休等原因引起的档案变化情况，完整准确记载职工在职期间各年工资收入情况和缴费情况。
(2)用人单位参保的基本情况库：记载用人单位的所属行业、经济类型编码等基本情况；记载参保与撤保、在职人员、非在职人员工资和社会保险基金应缴总数及变化情况；记载正常的缴费、欠缴、补缴、实际支付待遇情况的历史资料。
(3)记帐凭证库和科目二级帐库：记录会计凭证科目数据及全部会计科目的二级细帐。
(4)财务、统计数据库：有关社会保险财务、统计报表等数据信息。
（四）注重社会保险档案的开发利用
在加强社会保险档案管理的同时，也要注重发挥社会保险档案的服务作用。一是提供咨询服务，例如，开展公布养老保险个人帐户对帐单，随时为职工查找提供服务。二是为领导决策提供参考数据，每次社会保险制度改革起步前，都由档案信息库提供大量的参考资料和信息数据供决策用。三是成为管理工作的基本手段。社会保险公司的基本工作包括参保登记、征缴基金、拨付基金等，都要依靠档案提供帮助。四是为进行费用预测和制定政策提供依据。例如利用档案记载的受保人缴费情况和保险金发放情况，预测社会保险费用的需求量，为制定和调整保险基金提取比例的政策和标准提供可靠依据。
篇6：电子政务档案管理系统安全研究论文
电子政务档案管理系统安全研究论文
电子档案管理系统作为电子政务系统中相对独立的子系统，发挥着承前启后的重要作用。它既要维护归档文件的原始性，也要保障所移交档案的可读性，这一定位决定了它具有不同于其他信息系统的安全需求。电子档案管理系统接收归档文件后，集中化的档案资源存量及其利用权限都有所改变，需要对具有复杂来源的档案进行真实性和长期性管理。面对归档、移交的流程需求，如何在异构环境中维持并兼顾档案安全与档案管理的连续性，是本刊连载电子政务系统中档案安全保障的基本问题。因此，只着眼于一般意义上的信息安全保障体系来探讨电子档案的安全保障问题，显然缺乏针对性。应该结合档案工作实际和管理流程，面向保管和利用，明晰安全需求，提出切实可行的安全保障措施。
1电子档案安全保障的主要内容
1.1电子档案安全保障的范畴
信息安全理论体系为电子档案安全保障搭建了技术视角的基本框架，但从实践情况看来，现有的安全保障体系还需与档案管理流程深度结合，否则，电子档案安全保障的特有需求容易被模糊和忽略。综观目前电子档案安全保障的相关研究，较为流行的观点是将电子档案安全目标归纳为保障信息的真实性、机密性、完整性和可用性，［1-2］以及可追究性、不可否认性、可控性［3］等。从根本上而言，在信息安全的大背景下，上述目标往往是共性的要求。不仅是档案管理系统，所有业务系统如办公自动化系统、人事管理系统、财务管理系统等，都以维护上述属性作为基本的安全保障目标。从流程上看，电子档案管理系统具有特殊的管理定位与职责权限，除基础性安全保障以外，它还具有不同于其他业务系统的安全需求，这些特殊的专业性需求是档案界应予关注的重点。因此，我们认为，除了要关注共性要求之外，更关键的是要结合档案管理的特点和需求来探讨电子档案的安全保障问题。应当根据电子档案管理过程中的不同职能，有所侧重地明晰安全需求，赋予电子档案安全保障更加具体的内涵。在纸质档案管理中，一般将安全管理分为实体安全与信息安全。但由于档案信息内容与纸质载体相对稳定合一，档案实体安全实际表现为档案载体安全，二者在实践中几乎是等同的；信息安全在一定程度上依赖于载体安全。因此，对于纸质档案而言，安全保障通常以档案载体安全管理为主，载体管理在很大程度上决定了档案的信息安全。电子档案信息内容与物理载体的可分离性，导致档案信息安全的管理需求较之以往有所不同，档案实体安全也不再等同于物理载体安全。对于电子档案安全管理而言，可以更为明确地区分出信息安全、实体安全和载体安全三个层面。其中，信息安全主要针对电子档案的信息内容而言，指电子档案内容不被泄露或违规扩散；实体安全主要指电子档案实体（包括电子档案及其元数据、凭证信息等）不被丢失、删改、损坏而导致不可读、不可用；载体安全则主要指电子档案存储载体和软硬件系统等运行环境稳定、存续，不被盗取、破坏，可以支持电子档案存储和读取。载体安全是实体安全和信息安全的基础前提，如果载体遭到破坏，也意味着档案实体会遭到损坏，信息安全则更无从谈起；但仅仅保障载体安全，并不等同于档案实体和信息内容得到妥善管理。比如，在电子档案管理系统运行良好的情况下，也会因人为误操作而删除电子档案，导致电子档案实体丢失；又或是在电子档案实体未遭损坏的情况下，档案信息内容被非法访问和拷贝，导致电子档案信息内容泄漏。因此，信息安全以实体安全为前提，实体安全又以载体安全为前提，电子档案管理应对三个层面的安全都予以重视。具体而言，无论是纸质档案还是电子档案管理，档案部门对于档案载体安全的管理主要都是通过制定保存管理策略来弥补技术本身固有的局限。因为载体的寿命在客观上是由技术发展的程度决定的，档案部门无法决定文件形成部门选用何种载体存储文件，档案部门的主要责任在于文件归档后为其提供稳定、防磁的库房环境，做好防盗、防损工作，并结合长期保存需求，选择适宜的载体与技术实施复制迁移。对于电子档案的信息安全与实体安全而言，其保障管理需求则有所不同。在信息安全方面，由于数字化信息内容易于复制和传播，对电子档案信息内容的利用控制不再依赖于载体安全来实现，相对于纸质条件而言具有更加独立的安全要求，因此需要在档案利用过程中加以控制。在实体安全方面，在档案保管过程中是对电子档案实体的真实性和长期可读性进行管理；在档案利用过程中则是维护电子档案原件的实体安全。据此，基于档案管理流程与需求的视角，我们将以档案保管和利用两个档案管理流程中的不同阶段为框架，将电子政务系统中的档案安全保障置于这一框架中，结合档案管理理论与实际的要求，对电子档案安全保障的管理策略与技术措施进行梳理与分析。
1.2理论层面的关注
电子档案安全保障实践面临许多亟待解决的问题，这些问题依赖于理论研究发挥更好的指导作用。从电子档案安全保障的影响因素看，首先，技术状况对电子档案安全具有很大影响，例如软硬件漏洞、病毒风险、嘿客攻击、设备与系统风险等都会造成电子档案信息的损坏与丢失。其次，自然因素与社会因素共同影响着电子档案的安全，例如保管场所的条件、天灾人祸等因素。再次，一些管理问题如管理规范缺失、管理权限混乱、管理人员疏漏等都危及着电子档案的安全。［4］由于电子档案安全受到多重因素的影响，电子档案安全保障需立足全方位进行规划与统筹。对此，许多学者提出从实体安全、软件安全、信息内容安全以及网络安全等多方面着手，［5］提倡通过建立安全保障体系来保障电子档案信息的安全性、完整性和可用性。［6-9］具体而言，包括对技术、管理与法规三方面进行完善。在技术方面，主要提倡自主研发管理系统，对归档电子档案采取杀毒、加密、隔离、备份等技术性保障措施；在管理方面，强调增强管理人员安全意识，完善管理与监督机制，加强专业人员培养等；在法规方面，要求从法律层面明确电子档案的凭证性，不断完善法规标准，以实现电子档案安全管理规范化。一些学者将整个安全体系分为应用层、系统层、网络层、物理层、管理层，根据不同层的安全需求提供管理与技术保障，以构建多层次的安全保障体系。［10］以信息安全的共性规律为基础，在应用于不同领域的安全保障体系之间，同一层次大体上都采取相同的安全保障措施。对于档案安全而言，还需进一步与实际需求紧密结合，才能构建与档案管理相契合的安全保障体系。除此之外，另一种视角是通过风险管理完善电子档案的安全保障。［11-12］信息的风险管理强调对信息系统生命周期的全过程管理，包括完整的风险管理过程：风险管理计划的制定、风险识别、风险评估、风险应对、风险监控，从不同方面采取相应措施以应对可能发生的风险。从宏观上看，目前我国不同地区、不同单位的电子政务建设水平参差不齐，远未达到一体化、平均化的建设效果，具体的风险评估与管理需要因地制宜地规划和实施。从微观上看，基于风险管理的电子档案安全保障要求构建一个体系化的实施方案，风险的多样性和动态性也要求档案人员更加全面地掌握广泛的管理、技术、法规知识，总体的实现要求较高。因此，要达到理想的实践效果，还需结合实际进一步研究。主要从信息安全保障体系和风险管理视角出发的现有电子档案安全保障研究及其成果，已经在事实上为进一步深化研究奠定了一定的基础。为了更好地适应我国电子政务环境下的档案信息化实际情况，有必要从档案管理的视角出发，立足于档案管理流程以及档案部门的职责与实际要求，对电子档案安全保障需求进行梳理与分析，总结档案部门在安全管理中应予关注、亟待解决的基本问题，如档案部门应该如何透过档案安全保障需求选用适当技术，现有技术策略的实施依据和目的，以及档案安全管理策略与技术之间的关系等。
1.3实践工作的需求
档案管理具有自身的业务特点，除基础性的信息、系统与网络安全保障外，电子档案安全保障具有不同于其他电子政务业务系统的安全需求。第一，电子档案管理系统所存储的档案信息数据来源于其他业务系统，并要在规定时间、按照一定要求向档案馆移交，档案资源数据在异构系统间传递、交接，如何维持电子档案安全保障的连续性，同时满足档案管理的业务需要，是档案保管安全需要解决的重要问题。第二，电子档案管理系统中存储的数据相对集中而复杂，就档案利用而言，归档前，文件形成部门对文件具有完整的处理和利用权限；归档后，文件转化为档案，其管理权限则归档案部门所有，由档案部门管理档案利用权限，业务部门之间通过档案部门相互共享档案。这些变化相应地对利用权限的管理提出更多要求，如何确保电子档案实体安全和档案规范利用，是电子档案利用安全需要解决的重要问题。可见，以信息安全保障的一般要求来指导电子档案安全保障的实践具有一定的局限性。面向档案实践工作的需要，应当思考电子档案管理系统与其他信息管理系统在安全保障上的区别，结合档案部门的管理职责与管理流程，提炼安全保障的核心目标以及相对而言更加突出的安全需求。
（1）档案保管安全的核心要求
本文所指的“档案保管”具有较为宽泛的内涵，主要指电子文件归档后、电子档案移交前对档案进行维护性保管的过程。电子档案的真实性与长期可读性是电子档案保管阶段安全保障最核心的要求，安全保护的根本目标是防止电子档案失真、失效、丢失、缺损、不可读。电子档案的真实性有两层涵义：一是电子文件的形成过程可靠，即形成过程被认可，具体要求包括发文与收文双方的合法身份得到确认，行文正当，并在可靠的文件系统中形成与传递；二是电子档案内容、背景和结构信息真实，具体要求包括上述三要素得到固化，并在传输、保管、迁移过程中继续保持原有的固化形式，信息完整，信息不被篡改。［13］从上述两个层面看，虽然文件阶段的真实性本刊连载不由档案部门决定，但档案真实性的维护却是档案部门的重要责任。电子档案的真实性程度来源于多项要求的叠加，满足要求项越多，其真实性程度就越高，即被认为具有更高的凭证性价值，以及更高的司法可采性。因此，我们认为，维护档案的真实性是电子档案保管过程中安全保障的一项根本目标。长期可读包括长期性与可读性两个方面：长期性意味着电子档案实体在长久的时间内不被损坏、丢失；可读性意味着电子档案信息内容在长久的时间内都可以被读取和解析。长期性与可读性应该统一为一体的保管要求，单一的长期性或可读性都无法满足档案管理与利用的需要。与传统档案管理相一致，长期可读性也与载体安全有着密切关系，物理载体的安全情况影响着电子档案的长期可读。电子档案长期可读性的其他影响因素还包括归档文件的格式和自然因素等，这些因素主要体现在档案保管工作中。电子档案管理系统肩负着将档案移交至档案馆的责任，因此，对于电子档案保管而言，保障电子档案长期可读是面向档案永久保存与未来利用的根本要求。
（2）档案利用安全的核心要求
电子档案利用过程中的安全保障，关键在于防止实体损害和越权利用，原件维护和利用控制是档案利用过程中的核心安全保障需求。在纸质档案管理中，为了防止损坏原件，在某种情况下会通过提供复制件的方式满足档案利用需要。对于电子档案管理而言，出于对电子档案实体的维护，同样可以采取副本利用的安全措施。所不同的是，基于电子档案管理系统的档案副本存储与利用面临更为复杂的情况。因为纸质档案的副本主要以复印件或缩微方式形成，副本利用对原件管理几乎不造成影响；而基于副本利用的电子档案安全保障则与电子档案原件管理模式具有密切关系。因此，电子档案原件维护是利用过程中安全保障的关键问题之一。电子档案利用需要通过权限控制来保障信息内容安全。在电子档案管理中，档案管理者与利用者之间增加了电子档案管理系统这一中间平台，使得档案利用权限必须通过系统平台加以控制和管理，这是电子档案利用与纸质档案利用的不同。除此之外，在电子政务环境下，电子档案管理系统存储的档案资源集中而复杂，档案利用权限的管理问题更为突出，需要与传统利用审批制度相结合，从技术和管理上规范电子档案利用，这是电子档案利用与其他信息资源利用的不同。因此，电子档案的利用控制是档案利用安全保障的重要目标。我们认为，档案工作强调连贯性和流程性，安全保障的措施也具有连续性，然而某些安全保障要点在特定的管理环节中会显得尤为突出和重要。因此，我们提炼出重要的安全需求与根本的安全目标，并放置于档案保管和利用的流程背景下进行分析，旨在更好地结合档案管理实际进行探讨。
2电子档案保管阶段的安全保障
电子政务系统中的电子档案保管承接自业务系统的电子文件归档，并承担向档案馆移交的责任。这一阶段的安全保障以维护档案的真实性、长期可读性为核心目标，档案保管需采取专业性的管理措施和技术手段，防止电子档案受损、失真、不可读，保障电子档案与归档时的状态一致。
2.1建立凭证信息，维护真实性
在归档环节，为保障管理权限交接和管理责任明晰，档案部门需对接收到的电子档案进行真实性确认；在后续档案管理工作中，档案部门则需对文件归档时的真实性进行维护。［14-15］根据InterPARES的研究成果，档案部门保障电子档案真实性具有两层含义：一是能够证明电子档案归档时的可靠性得以维护，即档案来源身份与原始状态可证；二是能够证明电子档案保管链的完整性，即保管过程可追溯、可审计。［16-17］在理论层面，电子档案真实性的内涵实际包含了档案要素完整和档案内容可靠的要求；在实践层面，这种真实性则表现为电子档案具有凭证性作用。针对电子档案的真实性保障与真实性认定，档案界已经开展了多方面的探索。按照实施对象与保障目标的不同，目前电子档案管理系统中主要的档案真实性保障策略可以归纳为三类：
（1）使用数字签名、时间戳技术。这是信息安全保障中普遍使用的技术手段，是针对电子档案内容和来源（即档案实体）的真实性保障措施，其目的是确保电子档案内容无损、未篡改、非伪造。其基本原理都是利用了哈希（Hash）算法、数字摘要技术和非对称加密技术，通过第三方认证，用以确认电子档案状态如初、来源可信。本质上而言，时间戳是数字签名技术的另一种应用形式，可以证明某份数字文件在某一时间起就已存在。二者都满足我国《电子签名法》对于原件属性的要求，具有司法层面的可靠性。在技术上，二者都基于数字摘要对电子档案的真实性进行验证，但实现机制各有特点：基于PKI（公钥基础设施）体系的数字签名技术由档案形成者采用私钥加密自行签名，验证者向第三方认证机构（由国家授权的CA认证机构）求证；［18］可信时间戳技术则由第三方机构（国家授时中心建设的时间戳服务机构）采用私钥加密签名，包含时间戳的生成日期和时间，用户自行验证。［19］然而，数字签名技术被认为具有一定的局限性，数字证书的有效期、私钥的安全性等问题使其难以满足电子档案管理的需求。［20］加入时间戳的数字签名则可以在一定程度上解决数字证书的有效性问题，使得电子档案在数字签名失效后仍具备原件属性。［21］对于电子档案真实性保障而言，它们在技术上通过加密算法来发挥作用，在机制上依赖于电子档案应用主体对第三方机构的信任，主要应用于电子档案真实性认定，属于确认性措施，并不能对电子档案受损、失真防范于未然。
（2）建立电子档案元数据管理机制。一般认为，完善的元数据记录有利于追溯电子档案的管理过程，从而确保档案管理过程的规范性。元数据管理机制旨在通过全面记录电子档案全生命周期来固化管理过程，形成连续、完整、可证的档案保管链，是针对档案管理过程采取的保障措施。电子档案元数据管理的核心机制包括两个方面：一是分类管理，即根据电子档案元数据的收集过程及其是否可变，区分静态元数据和动态元数据。［22］其中静态元数据指反映电子档案自然属性、来源与信息内容的元数据，一经著录不得更改；动态元数据指电子档案管理过程中形成的元数据，随着管理过程的.推进不断新增或更新。针对动态元数据，应该进行动态管理或实施跟踪。［23-24］二是元数据封装，根据电子档案元数据的分类，电子档案及其元数据的封装方式可以采取不同策略，既可以按照电子档案生命周期进行多次封装，每次封装纳入不同的元数据；［25］也可以只封装与电子档案真实性有关的元数据。［26］
（3）构建复合型电子档案身份标识。综合上述基础技术与策略，档案界提出利用非对称加密算法为电子档案构建唯一的凭证性身份标识。相较而言，构建复合型的电子档案身份标识是一种综合的真实性安全保障策略，基本涵盖了电子档案实体与管理过程的保障需求。这一策略的基本原理是利用特定的语义算法，抽取电子档案的来源性元数据（“有效元数据集”）进行计算，生成电子档案的凭证性编码，并与相应的元数据集、来源单位及其数字签名共同构成一个电子档案凭证（“电子档案身份证”），通过凭证库管理机制实现电子档案身份的验证。［27］凭证信息可以在电子文件归档时就生成，便于在后续的保管与利用过程中进行验证，并为档案移交奠定基础。本质上，构建电子档案身份标识是综合了数字签名技术、语义算法、元数据管理等手段的复合型策略，其实现机理与数字摘要技术相似，并且因纳入凭证库管理机制而更加具有可靠性。然而，电子档案凭证信息本身的长期保存仍然是有待解决的问题。［28］综上，在电子档案管理系统中，电子档案真实性的保障措施主要针对档案实体和管理过程两个方面制定，这与档案部门对真实性保障的两个职责相对应，即确保档案来源身份与原始状态可证，以及保管过程可追溯、可审计。在保障策略方面，前者离不开基于PKI体系的数字签名技术及其实现原理，后者则离不开元数据管理。电子档案管理系统从业务系统接收电子档案，来自业务部门的数字签名与原生元数据都必须受到保护和一定程度的固化，从而明确电子文件归档前后的状态与责任。在档案保管过程中，通过对数字签名、元数据与档案本体的封装与再签名，集成并关联电子档案的凭证要素，建立起连续可溯的档案保管链。从管理层面上看，现有的电子档案真实性保障策略强调档案保管过程与责任主体密切关联，并纳入第三方机构来巩固这种保管责任的可溯性与可靠性；从技术层面上看，现有策略实质上将电子档案“中心化”，即强调采用多种方法形成电子档案的附属性、凭证性信息，利用凭证信息支撑电子档案的真实性，并通过比对凭证信息来证明电子档案真实可靠。因此，在电子政务系统环境下，电子档案真实性保障的关键在于凭证信息的管理与维护。
2.2完善档案封装，确保长期可读
保障电子档案长期可读是一项连续性的工作，从电子文件归档开始便要对其采取措施。对于电子档案管理系统而言，保障电子档案长期可读的主要任务是对电子档案实体进行一定的处理，使之满足长期可读的格式和存储要求，维持电子档案的可读性，防止其丢失、失效，这是提供档案服务利用、向档案馆移交和延续至永久保存的前提。OAIS模型是目前电子档案长期保存普遍使用的基本策略，它所描述的功能模型、信息对象与信息包结构模型、本刊连载信息包转换过程、迁移模型都是现有长期保管策略的主要依据。具体而言，保障电子档案长期可读是要确保电子档案在长期甚至永久的保管时间内可以被读取，并可以被理解。目前电子档案管理系统中主要的档案长期可读保障策略可以归纳为以下两类：
（1）格式管理。格式管理是针对电子档案实体数据的一种基础性保障策略，通过对电子档案进行标准化、可持续的管理，防止电子档案因保管环境的变化而受损，导致无法读取、无法理解。一般认为，长期保存格式应当具有开放性、标准性和稳定性；［29］在实践层面，行业标准《DA/T47-版式电子文件长期保存格式需求》更加具体地明确了长期保存格式应当满足的11点要求，包括格式开放、不绑定软硬件、文件自包含、格式自描述、显示一致性、持续可解释、稳健、可转换、利于存储、支持技术认证机制和易于利用。［30］围绕电子档案的长期保存格式，主要的保障策略包括格式注册和格式转换。格式注册主要是记录电子档案格式的描述信息和软硬件要求等，以便于对电子档案进行解析和恢复。［31］格式转换则是将电子文件或电子档案统一转换成有利于长期保存的标准格式，［32］这种转换包含两种情况：一是电子文件归档时的格式固化，如将文件固化为PDF版式文件；二是电子档案信息包的格式转换，如OAIS模型下提交信息包转换为归档信息包。对于电子档案管理系统而言，格式转换往往通过标准规范、统一接口或专门的格式转换平台实现。
（2）基于封装包的数字迁移。这是针对电子档案实体数据及其运行环境的保障策略，目的是使电子档案够稳定地应对长期保管中可能面临的环境条件变化。一方面，采用开放性描述语言对电子档案及其元数据进行描述和封装可以保障电子档案信息内容在长时间内稳定、可解析。OAIS模型认为，要达到信息长期保存的目的，必须要存储比数字对象内容更多的其他信息要素（元数据等），［33］因此，电子档案应该以封装信息包的形式保管和提供利用。《DA/T48-2009基于XML的电子文件封装规范》中规定的基于XML的VEO结构封装包能够满足资源自包含、自描述、自证明的长期保存要求，［34］是目前普遍应用于电子政务环境中的档案保管策略。另一方面，数字迁移是指在必要的情况下将电子档案从某一软硬件环境向另一种软硬件环境转移的过程。OAIS模型中的数字迁移是基于电子档案封装包进行的，包括更新（refreshment）、复制（replication）、重新封装（repackaging）、转化（trans－formation）4种具体方式，其中后两者会改变比特序列，前两者则不会，后两者还可能涉及电子档案存储格式转换。［35］“迁移是对付技术过时的最佳良策，它应是数字资料完成定期转换的一系列有组织的工作，包括维护数字对象的真实性、用户的再检索、显示与其他利用的能力。”实践也表明，迁移是目前维护电子档案长期可读的最佳方法。［36］对于电子政务系统中的档案保管而言，电子档案长期可读性的保障措施主要针对电子档案实体和运行保存环境两个方面制定。从现有的相关保障策略看，一方面，电子档案的存储格式和存储形式必须满足开放性、不依赖软硬件环境、可解析等要求；另一方面，对电子档案存储软硬件环境和平台的管理也是必须的，这种管理主要体现在为电子档案选择稳定性高、依赖性低的保管载体和运行环境，并在必要时候开展基于档案封装包的迁移，这与纸质条件下为纸质档案构建安全保管环境的做法相同。在电子档案管理系统中，现有的电子档案长期可读性保障措施具有两个特点：一是在管理层面强调电子档案数据结构与信息描述的标准化，维持对保存环境较低的依赖性，并要求保存环境具有较高的稳定性；二是在技术层面，其基本理念是将电子档案及其元数据要素“解构重组”，从而形成易于解析的电子档案封装包，并通过适当的转移维持档案的保存与运行条件。因此，在电子档案管理系统中，档案长期可读性保障的关键在于解决电子档案及其元数据集成封装与拆封解析的稳定性、独立性（即不依赖软硬件环境）。
2.3电子档案保管阶段的安全保障要点
对于电子政务系统中的档案保管而言，真实性与长期可读性是安全保障的双重目标，针对二者的策略也应该相互支撑，形成协同一致、自成一体的档案安全保管方案。然而，目前所采取的保障措施和提倡的保障策略难以很好地兼顾真实性和长期可读的双重要求，甚至在具体策略之间具有目前未能解决的矛盾，导致电子档案保管的安全保障工作难以高效开展。电子档案真实性与长期保存面对电子档案实体、凭证信息和档案保管过程记录三类对象。后两者相对于档案实体而言都属于冗余信息。电子档案实体本身的长期可读可以通过格式管理、规范化封装以及数字迁移得到较好解决，而凭证信息和保管过程记录则增加了长期保存策略实施的复杂性。对于上述三类对象，是否应当实施统一的对象化管理，以及如何进行管理是解决电子档案“长期真实性”保障需要考虑的问题。从目前主要的真实性和长期可读性保障策略看，较为突出的矛盾有以下两点：
（1）凭证信息的应用与长期保存之间的矛盾
无论是数字签名、时间戳还是电子档案身份标识，这些措施中所使用的技术背后都有较为复杂的实现机制，离不开第三方机构提供的信任认证。由于这些技术的应用本不是以长期保存为目标，因此并不能保证具备长期生效的能力。具体而言，电子档案真实性的根本在于信任，档案保管的长期性则要求维持这种信任。在真实性方面，现有策略中，电子档案真实性保障的关键依赖于凭证信息；在长期可读方面，最为理想的策略则要求档案信息数据不依赖于特定的软硬件，能够做到自我解析。然而问题在于，目前凭证信息的外部验证机制难以达到长期保存对于电子档案信息数据“独立性”的要求，因而难以做到长期保存和长期有效。一方面，在目前普遍应用的基于PKI体系的数字签名技术中，离不开以数字证书为基础的公钥信任，而数字证书具有时效性，数字证书过期失效意味着数字签名无法被认证。尽管增加使用时间戳可以证明数字签名在证书过期之前是有效的，弥补了数字证书时效性的局限，同时可以证明电子档案未被篡改。但数字签名和时间戳的应用是零散性的，即每一个责任主体在执行一项重要行为后，如在归档、鉴定、处置、移交等环节，可能都需要使用数字签名和时间戳。因此，在电子档案的保管过程中，为了明确责任主体和形成完整保管链，可能会形成多个数字签名与时间戳，电子档案会具有多个形成于不同主体和不同时间的凭证信息。如何对多套凭证信息进行管理是需要解决的问题。另一方面，电子档案身份标识的特点在于，标识作为凭证信息具有唯一性，可用于电子档案原始内容的反复验证，并主要通过元数据分类管理来实现保管过程的记录。［37］但电子档案身份标识的长期保存以及管理性元数据的封装问题仍然有待进一步解决。
（2）元数据更新与档案封装之间的矛盾
在电子档案管理过程中，为了确保档案保管链完整，管理性的动态元数据需要被不断添加到电子档案元数据中，而电子档案长期可读的策略主张将电子档案及其元数据进行封装。因此，如果需要对电子档案元数据进行整体封装，元数据更新会使得档案信息包面临反复封装。协调电子档案真实性与长期可读性的保障需求，需要进一步完善元数据管理与封装方案。实际上，电子档案长期可读所要求的可解析性主要是针对档案内容和自然属性元数据而言的。从微观层面上看，目前的电子档案元数据项目纷繁复杂，实践中并非所有元数据都具有长期保存的必要性。因此，一方面，对电子档案元数据进行区别分类是必要的，应该明确不同元数据对于真实性管理和长期可读的作用，据此优化电子档案的信息封装方式与长期保存方法。另一方面，还应进一步完善电子档案的封装方式，在元数据管理的基础上，寻求满足元数据更新需求的封装方法，兼顾基于元数据的真实性管理和基于封装的长期保存要求。在电子档案管理系统中，电子档案保管阶段主要存在真实性与长期可读性保障需求难以协调的问题，导致电子档案的安全保障仍然面临许多内在的漏洞和风险。要真正实现电子档案的“长期真实性”保管，应进一步明确电子档案实体、凭证信息和保管过程元数据三类对象的保存与应用需求，兼顾电子文件归档和电子档案移交的现实需要，完善保管阶段的安全保障策略。
3电子档案利用阶段的安全保障
电子档案复制传递的高保真性、信息与载体的可分离性等特点，在给档案管理者和利用者带来方便的同时，也存在容易泄密、复制、扩散和损坏等安全隐患。因此，在电子档案提供利用的过程中，既要保护档案原件不受损坏，也要控制档案信息的利用范围，防止泄密。
3.1副本利用，保障实体安全
在纸质条件下，对于一个档案室而言，要形成一套完整的、同质载体的纸质档案副本，几乎是不可能实现的。因为这样做意味着要建立一个与已有室藏规模相当的库房，并且需要投入大量时间进行复制，时间、管理与经费的投入几乎都是翻倍的。但对于电子档案管理系统而言，形成一套完整的电子档案副本则相对容易许多。《电子公文归档管理暂行办法》等法规标准中都要求，区别于封存保管的电子档案，应拷贝形成一套电子档案专门提供查阅利用。考虑到业务部门对电子档案的经常性利用多以查阅信息解决问题为主要目的，相对而言对其凭证性要求并不突出，为了避免电子档案原件在利用过程中遭到损坏或篡改，可以抽取电子档案内容信息形成电子档案副本以供查询和利用。电子档案副本的内容与电子档案完全一致，可以满足业务部门一般的信息利用需求。［38］在生成电子档案副本以供利用时，可以根据实际情况采用不同方式。第一种是在归档时，系统自动抽取电子档案内容信息形成一份电子档案副本并加以保管，在查询与利用时直接调取电子档案副本。采用这种方式，电子档案管理系统中可以建立单独的利用数据库，用以存放所有电子档案副本，电子档案原件及其元数据则打包封存于保存数据库中，两个数据库分开管理。在进行档案编研、提供利用等活动时只需调取利用数据库中的档案副本，有利于维护档案实体安全。电子档案被移交到档案馆之后，电子档案副本仍然可以保留在电子档案管理系统中，以备提供日常利用。第二种是在利用者发出档案利用请求时，系统根据请求自动抽取相应的电子档案生成副本后提供利用，利用结束之后，电子档案副本被自动清除，这种方式被称为根据利用需求“动态打包”。这种方式可以大大节省系统的存储空间，节省存储成本，但对系统性能要求较高。综合而言，第一种方式要求电子档案管理系统具有较大的存储空间，但对于当下还未真正与数字档案馆实现互联互通的电子档案管理系统而言，可以相对完整地保留本单位形成的档案信息资源，为前端业务部门的档案利用提供便利。在真正实现了数字档案室与数字档案馆互联互通的情况下，电子档案移交到数字档案馆后，前端业务部门利用电子档案时可以直接从数字档案馆获取，此时数字档案室也无需再保留已移交的电子档案副本了，这将极大地节省数字档案室的系统存储空间与成本，大大提高资源的利用效率。
3.2三权分立，保障信息安全
针对电子档案的利用，要求电子档案能够在档案管理系统中安全运行和流转，保证合法用户的合理使用以及禁止非法用户的访问，使电子档案信息免遭破坏、更改或非法拷贝等。［39］要实现利用过程的安全保障，就要确保访问合法、利用合理、全程记录。具体而言，要做到以下三点：一是划分访问与利用权限，通过访问控制技术避免权限扩散；［40］二是控制利用行为，通过文件保护技术、版权保护技术等控制用户对电子档案内容的非法篡改、传播、伪造、侵权等不合理利用行为；［41］三是对电子档案利用全过程实行跟踪记录，利用审计跟踪技术进行全程监控，提供事后对非法行为的追溯回查。［42］这三点要求实质上对应了利用系统中的三个角色———系统管理员、安全管理员和安全审计员。依据国家保密标准BMB20-《涉及国家秘密的信息系统分级保护管理规范》的有关规定，电子档案利用系统应该配备系统管理员、安全管理员和安全审计员三类安全保密管理人员，分别负责系统运行、安全管理和安全审计工作。三类人员之间相互独立、相互制约，实现三权分立，以保障电子档案利用系统的安全。［43］（1）系统管理员系统管理员负责对访问利用的角色和用户进行设置。具体而言，系统管理员根据本单位情况，设置相应的用户角色，指定其功能权限，即为不同的利用者创建不同的利用账号。利用者根据所分配的账号登录电子档案利用系统进行查询与利用。（2）安全管理员安全管理员负责对角色和用户进行授权，将角色权限与数据对象关联起来，并进行数据的备份。具体而言，即根据用户角色的权限，配置其所能操作的相应数据对象。当利用者发起查询与利用操作时，系统自动根据利用者的身份及其所匹配的权限级别返回结果，不在利用者的权限范围内的信息内容则不予显示。同时，可以利用数字水印、网页控件技术等，对电子档案的浏览权限、打印权限、下载权限等分别进行严格的控制，［44］做到定点———只能在某台机器上打开，定人———只能由某个用户使用自己的口令打开，定时———只能在固定的时间段内打开，定次———只能打开固定的次数。同时，还可以实行防复制、防下载、防打印等。［45］（3）安全审计员安全审计员负责全程审计跟踪电子档案利用过程。具体而言，一是对系统管理员和安全管理员的行为进行审计跟踪，确认系统管理员和安全管理员的操作行为合法、合规；二是对安全管理活动的相关信息进行识别、记录、存储和分析，记录、存储用户的利用行为，并对恶意攻击行为进行识别和处理，及时发现和阻止各种来自外部的非法入侵行为以及内部用户的非授权活动。档案利用系统中三类管理员与利用流程的对应关系如图1所示。
3.3全程记录，维护元数据完整
ISO23081-2中指出，档案管理元数据必须具备:（1）档案本身的元数据；（2）业务规则或政策及授权元数据；（3）责任者元数据；（4）业务活动或过程元数据；（5）档案管理过程元数据；（6）有关元数据的元数据。［46］凡是用来描述电子档案管理的元数据，没有全部覆盖以上范围者，对于电子档案管理的描述是欠缺完整的。［47］在副本利用方式下，电子档案副本的形成、利用和管理是档案利用过程元数据积累的主要来源，尽管这些元数据围绕电子档案副本而形成，但却是电子档案利用过程的重要记录，应该与电子档案原件关联，作为电子档案利用情况的全程记录。具体而言，一方面，在生成电子档案副本的过程中，涉及责任主体和复制过程的相关信息十分重要，需要被保存下来，具体包括：档案复制的日期及责任人，从生成者那里获得的档案与由保管者产生的拷贝之间的关系，复制过程对其形式内容、可存取性及使用的影响等。另一方面，在副本的利用与管理过程中，所积累的元数据和档案管理过程的元数据一起，共同组成电子档案管理系统（档案室）阶段的管理过程元数据。也就是说，业务部门在利用档案副本时会积累各种利用信息，档案部门在管理档案副本时也会积累各种保管信息，针对档案副本形成的这些记录需要被妥善保管，作为电子档案利用与副本管理的元数据。这部分元数据主要包括利用权限、密级划分、利用对象、利用时间、利用频率等信息，它们以动态元数据的形式积累，反映了电子档案的利用情况，可以为后续电子档案的管理与利用提供依据。除此之外，电子档案副本管理中产生的利用日志元数据，与电子档案管理过程中产生的管理日志元数据一样，［48］都是电子档案“从其生成时就已遭受的各种变化的信息”，［49］应该得到妥善保管。在电子档案移交给档案馆时，副本管理的利用日志元数据可以与电子档案封装包关联，提供给档案馆以作参考，辅助管理。
3.4电子档案利用阶段的安全保障要点
在电子档案利用的过程中，应该保护档案的完整性和真实性，并确保涉密档案信息不受侵害。［50］具体到电子档案的管理中，其核心要点可以概括为以下两个方面：（1）保护电子档案实体与信息安全电子档案管理系统作为档案流动的“中部枢纽”，确保所接收的档案完整、真实、可用是基本的业务要求，有此基础，才能为前端业务部门提供真实有效的档案信息资源，并为后端档案馆输送真实、完整的档案。因此，在提供利用的过程中，仍然应该把确保电子档案的真实性、完整性、安全性作为第一要务。这就包含两个方面的内容：一是保证电子档案实体安全，使其不被破坏、不被丢失；二是保证电子档案信息安全，使其不被越权利用、不被违规扩散。同时，通过全程审计跟踪记录用户的利用行为、系统管理员的操作行为，作为工作查证的依据，以供事后审核。目前在具体的操作中，提供电子档案副本利用，可以确保电子档案的实体安全。在档案信息安全方面，则可以通过利用系统三权分立监管档案利用行为，从授权登录、利用过程到全程审计对用户的利用行为进行监控；结合使用身份认证、审计跟踪、文件保护、数字水印等技术，可以防止档案信息的越权利用；还需根据利用者的利用请求与权限情况，只将权限范围内允许的档案信息打包传输到终端予以显示，并严格监控其利用行为。（2）保存完整的元数据加拿大律师肯萨斯认为：“电子档案成为证据必须具备三个条件：一是记录或存储电子档案的系统的完整性，二是电子档案的真实性，三是电子档案是在通常的、正常的业务过程中产生、处理和保存的。”［51］简单地说，就是要注重系统、电子档案、形成过程这三个要素。［52］在电子档案提供利用的过程中，保存利用过程中的元数据，记录电子档案信息资源的利用者、利用时间、利用频率等具体的利用过程信息，一方面可以对电子档案信息安全进行跟踪记录，以备查考；另一方面也能够为移交进馆之后的电子档案管理活动提供参考依据。在电子档案提供利用的过程中，同样可以参考纸质档案利用的安全保障对策：一是副本利用，纸质档案利用在不要求凭证性的情况下会提供复制件以满足一般的信息利用需求；在电子档案利用中，则可以抽取电子档案的内容信息形成电子档案副本以供查询和利用，维护电子档案原件实体。二是完整的元数据记录，纸质档案利用中使用档案利用登记表用以记录档案的利用情况；在电子档案利用中，则需要对电子档案副本的利用过程进行全程审计跟踪，并保存利用过程的元数据。除此之外，与纸质档案管理所不同的一点在于，在电子档案管理系统中，需要以安全管理的三权分立为基础来实现电子档案的利用控制，设置系统管理员、安全管理员和安全审计员三类角色，对其安全管理权限进行互相制约，以保证从用户授权登录、查询利用和全程监督审查的整个利用过程都处于可控范围内，防止对档案信息资源的越权获取、越权使用。
4电子档案管理全流程的支撑性安全保障
电子档案管理系统离不开面向档案管理全流程的支撑性安全保障措施，用以巩固电子档案管理系统的安全管理。贯穿于档案管理全流程的支撑性安全保障措施主要包括四性检验和档案备份，二者与保管和利用中的阶段性保障策略相辅相成，在电子档案管理系统中共同保障电子档案安全可控。
4.1四性检验，实现档案质量跟踪
确保电子档案真实、完整、可用、安全是电子档案管理的核心要求。《电子文件管理暂行办法》和《电子档案移交与接收办法》分别要求，在电子文件归档和电子档案移交时，应对电子文件和电子档案的真实性（也称“准确性”）、完整性、可用性、安全性进行检测，这四点要求统称为电子档案“四性”。就其实质内容而言，实践中的四性检验等同于档案管理理论上的技术鉴定，贯穿于档案管理全流程。四性检验的意义主要体现在两个方面：一是控制档案质量，在归档、移交等工作中，以及在需要对电子档案进行迁移、格式转换或传输的情况下，都意味着存储状态、存储系统和管理环境将发生变化，对档案进行四性检验可以使档案接收方或新的保管环境掌握档案质量情况，对于不符合质量要求的档案，可以及时采取措施保障档案安全可控，避免档案质量的进一步损害；二是明晰交接责任，归档和移交都意味着档案管理责任主体将发生变化，规范化的四性检验可以避免缺损档案处理中的主体模糊，有利于明确处置职责，及时维护档案安全。对于电子政务系统中的档案管理而言，贯穿管理全程的四性检验实质上是以动态的形式保障电子档案安全。具体来说，真实性检验要求档案目录信息、内容信息及相关数据信息准确，及数据包规范；完整性检验要求数量和数据两个方面的完整；可用性检验要求数据、内容可读，以及软硬件环境满足长期保存需求；安全性检验则要求档案安全标识规范，并要进行病毒检测、漏洞筛查等。四性检验在电子档案整个生命周期中具有不同的应用需求，在不同情况下，四性检验的侧重点也有所区别。在具体操作中，可以根据管理主体和保管环境是否变化，通过检验功能组配，选择必要的检验项目，达到情境化、高效率的检验效果。在电子档案管理系统中，主要的四性检验节点有三个，分别是文件归档、档案保管与档案移交。在文件归档和档案移交阶段，因管理主体和保管环境都将发生变化，要对电子档案进行全面的四性检验。在档案保管过程中，一方面，应着重开展周期性的真实性、可用性检验，防止档案被更改、不可读；另一方面，在档案利用、档案迁移等情况下，则应该着重开展完整性、安全性检验，防止档案缺损或感染病毒。四性检验具有零散性的特点，在档案管理全流程中，应该根据具体环节中档案内容、档案载体、系统环境、管理主体变化情况，选择具有针对性的检验内容，并及时执行检验。四性检验也具有系统性的特点，在档案管理全流程中，不同环节的四性检验具有不同的侧重点，与不同阶段的档案管理工作需求相契合，可以对电子档案全生命周期的质量控制进行全程保障。
4.2档案备份，提供档案全程保障
数据备份是信息安全保障重要的支撑性措施，在检验性、确认性安全措施的基础上，数据备份可及时、有效地弥补数据缺损、数据失真和数据丢失等漏洞，甚至在面临自然灾害、系统故障等情况时，也可以通过备份数据的恢复重建信息资源。在传统档案管理中，异质、异地备份是档案安全保障的重要措施，对电子政务系统中的档案管理而言同样如此。所不同的是，电子档案备份不再仅以支持灾难预案为目的，而更加突出档案保管、档案利用等环节的安全需求，以为电子档案管理全流程“护航”为目的。电子档案备份应伴随电子档案全生命周期而存在，与数字迁移、副本利用、四性检验等措施相结合，构建更为稳固的电子档案安全保障。电子档案备份工作越来越受到重视。在战略规划方面，《-国家信息化发展战略》关于建设国家信息安全保障体系的要求中明确应重视备份建设；全国档案工作会议以及20、全国局馆长会议都强调档案安全备份的重要性，提出对电子档案实行异质、异地备份。在法规标准方面，《电子文件管理暂行办法》、《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-）、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-），都明确电子档案管理应建立备份，要求电子档案实行三套保管，一套封存保管，一套提供利用，一套异地保存。目前，以电子档案安全保管为目的的备份主要采取异质、异地备份相结合的策略；以电子档案安全利用为目的，则主要采取异质备份策略。电子档案异地备份的实施策略与传统条件下大体相同。对于电子档案异质备份而言，从备份介质上看，包括磁盘阵列、磁带机、光盘、硬盘等多种设备，应当结合实际情况加以选择。然而，最为理想的做法是，对于适宜长期保存的载体，应对电子档案进行同质、异地备份，这将更有利于电子档案保真。电子档案管理系统中的档案备份与档案馆备份措施之间的关系需要进一步明确。
在传统纸质档案管理中，档案备份并不是机关档案室的主要工作内容，备份工作主要由档案馆承担。在电子档案管理中，由于电子档案具有数字化信息的不稳定性特点，出于基本的信息安全考量，在电子档案管理系统中也需要对电子档案进行备份。与传统纸质档案管理相比，电子档案的备份工作应该提前到归档后的档案保管阶段，并且备份应随电子档案一同移交至档案馆。在档案室与档案馆之间，电子档案的备份工作应该具有连续性。首先，电子档案管理系统需要进行档案备份，这是计算机网络与信息系统管理条件下的基本要求，同时国家《数字档案室建设指南》中也作了明确建议，因此电子档案管理系统进行电子档案备份是电子档案管理的基础性需要。其次，在实际工作中，一些电子档案管理系统在向档案馆进行电子档案移交时，往往是异质多载体、多套移交，在本质上已经实现了电子档案及其备份的同时移交。再次，通过调研得知，对于档案馆而言，馆藏电子档案的数量往往是数百T级别甚至更大，完全由档案馆承担从无至有的电子档案备份，其工作量是巨大的，进行一次省级综合档案馆馆藏的完全备份有时需要一个月甚至更久。因此，基于高效率、集约化以及安全保障管理的综合考量，我们认为，应当在电子文件归档后，对电子档案进行备份，并在电子档案管理系统内，实行科学的备份机制；在向档案馆移交电子档案时，一并移交经过周期性维护的备份档案，以及备份管理的日志记录等。这不仅有利于电子档案管理系统开展规范化的备份管理，在电子档案交接后，也有利于档案馆对备份档案开展连续性管理，避免不必要的重复备份，在一定程度上有助于提高档案馆的工作效率。电子档案的四性检验与档案备份对于电子档案管理全流程的安全保障具有支撑性作用。保管与利用阶段的安全保障措施侧重对电子档案进行阶段性的直接保护和监管，而支撑性的安全保障措施则贯穿于电子档案管理全程，提供面向全流程的保障。四性检验作为综合性的检测措施，可以实现档案质量的跟踪，并为管理结点与交接环节提供基础而必要的安全保障；档案备份则可以切实起到电子档案的安全保障作用，尤其在发现档案数据缺损或丢失时，完善的备份恢复机制是目前保障档案实体安全的最佳对策。
5结语
研究档案信息安全保障问题，是解决电子档案“保得住”的关键，是开展档案资源整合与利用、联通与共享、移交与长期保存等后续工作的重要前提。电子档案管理的安全保障应该在信息安全的基础上，结合档案管理的流程特点与业务需求，提炼安全保障的关键要点，寻求更加契合档案管理实际的安全保障对策。本文以电子政务系统中的档案保管与利用为框架，分别对这两个阶段以及电子档案管理全流程的支撑性安全保障策略与要点进行了梳理和分析。电子档案的安全保障应当具有连贯性，并与管理流程紧密结合。综合而言，电子档案保管阶段应关注凭证信息的长期保存以及档案封装方式，协调真实性与长期可读性的保障要求；电子档案利用阶段应关注电子档案的副本利用及其元数据的管理；对于电子档案管理全流程而言，则应关注四性检验的实施方案，以及电子档案管理系统进行电子档案备份及其移交的模式与方法。虽然不同的电子档案管理系统需要根据实际情况采取不同的安全保障策略，但基于共性的档案管理流程，梳理共性的安全保障需求与要点，可以充实档案安全保障的实际内容，从而更好地有的放矢，根据实际需求选用适宜的技术和管理方法，完善电子档案系统中的档案管理安全保障。
篇7：事业单位人事档案管理研究论文
【摘要】随着事业单位人事管理制度的不断变化，以及领导和员工的不断调动等方面的原因，加大了人事档案管理工作的难度，导致了部分管理制度出现漏洞以及档案管理员工的素质和工作能力普遍较低等问题。因此，为了完善和改进出现的问题，事业单位人事档案管理人员需要提高自身的综合素质，加大检查工作的力度，完善单位的规章制度。
【关键词】事业单位；人事档案；管理
一、事业单位人事档案管理存在的问题
（一）人事档案管理的影响。人事档案管理的工作内容包括收集、整理以及更新企业员工的个人基本信息。员工的基本信息应在其正式入职后立即做好记录，信息中主要有员工的教育背景、政治面貌、个人特长以及奖惩情况等，这些信息是员工绩效考核，升值或者岗位调动以及享受各种待遇的主要依据。因此，人事档案管理的工作效率和工作质量牵动着员工的切身利益，同时也关系着单位的发展前景。
（二）不规范的管理制度。对于各类国家下发的规章制度，人事档案管理人员并没有结合本单位的实际情况对其进行改进，而是按部就班以原有的条例及规定来作为本单位的档案管理制度条例和细则。在收集、整理归档、审核信息的过程中，存在随意更改动、涂画、撤销甚至销毁员工个人信息的现象，并且在员工进行人事调动时不提醒该员工需要携带的个人信息并且在接收信息时不及时审核该员工信息是否正确且完整，从而导致某些员工的人事档案信息不完整、甚至出现丢失的现象。
（三）人事档案管理人员对自身工作内容不足够了解。当一个人事档案管理人员在对于自身工作不了解的情况下，势必会给企业的管理工作带来较为严重的影响。目前的认知问题分为两个群体：一方面为领导人，另一方面为管理人员。如领导人对于人事管理缺乏必要的认知，在人力物力等方面的投入较少且不够重视，在一定程度上阻碍了档案管理工作的有效开展。管理人员如缺乏专业管理能力，会导致部分工作无法按时按量完成，从而给档案管理带来较多不良的影响。
（四）单位档案管理人员素质较低。事业单位的人事档案管理均带有机密性、真实性、双向性以及可追溯性。这与其发展的模式息息相关，主要原因为事业单位无法因运营给单位带来直接的盈利，因此，管理人员的工作均以社会的效益以及长远的利益为主，然而因为事业单位档案管理人员的素质较低，导致管理工作出现难以有效开展、资料收集难度较大等问题。
（五）编外员工在单位无正式存档资格。在我国事业单位经过长时间的改革之后，单位内部的人员构成也随之出现较大的变化，即存在较多的合同工以及派遣员工，而这些员工的基本信息无法存档，此类员工的资料存放地方不一致，其存档地与工作地也不尽相同。如此一来，当地人才中心无法及时了解和更新员工的资料。目前，事业单位档案管理人员已不再关注员工的档案问题，任其自由发展，因此员工人事档案资料的意义和作用不如从前。
二、事业单位人事档案管理出现问题的解决方案
（一）加强档案管理的检查及核对工作。人事档案管理人员应定期检查员工的信息，做到及时发现和解决出现的问题。按照员工的入职日期、户籍地点、性别以及教育背景进行分类检查及存放，加大科研的力度，提高档案管理的水平，重视信息技术和计算机的应用，以提高档案管理力度、检测速度以及工作水平。
（二）灵活进行人员档案管理。以国家发布的档案管理制度为基础，结合单位的实际情况进行档案管理制度的制定与建设。因各个事业单位的工作内容以及员工情况都存在不同之处，在档案管理上也需要根据本单位的特点进行归纳总结，制定出符合本事业单位的人事档案管理制度，以确保管理工作可顺利且有效开展。
（三）加强档案管理人员的专业知识培训力度。为提高档案管理人员的工作水平以及素质，应定期对管理人员进行专业知识的培训。可从档案工作信息化、管理常态化以及管理目标要求等方面着手培训，提升档案管理人员的专业知识水平，以推动档案工作可持续发展为主要目的。
（四）为员工建立内部共同的档案文件。虽然合同工和派遣员工的工作地点和档案存放点不一致的.情况是必然存在的，但是事业单位的档案管理人员不能够因此而置之不理。应该在员工入职时，与相关人才中心联系获取该员工的基本信息，在单位内为其建立档案信息补充，并且保持与该人才中心的联系，对该员工的人事档案信息及时做补充整理。
（五）做好员工档案保密工作。人事档案管理是本单位人才资源以及核心技术记录、整理以及更新的过程，如果在此过程中出现问题，会给员工甚至单位带来安全性的危害。因此事业单位人事档案管理人员必须做好保密工作，以确保员工基本资料信息的安全性。首先确保资料的存放地足够安全，其次资料的检查、整理及更新必须由专职工作人员进行此项工作内容，不同的信息资料可分开存放，以确保档案管理的机密性与安全性。
（六）强化档案管理意识。利用先进的技术加大档案管理工作的宣传力度，比如电视、计算机等。以提高领导人以及管理人员对档案管理的意识，引起对其的重视度。宣传达到目的后，可提高领导人及管理人员对人事档案管理的重视与了解，增加对其的支持力度，在一定程度上可提高档案资料更新的效率以及安全度。
篇8：信息时代医院档案管理研究论文
信息时代医院档案管理研究论文
一、信息时代下医院档案管理的现状
1.医院管理体制存在问题
信息产生价值的关键在于共享。导致信息不能够共享的一个重要原因是组织内部的管理体制问题。如果部门之间缺乏流畅的沟通机制,不能很好实现一体化,就会使得信息无法在部门之间顺畅地流动。而目前许多医院恰恰存在这种现象。虽然各个科室都同处于一个医院内部,但是各个科室之间界限分明,存在明显的缝隙,在工作中无法实现连接。这直接表现在医院各个科室的资料各自存档管理,没有统一的管理网络和管理模式,存在档案材料缺失、混乱,或形成不规范材料的现象,无法实现档案信息的共享,大大影响了医院档案的开发利用。要实现医院档案管理的现代化,使医院档案部门更好地服务于各个部门,就必须要求消除各个科室之间的界限,改变科室与科室之间独占信息的局面。
2.信息化的建设意识较为薄弱
传统的医院档案管理模式早已深入人心，影响非常深远，这就导致了很多医院领导层满足于现状，并不重视档案管理的信息化建设，另外，档案管理人员也缺乏信息化建设重要性的认识，未能提出相关建设性的意见和建议，这些都对医院档案管理信息化的进程产生了一定程度的阻碍。
3.档案管理人员素质不高
在医院人才培养中,只重视医疗技术人员素质的培养,并没有把档案人员素质的提高和继续教育纳入计划和要求。档案工作队伍存在着专业知识老化、知识面窄、知识结构不合理、缺少高层次的档案专业人才等问题。许多档案人员的管理水平停留在传统的经验上,思想观念和管理水平跟不上时代的发展,缺乏创新和活力,这些情况已严重阻碍了档案事业的发展。
4.档案管理信息化存在安全隐患
医院档案管理部门和外界畅通的联系，是档案信息资源实现共享的前提，是医院管理工作与病人获得良好服务的需要。因此，工作人员和病人都能自由的使用档案管理系统进行查询，并进行相关信息的获取。这样一来，档案就存在一定的安全隐患，有可能会受到电脑嘿客与计算机病毒的入侵，从而导致档案信息甚至系统被破坏。
二、解决档案管理工作问题的对策
1.改革管理体制
信息产生价值的关键在于共享。导致信息不能够共享的一个重要原因是组织内部的管理体制问题。如果部门之间缺乏流畅的沟通机制，不能很好实现一体化，就会使得信息无法在部门之间顺畅地流动。而目前许多医院恰恰存在这种现象。虽然各个科室都同处于一个医院内部，但是各个科室之间相对独立，界限分明，存在明显的缝隙，在工作中无法实现连接。这给档案信息的收集与编研造成障碍。因此，必须淡化科室的概念，消除医院科室之间的界限，改变各自为政的局面，加强横向联系，从封闭式、分散型走向开放式，形成网络化、一体化，实现“无缝隙”管理。这样才有利于医院各个部门的信息能及时汇集到档案管理部门。同时，要加大资金投入，完善信息化设备。根据实际条件，加大对档案管理工作的投入，为档案管理工作配备较先进的技术设备，促使档案管理逐步从传统的手工、经验管理向现代化的科学管理迈进。
2.提高医院档案管理与服务的意识
医院作为社会公众服务性行业，面向社会公众发布信息资源，实现社会公众个性化需求，通过良好周到的档案服务，使档案管理由传统落后的人工管理转变为信息化服务模式。不断创新档案业务服务理念，全面积极提高档案管理部门工作人员的主动性、积极性、服务性，构建科学合理的档案服务体系，树立以医院为整体的档案服务意识，做到与时俱进，以适应信息化时代科学档案管理的'创新发展要求。
3.重视档案信息安全的管理和防护
上文中提到，在医院档案管理工作创新中建立一个个性化的信息平台，能够改变医院传统档案管理管理实体资料的运行模式，大大提高了医院档案信息资源的管理效率和利用水平。一个网络信息平台的建立确实带来了快捷便利，但也有很多潜在的风险。计算机设备故障、电脑病毒、用户错误操作、嘿客入侵、企业竞争对手破坏等各种因素，都会造成计算机系统的破坏，导致存储的档案信息被破坏或完全丢失。档案信息的长期存储存在着风险，因此，对医院档案信息的安全管理是信息时代医院档案管理的关键要素，我们必须要采取多种防护手段保证医院档案信息的安全性。综上所述，随着信息时代的来临，人们对信息的需求越来越多、越来越迫切，医院档案这种重要的信息资源也越来越被重视，地位和作用的重要性与日俱增。要适应信息社会的需求，建立科学有效的医院档案管理体系需要相关人员的不断努力，采取有效的措施，在多个方面进行创新，充分开发利用医院档案信息，最大限度地发挥其效能，为医院提供更具价值的信息资源，为医院的战略发展提供有力的支持。
篇9：水利工程建设项目档案管理研究论文
摘要：随着现代化建设的不断推进，水利工程建设的地位越来越重要，对水利工程进行合理的管理也是十分重要的。其中，对水利工程的项目建设管理是一个关键环节，项目档案管理的效果好坏直接影响水利工程的绩效。但是目前我国的水利工程建设项目管理工作有很多问题，这些问题有人员和非人员两方面的因素。
关键词：水利工程；档案管理；监督管理
篇10：电力企业档案管理现代化研究论文
电力企业档案管理现代化研究论文
1引言
在社会经济迅猛发展的背景下，电力企业对文书档案管理提出了更为严格的要求，在现代化信息服务的基础上，不断完善企业文书档案管理的模式，提高文书档案管理业务工作的水平和质量，以推进电力企业档案管理信息化的建设，使之更好的服务于企业发展。
2新时期电力企业文书档案管理的要求
目前，信息化建设主要目的在于通过对现有信息资源的开发和利用，将信息的带动服务作用充分发挥出来。电力行业是一个涉及知识和技术的高密集单位，其直接关系到我国国民经济的发展，而电力企业文档是企业在进行经营生产活动中产生的，其记录了企业发展过程中的主要活动，能够为企业发展规划提供最为直接的依据。因此，电力企业应将文书档案管理和信息化建设紧密结合起来，提高档案的利用率，充分发挥文书档案管理的实时服务功能，并利用现有的信息技术手段来提高文书档案管理的现代化水平，以确保电力企业能有效提高文书档案管理工作的质量和水平，同时这也是电力企业文书档案管理在新时期需要满足的新要求。
3电力企业文书档案管理存在的主要问题
3.1忽视了文书档案管理的重要性
目前，诸多电力企业仅认为文书档案管理工作是文字性工作，只需要一些简单的文字说明，未意识到文书档案管理在电力企业发展中的重要作用，不清楚文书档案对电力市场的影响。由于文书档案管理得不到企业高层应有的重视，导致这些电力企业在文书档案管理方面的投入不足，出现档案室设施不全、保管条件和保管手段落后等现象，从而无法为企业提供高质量、高效能的服务。
3.2文书工作与档案管理缺乏衔接性
在实际工作中，诸多电力企业并没有将文书工作与档案管理工作很好的联系到一起，在一定时间内，针对同一件事情文书工作和档案管理工作若不能有效的整合在一起，极易产生差距，且在出现问题后的处理方式也不相同，这对文件的统一性与完整性造成一定影响，不利于促进电力企业的持续发展。
3.3文书档案利用率低
由于部分电力企业的文书档案管理工作流走于表面形式，导致很多档案资源不能有效利用到电力企业的管理工作中，再加上现阶段的文书档案管理工作未能充分运用到科学信息技术，很多数据资料无法实现数字化管理，很多工作需要以传统的人工方式完成，极易在实际工作中出现误差。若电力企业的文书档案管理工作到位，数据资料完整，可为电力企业的持续发展提供可靠的资料资源，提高电力企业的工作效率，从而为电力企业的发展奠定坚实的基础。
3.4文书档案数字化管理水平低
结合当前社会经济发展的主要特点，数字化管理是适合当前电力企业文书档案管理的最佳形式，提高文书档案管理的科学性与有效性，可有效满足现代社会发展的`趋势。但电力企业对数字化建设不重视，缺乏对数字化管理的相关专业知识，缺少详细的标准和制度来实行数字化管理，未能将电力文书档案资源的效用充分发展出来，严重制约了电力企业发展的脚步。
4电力企业加强文书档案管理的措施
4.1加强档案专题管理，提高档案利用率
专题档案是指电力企业及个人在某项重大活动或专题工作中直接形成的载体档案，可为电力企业制定科学决策提供可靠的材料依据。专题档案的领域相对广泛、档案形成时间具有偶然性，因此，电力企业在收集专题档案时需采用专门的收集方法，结合电力企业专题档案的管理特点及原则等，针对性的采取不同方法对文件材料进行调整，比如针对企业各项重大主体活动的专题档案可构成一个独立的全宗，再由档案管理部门按照整理档案的规则对专题档案进行编目和鉴定。企业重大活动文件档案应组卷，按照重大活动中形成文件的规律及原则，依据问题的特征实施档案分类分卷工作，尽量为电力企业提供文书档案实时服务，充分发挥专题档案的重要价值，提高档案的利用率。
4.2加强文书档案数字化管理，提高数字化水平
所谓的文书档案数字化管理主要是指利用数据压缩技术、高速扫描技术等将企业的文书档案系统组织成一个合理有序的档案信息库。①电力企业文书档案数字化建设的目的在于针对文书档案建立目录数据库，从而为电力企业实现企业信息活动的全面掌控奠定基础。②电力企业文书档案信息的数字化即是在目录数据库的基础上运用高速扫描技术，通过扫描录入的方式将文书档案中所涉及的内容按照原貌图像进行存储，并编制相应的目录索引，以为电力企业文书档案的数字化建设提供优质服务。
4.3加强人才队伍建设，提高工作人员的业务水平
①完善人才的任用制度。通过多种有效措施吸引专业能力强，且具备现代管理意识的人才，并根据岗位及人才的实际情况进行编制；②根据现代社会对电力企业发展的需求，加强对档案管理人才的培训，不断优化管理人员的知识结构；③利用讲座、交流会等形式，加强电力企业内外人才之间的信息交流，实现信息资源的共享；④企业应为档案管理人员的未来发展提供更多的机会，帮助其做好职业生涯规划，以实现其自身价值，提高人员对岗位及企业的责任意识。
4.4提高文书工作与档案管理的衔接性
加强文书工作和档案管理工作的相互融合，相关工作人员应加强研究自身所处岗位的特点和性质，在两者存在差异化的基础上，实行统一管理。电力企业档案管理人员需严格执行相关的管理制度，及时准确的接收文件、核对文件，整合资源，若发现与实际不符或出现错误，应及时向文书工作人员反馈，确保文书档案的质量。另外，电力企业档案管理部门应对借阅制度进行完善，做好文书档案的保护工作，避免丢失遗漏。
5案例分析
A是从事电力企业文书档案管理工作的人员，在刚开始从事文书档案管理工作时，所有的文件档案均是在记录本上登记后，将其送至档案室，若企业内部员工需要进行查询或借阅的话，需从记录本上逐一查找，且记录好借阅人的借阅时间和归还时间，一旦工作处于繁忙状态，极易出现登记错误。近两年，该企业越来越重视文书档案管理工作，加强文书档案管理的数字化建设，将传统手工模式与现代先进技术相结合。该企业每年三月份均会开展“电力设施保护宣传月”的活动，2月份，企业领导要求A将3月“电力设施保护宣传月”活动的相关档案调出来，以借鉴相关数据来拟定今年的活动计划。A通过数字化档案管理信息系统在检索的地方输入“20电力设施保护宣传月”，系统会立即检索出年电力设施保护宣传月的相关内容，如表1所示，大大提高档案的查询速度和效率。
6结语
综上所述，在市场经济不断发展的背景下，对电力企业文书档案管理中存在的问题进行分析，并根据新时代发展对档案管理的要求，不断创新改革，建立与现代文书档案管理相适应的制度规范，并积极探索与当前电力企业发展相适应的运行模式，以将文书档案管理在企业发展中的推动作用充分发挥出来。
参考文献：
[1]张媛.试论电力企业档案管理现代化[J].科技情报开发与经济，，21(20)：108-110.
[2]龙绣娟.进一步加强电力企业文书档案管理现代化[J].科技资讯，，12(18)：211.
[3]段虹.浅谈电力企业档案管理如何与时俱进[J].科技情报开发与经济，，20(6)：175-177.
篇11：档案管理信息化建设研究论文
2.1加强档案管理信息化的基础设施和资源体系建设
档案管理信息化的基础设施和资源体系建设是档案管理信息化建设的核心任务和基础工作。加强档案管理信息化的基础设施建设，一方面要配备质量可靠、性能优良的软、硬件设备。另一方面，综合考虑馆藏规模、档案管理软件运行要求等诸多因素开发档案管理软件，提高档案管理软、硬件的安全、正常运行。同时提高档案管理计算机和网络技术的应用程度，建立和健全面向社会、服务公众的档案管理网站，以有效实现档案信息资源的共享。而加强档案管理信息化的资源体系建设，应积极运用信息技术与多媒体技术、信息技术等全面整合档案信息资源，重点加强档案目录中心建设、档案目录数据库建设、纸质档案数字化建设、档案电子文件归档及多媒体档案数据库的建设。
2.2健全档案管理信息化的管理制度，重点加强安全管理制度建设
档案管理部门应不断建立和完善档案工作的管理制度，规章制度要体现合理性、科学性、简明实用性和制度约束的双向性。同时应严格执行管理制度，维护制度执行的严肃性，制定相应的奖惩制度，提高制度的权威性。另外，鉴于档案信息化管理体系的资源共享性，应重点健全档案管理信息化的安全管理制度，档案管理人员应提高警惕性，自觉遵守和贯彻相关的法律、法规、制度与标准，依法对档案资源进行管理，确保档案信息化系统安全、稳定运行。同时可采用防范病毒的网络系统、数据库自动备份、身份认证、查阅权限、加密保护等安全防护措施，提高档案数字化的安全性，维护网络信息系统的安全。
2.3加强档案管理信息化的标准体系建设
档案管理信息化决不仅仅是档案的录入、扫描和网络传输，每个步骤都应有其相应的标准，以防止各自为政带来的一系列问题。因此，应制定重点行业档案工作规范，加强档案管理信息化的标准体系建设。具体而言就是对档案资料的归档、管理档案信息的资源标识、描述、转化、存储、查询、交换与使用等过程制定统一的技术标准，如音频文件按照统一格式进行转化、扫描件要达到统一清晰度，以保障档案信息化工作有统一的工作规范可以依据，确保档案信息化工作有章可循。另外，在档案管理信息化标准体系建设过程中应避免档案信息资源的重复开发，提高档案信息资源的利用率。
2.4加强认识，促进档案管理信息化的人才队伍建设
各级档案管理部门要摒弃传统工作理念，积极改变工作思路，树立现代性的档案管理理念，可通过培训等手段强化档案管理人员对档案管理信息化的理解和认识，创新档案管理方式及服务方式，以更好的适应时代发展的新需求。另外，高素质的人才支持是档案管理信息化建设的基础和保障，因此应不断加强档案管理信息化的人才队伍建设。为提高档案管理信息化人才队伍综合素质，有必要加强定向培训力度，加强对档案管理人员的继续教育工作，提高档案管理人员的专业知识、业务技能、档案管理信息化技术。可定期组织业务培训及专业技术培训，使档案管理人员掌握局域网、网络设备、数据库、网站、软件系统等信息技术和档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史、档案管理学等档案专业知识，成为复合型的档案专业人才。同时要求档案管理人员具备良好的职业素养、较强的开拓创新意识。
3总结
总之，档案管理信息化建设是一项系统工程，各级档案部门应积极推进档案管理信息化建设，提升档案的公共服务能力，促进档案事业的科学发展，以适应时代发展的需要，更好地服务社会。
篇12：档案管理信息化建设研究论文
1.1缺乏对档案管理信息化重要性认识。
当前，虽然我国的档案信息化建设工作取得了一定的进展，但档案管理工作中“为保管而保管，重保管轻利用”的思想依然存在，思想认识上出现偏差，往往怠于配合、协助。
1.2资金投入不足,基础设施不够完善。
档案信息化建设必须以高性能的软硬件基础设施来保证，但目前因缺乏对档案信息化建设的资金投入，相关的软硬件设施配备不全，且维修、更换、升级等未及时跟上，制约着档案信息化建设。
1.3档案管理的标准化水平低。
档案管理信息化标准的制定和执行是信息化建设的保证，但就目前而言，我国各地、各系统档案信息和网络建设的形式尚未建立统一标准和规范，规范性有待提高，档案信息资源建设落后，无法全面实施。
1.4缺乏专业的档案管理信息化人才。
由于缺乏一支综合素质高的档案管理信息化人才队伍，严重阻碍我国档案管理信息化建设。目前，部分从事档案信息化管理的人员的综合素质偏低，其技术能力、管理经验等不能适应新时期档案信息化建设的需求，同时由于人员的稳定性不足，阻碍档案信息化建设工作的`进展。
篇13：水利工程建设项目档案管理研究论文
1.1水利工程项目档案的信息收集问题
水利工程工作量巨大，涉及的问题多，范围广。如果想要真实地反映水利工程在建设过程中的状态还有建设完工之后的使用状况，利用正确充足的信息进行正确的项目档案管理是存在一定困难的。目前很多水利工程档案管理人员只是将工程管理的建造人员移交上来的信息进行一下简单的整理就记录进档案中，并没有亲自进行信息收集，也就谈不上对这些信息的真实性和准确性进行检验，也不能保证信息收集的全面性。档案收集还存在着不能及时采集，信息之所以具备有效性就是在及时的时间反映水利工程工作现场最真实的状况，但是在现实操作中，这点做得很不到位，很多档案管理人员都把对档案的归集整理工作大量的堆积到工程完成后期，完全是为了应付检查而准备。这些问题都是在信息收集过程中存在的不能忽视的问题。
1.2监督管理水利工程项目档案的人员素质水平不高
由于很多领导部门对水利工程中档案管理的工作不重视，导致领导人员对管理项目档案的岗位安排也不重视，这是造成监督管理水利工程项目档案的人员素质水平不高的一个直接原因。进行档案管理的人员基本上是从水利工程建筑一线上退居二线的建设人员或者是刚刚上任的新员工，他们都没有专业的进行档案管理的知识，甚至有的水利工程单位连基本的人员配备数量都不能保证。没有专业的档案管理知识，就会导致工作人员在进行档案管理时不能对档案进行分门别类的处理，导致信息混乱。而且如果工作人员素质水平不高也就不具备管理意识，没有主动去收集资料和主动解决问题的意识，使管理过程中出现的很多问题都得不到及时解决。
1.3对水利工程建设项目档案管理仍采用传统方法
随着科学技术的发展，各行各业都将信息化技术引入到建设环节或者管理过程中，水利工程也在各方面都大量的引进了科学信息技术，但是在对项目档案的管理问题上，信息化技术的投入力度还是不够的。很多单位对水利工程的项目档案进行管理时还是采用传统的方法，采用人员手工填制的方法进行档案增加，在进行查阅时需要人工检索，将档案都统一放置在档案室里，不能通过网络这样便捷的渠道进行查阅。对信息数据的处理方式上也是大部分采用人员分析、人员登记、人员审核的做法，这使得大量的时间和精力被浪费，对保证信息的准确性和及时性也十分不利。
1.4水利工程项目档案管理相关制度和体系不完善
项目档案管理制度不完善会导致很多问题，没有统一严格的制度标准，信息资料登记的不完善全面，使信息内容丢失。没有相应的制度条例和标准来衡量说明哪些是信息应该反馈的重点内容，也会使档案的重点模糊，不能反映真实的情况。没有制度的约束，使得各部门之间的关联性不大，不能有效地进行很好的沟通。领导分工也不明确，不能实施有效的管理，对档案的管理和监督也没有专业的部门和制度保证。而且，即便是有些水利工程所在的单位制定了相应的制度和体系，但是并不会认真的去完成。
2档案管理过程中出现问题的解决措施
2.1提高对水利工程档案信息收集的`效率
针对水利工程的工程量大、范围广、时间长的特点，为了更好地收集到所需信息，可以采取拓宽信息收集渠道的方式来进行收集。比如，可以采取多个部门同时提供和收集信息的方式。在水利工程的建设和建成后维护的过程中，都是需要各部门积极合作，所以信息在各个部门中也是相互流通的。对于信息的收集，不能只是片面地考虑某个部门的信息，而是要从全局出发来收集信息，这样就可以保证信息的全面性，另外，各个部门之间可以对流通的信息进行监督和检验，提高信息的准确性。还可以通过分项目进行信息收集的方法来拓宽收集渠道，这样不仅可以更加详细地反映重点项目的情况，还可以大幅度提高项目的精准性。在水利工程的现场建设情况有新的进展或者发生情况时，相关部门要将这类信息及时记录并且及时移交进行登记，保证信息及时有效，以反映真实情况，不能把信息收集的登记工作推迟。只有这样，才能让信息为项目档案的建立以及水利工程的实施提供帮助。
2.2提高人员素质水平
对档案管理工作进行精良人员配备十分重要。应该吸收有专业档案管理知识的人才，保证档案管理部门的职工数量。为了提高工作人员素质，应该定期举行专业知识讲座，定期进行人员培训、进修。为了适应现代管理技术的发展，应该讲解信息化技术在项目档案管理中的应用。该提高管理工作人员工作意识，认识到自己工作的重要性，提高工作的认真程度和谨慎性，主动做好本职工作，改变传统项目档案管理思想，运用现代思想进行水利工程项目档案管理。
2.3提高水利工程建设项目档案管理的信息化水平
科学技术的飞速发展为提高工作效率带来了福音。企业应提高水利工程建设项目档案管理的信息化水平，不能再应用传统的方案进行项目档案的管理。对不同的水利工程项目建立专门的信息系统，信息在系统中自动生成，在记录档案时可以直接使用，档案建立完成后可以智能校验。如果要查阅档案，也可以通过对信息系统进行检索操作来方便快捷的进行查阅，节省大量人力物力及时间精力，提升档案建立的真实全面性。
2.4建立完善的水利工程项目档案管理体系和制度
对水利工程建立完善的档案管理体系和制度要贯彻国家有关的法律法规、条例政策，还要结合自身水利工程的特点来制定统一的标准，使得档案建立的过程中，有据可依，明确什么是重点内容，内容应该怎样建立的问题。同时，还要加强各部门之间的沟通交流，让项目档案管理的体系和制度形成一个整体。制度和体系一旦建立，各部门就要严格实施，不能应付了事。
3结语
水利工程在现代化建设中的作用越来越大，其过程中的任何一个细节都不能放过。对于水利工程项目档案建设管理中存在的信息收集不到位、人员素质不够、信息化技术应用不够、制度体系不完善的问题，应该采取提高信息收集的效率、加强人员素质、大量应用信息技术、完善制度体系的措施。
参考文献：
［1］张艳铃.浅析水利工程建设项目档案管理［J］.科技情报开发与经济，，（10）：55.
［2］徐红.水利工程建设项目档案管理探讨［J］.江淮水利科技，，（04）：39.
篇14：艺术档案管理措施研究论文
文化艺术活动的开展，是围绕着某项具体文化艺术活动项目的展开而进行的，规律性地形成一系列相关的文化艺术材料。这些材料记录和反映了该项艺术活动的全部过程和最终结果，构成了一个反映该项艺术活动的文件整体,这就是艺术档案的整体性特征。一项艺术业务活动所形成的艺术档案是一个完整统一的整体，她能反映出综合艺术各要素的不可分割性，反映出各类艺术业务人员共同进行艺术思维活动的全过程，反映出艺术业务活动所取得成果及其在当时造成的社会影响，也能反映出各种艺术形式之间内在的历史联系。这是艺术档案的一个明显特征，现代文化艺术活动所采用的技术手段是多种多样的，而不同的技术手段，所产生的记录形式和载体是非常丰富和复杂的。所以艺术档案材料在载体类型上呈现多样性特点，在保管工作中有艺术档案用多种不同的记录手段、在不同的载体上、以不同的方式共同反映一项艺术活动的全过程及其取得艺术成果，加之各类艺术手法表现的形式、内容千差万别，这就必然成就艺术档案材料、类型的丰富多样。艺术档案带有深厚的艺术家的个人色彩。由于艺术家各自生活的阅历不同，思想性格千差万别，审美情趣存在差异，艺术才能不同，即使同一个艺术家在不同的时期内，其艺术思想、倾向、风格、创造方法也不尽相同，根据个人风格和各自创作方法的不同，艺术家被分为各种流派。因此，艺术档案也必然带有不同特色的艺术风格和流派特点。
艺术档案是在各类文化艺术工作和活动中形成的，有着极高的使用价值和保存价值。
（一）艺术档案是文化艺术传承的重要载体。艺术档案是从事文化艺术活动的反映，它真实记录了文化艺术的产生、形成和发展，是文化艺术智慧的结晶，凝集了许多艺术家的心血和时代艺术成就。所有文化艺术活动的成就都是通过文字、声像、实物、图表以及电子数据等多种形式保存下来的。从某种意义上说，是艺术档案使文化艺术的生命得以延续。反之，如果没有艺术档案，文化艺术活动的历史就有可能被阻断。
（二）艺术档案对传播群众文化艺术有着重要作用。群众文化艺术通过各种形式得以传播和流传的，文化艺术传播的好坏直接影响到文化艺术生命延续的长短。在各种文化传媒中，艺术档案以其原始性和真实性而最具有权威性和感染力。可以说，以艺术档案为媒介面的文化艺术，生命力相对旺盛。如极具影响的电影《梅兰芳》，其巨大影响就与艺术档案中关于京剧档案的传播有着密切联系。
（三）艺术档案对发展艺术事业有重要作用。艺术档案是记录着大量丰富生动文化艺术活动信息的重要载体，它所储存的艺术资料是艺术的宝库。我们开展艺术活动可以从中去寻找材料，开拓思维，启发灵感，进行艺术再创新。艺术档案又是物态化的文化艺术活动历史，许多与文化艺术有关系的活动等，都必须依托艺术档案来佐证。尤其是申报艺术类非物质文化遗产，必须到艺术档案中寻找珍贵的文化艺术记忆，往往艺术档案中的一张照片、一份手稿、一份记录就是散落在历史尘埃的一颗颗珍珠，通过艺术档案就可以形成一串串闪闪发光的非物质文化遗产的项链。
加强艺术档案管理的重要性
艺术档案管理工作是文化艺术管理工作的基本内容之一，是记录文化艺术事业发展历史、保存艺术成品、造福后世的重要手段。在新的历史形势下，我们要充分认识艺术档案管理的重要意义，引进先进的管理理念和手段，面向社会、面向大众，实现艺术档案管理工作的良性发展。
（一）加强艺术档案管理是文化艺术传承的重要环节。艺术档案是文化艺术事业可持续发展的基础，艺术档案管理是进行文化艺术传承中的一项重要工作和具体手段，建立艺术档案，管理好珍贵的艺术档案，是文化系统艺术业务和档案业务的新发展，也是文化系统业务建设中的一项重要内容。只有拥有全面、完整的.艺术档案，才能充分发挥艺术档案对文化艺术研究、文化艺术教学、文化艺术交流的积极作用。
（二）加强艺术档案管理是文化艺术事业创新发展的重要条件。艺术档案管理最终目的就是为文化艺术创新服务，文化艺术事业创新发展要有其精彩的内容做支撑，文化艺术工作的主要内容是文化艺术生产，只有拥有适应市场、顺应时代、与时俱进的艺术作品，我们的艺术团队才能立于不败之地，才能形成自己的个性、品牌和形象。艺术创作、艺术生产的生命在于艺术作品的推陈出新、发扬光大，而丰富完整的艺术档案和及时有序的艺术档案管理就能让艺术档案发挥超出其形成单位及其专业内涵的重大作用，为文化艺术教学、文化艺术交流、文化艺术活动、文化艺术传承和文化艺术创新服务，从而发展和繁荣文化艺术事业。
（三）加强艺术档案管理是保护文化艺术产品、发挥艺术档案最大作用的客观要求。当前，艺术档案管理工作还存在不少问题，有的甚至危及文化艺术产品的保护，影响了艺术档案的使用价值和保存价值。如有的文化艺术单位的领导同志和档案管理人员对文化档案的重视程度不高,艺术档案收集和归档一定程度上处于放任自流状态，造成一些艺术档案散落在创作者或演出者手中，未能及时完整地归档到档案管理部门；有的单位保管条件较差，艺术档案难以长期保存，造成文化艺术作品、创作设计图稿遗失或受潮、起皱、甚至霉变，破坏了作品本身的完整性，以致部分艺术档案无法利用；有的艺术档案建立得不完整、不系统，有遗漏、缺失现象，有的单位却把所有文件材料都装入艺术档案，有的没有明确归档范围、保存期限、归档时间和收集文化艺术材料的方法、步骤，致使艺术档案不规范。这些迫切需要采取措施，加强对艺术档案的保护、收信和管理。
篇15：艺术档案管理措施研究论文
加强艺术档案管理工作，首要的是提高文化艺术管理部门对艺术档案重要性和迫切性的认识，把档案管理工作放在更加重要的位置，加大资金资源投入，强化工作力量，解决有人办事、有钱办事问题。同时，要进一步强化工作措施，不断提高艺术档案管理的质量和水平。
（一）完善管理制度。加强艺术档案的管理，必须建立和完善艺术档案管理的规章制度，对艺术档案的收集、归档、移交保管、借阅、利用作出明确规定。档案管理部门要严格执行《档案法》《著作权法》等相关法规，防止艺术档案分散流失，杜绝归为己有。要将艺术档案工作纳入文化艺术单位工作计划，并把其作为考核的重要内容。还要给提供档案者出具收藏证书和补偿一定的制作成本费用，通过不定期举办优秀艺术档案展览等，提高文化艺术工作者上交档案的积极性，建立健全保存、上交艺术档案资料的激励机制。
（二）明确归档范围。艺术档案材料的归档范围应当包括：文学创作，艺术表演，美术、摄影，社会文化，艺术研究，艺术教育，文化交流以及个人艺术等活动中形成的具有保存价值的各种艺术材料（如文字、声像、照片、实物等载体形式）。另外，业务人员在职务活动中形成的具有保存价值的艺术材料，也属归档范围。而那些为艺术创作、研究、教学和文化艺术活动参考而收集的图书、报刊、音像带、照片、剧本和有关文章材料等，均作为资料保存，不应归档。在文化艺术活动中形成的属国家所有的各种载体的艺术材料和实物，任何个人不得据为己有。
（三）强化收集与整理。收集整理艺术档案材料时，应遵循文化艺术材料的形成规律，保持文化艺术材料之间的有机联系和完整，便于保管和利用。要根据不同内容和载体分别进行归类和立卷。艺术档案应分为大类和属类，大类设业务类、个人业务类、综合类等，具体属类应按照归档范围设置。要按照艺术档案材料的内容、种类立卷，其中戏剧材料按剧目分类立卷，音乐歌舞演出材料按节目分类立卷，文化艺术科研材料按科研专题分类立卷，艺术教育材料按各专业课程分类立卷，社会文化、文化交流材料按业务活动进行立卷。对录音带、录像带、照片、唱片、光盘等非纸质载体的艺术档案材料归档时，应将每一单项作为一个保管单位，单独编排档号，并采取按年度结合内容的方法分类整理和编号。其中与文字材料有直接联系的应编写互见号或互见卡。反映和记录本单位的文化艺术活动并对以后艺术创作、艺术研究有重要参考借鉴作用的艺术档案材料，应永久保存。在本单位组织或参与的重大的艺术活动中形成的，并具有一定艺术参考价值的艺术档案材料，应长期保存。
（四）加强信息化管理。信息技术的快速发展，数字化、网络化、多媒体时代的到来，为实现艺术档案长期保存、资源共享，延长档案寿命提供了广阔空间。档案管理部门要利用多媒体技术对现有艺术档案的原始资料进行处理，借助扫描仪、数码相机、光盘等手段，将其转化为电子数据，实现艺术档案数字化；同时，建立艺术档案目录数据库，便于艺术档案的检索和查阅，实现艺术档案信息化管理。
（五）加大教育培训力度。文化艺术单位要通过举办艺术档案知识培训班、文化艺术藏品展览等，加大宣传教育，提高档案管理人员自身素质，使其具有良好的职业道德和专业技能，具备一定的文化素质和艺术鉴赏能力，为档案管理部门做好接收、积累艺术档案工作打下良好的基础。
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