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商务英语信函写作范文

时间：2023-11-14 07:39:42 其他范文收藏本文下载本文

商务英语信函写作范文（合集16篇）由网友“woodb288”投稿提供，以下文章小编为您整理的商务英语信函写作范文，供大家阅读。

商务英语信函写作范文

篇1：商务英语信函回信写作

Dear sir,

Firstly, We’d like to apologize for the late reply due to the problem of our computer network. We have repaired the machine and mailed back to you. Do you receive it ? The repair charge is US$ 1500, and the receipt will be based on the US$1200 as you requested. After the confirmation, please transfer US$1500 repairing charge to the

following a/c : To show our sincerity, we are willing to reduce price of RS10000 to the lowest US $114,000 . Besides, regarding to the 3 items you request, we will mail to you by express .

Thank you for your cooperation and we wish you success in your business.

P.S.: We are the SMT Machine manufacturer, and we only produce the new machines.Since we do not carry on the sales of used machines, we are unable to provide you the related information.

参考译文：

您好：

首先，我们必须向您致歉，由于敝公司计算机网络的问题，以致信件延迟至今才能回复您，请您见谅。

您送修的机器已经修理完成且已寄回，不知您收到没?修理的费用是1500美元，发票开立如您所要求1200美元，如果确认无误，请贵公司将修理费用1500美元汇至下列账户：

为了表示我们的感谢，我们会将S10000的.价格降至最低114,000美元。另外您要的三项东西，我们会用快递寄去给您。

谢谢您的合作，并祝事业昌隆!

P.S.：敝公司是一家SMT的制造商，生产的都是全新的机器，并无经营旧机器的买卖，所以很抱歉，无法提供您所需求的信息

篇2：商务英语信函的写作

商务英语信函的写作

商务信函写作能力直接影响到买家对公司的评估,给客户的每一份信函、邮件或者传真,都代表着公司的形象,显示公司的水平和实力。同时,也可以用这种方式来评估和了解买家。商务信函写作决定了是否以专业的方式跟买家进行有效的沟通,在业务往来中占据着举足轻重的地位。因此商务信函的写作技巧是国际商务人员必须掌握的一门重要功课。

尽管写作在今天已经被列为商业领域的关键技能之一,但在这一领域接收过全面训练的人还是少之又少的,人们要不就是在几乎无须动笔的课程上学有专攻,要么就是专攻学术写作之道,而学术写作与商务写作不是一回事。学术写作与商务写作的不同,主要在于读者和写作目的不同。在学术写作中,写作者的目的是要让有限的读者信服自己在专业领域的博学。读者通常也是行业内的专家,他们阅读和评价论文是有报酬的。而在商务英语写作领域,文章是写给那些可能并不了解写作题材的各行各业的读者看的。商务文章的写作,受到时间和金钱两方面的限制,另外,读者无须,也不想花时间来整理和阅读那些冗长而复杂的文章,因此,今天的商务沟通要求的是一种简洁明了易懂的文风。

因此要符合上述交流的要求,并且树立起专业,以顾客为本和思维清晰的形象,要注意的一些问题如下。

一、读者

了解读者是成功的关键。无论任何交流(无论是文书的还是口头的交流)的首要原则即便是了解听众,一切都围绕着这一原则进行。

二、遣词

简单的词效果是最好的。阅读理解研究的结果显示,如果文章的难度稍稍低于人们通常的理解水平,那他们理解起来就会更快。在生意场上的人,无论是老板还是打工族都没有时间为了看懂生词而去。所以为了确保普通读者正确理解你的意思,尽量挑选短小精悍的简单词汇。这样也就减少了产生误解的可能。行话仍有用武之地。行话是在特定的团体或行业内使用的专业语言。如果给这样的团体写信,行话就能比平常的`语言更清晰更准确的解释某些概念,也有助于于技术人员读者建立起和谐友好的联系。

三、造句

句首、句尾的内容应该得到突出。人们在看电视情景喜剧时也是这样一个情形,他们一打开电视,因为熟悉剧情的发展看到中间就会开溜去看其他频道,然后再回来看结尾。因此别把重要信息埋没在长句的中间位置,这样可能会被人忽略漏看。商务应用文句子的平均长度为15 到18 个单词。这是使读者能够快速理解句意的最佳长度。如果超过18 个单词,读者看到这种句子要么会跳过中间的细节,要么就会错误的理解句意,因此长度应切成两到三个短句为宜。最佳的商务信函应该由长短不同地句子组成。太多长句会使人不知所措,太多短句则读起来像是小儿絮语,长短句交错的文章对读者最具吸引力。标点超过四处的句子令人难以卒读。句子因为太复杂而需要那么多的标点的话,读者是很难读懂的。把这样的长句断成两句或更多的短句,这样有助于有逻辑地清楚明白地表达观点。表达三个乃至更多观点时使用列表是最好的办法,标题式的列表可以帮助读者迅速掌握要点,而且也留有空白的间隔。

四、分段

信函、备忘录和报告的起始段落与结尾段落的长度不应超过三到四行。从心理学的角度上看,如果段落过长,就可能使读者不愿意花时间继续看下去。结尾段落也应该简短扼要,明白说明读者应该采取怎样的行动。意思表达的越清楚越准确,越有可能得到想要的效果,位于信函、备忘录或报告肢体部分的段落绝不应该超过8 行长。今天的读者已经不习惯长篇大论,他们会撇开中间的段落之看第一和最后一句。因此,为了保证读者不漏掉重要的信息,将段落长度控制在8 行以内是最好的。电子邮件中的起始和结尾应该只有2～3 行长,主题部分段落长度不应该超过5 行。凡事为读者着想起见,尽可能缩短段落。

五、外观

外观是非常重要的。大多数人并不关心文档的外观。然而一封信函,电子邮件或报告的外观如何,在很大程度上决定了收件方是否愿意拆开阅读。如果其书写潦草难懂,那对方可能就会忽略其内容或推迟到以后再阅读。选择合适的字体和字号。字体应以适宜阅读为标准。现在有了word 软件,人们有机会使用多种大量不同的字体,但是如果同时使用多种字体,写出的东西就会获得“勒索信”一样的效果。字要慎重的选择,太小太大都不利于读者的阅读。绝不要整篇文档或电子邮件都用大写字母、粗体字或斜体字来写。有些人以为这样可以突出个人的风格或趣味,于是大部分甚至整篇文档都用大写字母、粗体字或斜体字来写。但是这些字体很难阅读,如果不加节制的滥用,反倒使它们丧失了正常的功用——即对某些单词或习语起到强调作用。只在其强调作用时用大写字母、粗体字或斜体字。

篇3：浅谈商务英语的信函写作

在日常的工作交流中，英文信函的往来再所难免。如何在这些信函中准确表词达意，让自身的工作能够顺利的进行，在商务英语的写作中，除了词汇量和句型使用的因素外，影响我们表达的还有哪些因素，都是我们关心的。许多人写信时，常努力表达清楚个人意见，却忽略了写信的目的和对象。信函的目的就是和读信人进行必要的沟通，达成一致观点或意见，或使读信人认同你的`观点和做法。因此，为保证沟通的顺畅，写信过程中应始终保持“同理心”，充分考虑读信人的文化程度，生活背景，读信时候的心情及可能会有的反应，挑选适合的表达方式，才能使写信人的意图被充分的理解，并在最大可能上和读信人达成一致，起到沟通和交流和目的。

避免“敌对”态度的产生在商务信函的写作中，由于潜词不当而造成的误会，其中绝大部分是由于忽略了词语的感情色彩而造成的，使读信人产生了“敌对的情绪”，从而使写信人的观点、意见不能被采纳或接受。例如，我们要求供应商能够提供正确的尺码的时候，有些学员会写成：“Do you think you could possibly send me the correct size this time?”从字面上面看这句话的意思没错。可是，我们忽略了Do you think you could…这个句式蕴涵了强烈的反问的语气，于是一句简单的询问，在读信的人看来变成了带有“讽刺”意味的质疑了。如果我们把这句话改成：Would you please replace the dress with one of the correct size?，听上去就是一句非常“诚恳”的请求，那么这样的请求被满足的可能性也会大很多。

此外，过多的使用“否定词”和命令性的词语，也容易引起对方的“敌对情绪”，就如当一些客户提出退货要求的时候，生产商的工作人员会要求客户提供发票。当遇到客户不能提供发票时，我们常需要拒绝客户退货的要求。在陈述理由的时候，有些学员会写：“You can?鄄not have a refund because you don’t have a re?鄄ceipt.”虽然，我们是根据流程和规定进行我们的工作，但是在这句话中出现了太多的not，措词非常强硬。这很可能会使客户的不满继续升级，而不能很好的解决争议。如果我们将这句话改成：You will receive a refund when you send the receipt.，情况就可能会改观。就从文字上来理解，这两句话所表达的意思基本相同，但其中包含的感情色彩和对读信人产生的心理作用却完全不同。因此，在撰写商务信函时，我们常会建议学生写完初稿后，站在收信人的角度通读全文，用“同理心”来避免信件中因为“措词不当”而产生敌对情绪。简洁的文字和高效率的工作

“提高工作效率”是许多办公室的白领并不陌生的词句；其实在商务英语的写作中，用词简练、有效也是为了提高工作效率，让收信人能在第一时间就了解主要意图，而不是花时间反复“欣赏”潜词造句的艺术。可是实际工作中，很多学员都会忘了这条写作的基本原则，进入“堆砌词藻”的误区。当然“累赘”的错误是比较明显的，更多时候，我们是为了追求句式的多样化而忘记了“简洁”的原则：例如，在表达目的关系时，用for the purpose of这个词组代替代to；在表达可能性时，不用probably而喜欢用in all probability等。这样表达不能说是错的，只是违背了用词简练的原则，使读信人觉得自己好像不是在办公室里工作，而是在家里读散文或者小说，因此写信时，要尽量避免使用一些范围过大，含义不清晰或文言文气很重的单词。通过下图的比较我们可看到，B栏的词汇更适合运用在商务写作中。

A BAssist → helpTerminate → endRemittance → paymentEndeavor → tryAnticipator → expectCommence → startPurchase → buyUtilize → useDispatch → send

Practice ： Rewrite these sentences to make them sound more polite and courteous.

1.Bring me the report.

2.Ms. Jennifer Chang, Minister, will conduct the session

3.The old Indian attorney was an expert trial lawyer.

4.The lady professor is affiliated by Lyme disease.

5.An employee requesting family leave must file the required paperwork at least one month prior to her requested leave.

Answer:

1.Would you please bring me the report.

2.Reverend Chang will conduct the session

3.The attorney was an expert trial lawyer.

4.The professor has Lyme disease.

5.Employees requesting family leave must file the required paperwork at least one month prior to their requested leave.

篇4：商务英语信函的写作原则

商务英语信函的写作原则

商务英语信函是进出口业务进展情况的专业性书面记录,是国际贸易双方进行书面商务信息沟通的重要手段,其撰写的.成功与否对企业的业务有着极其重要的影响,其写作原则是:用语礼貌规范、表达清楚准确、行文简洁完整.

作者：黎黎作者单位：新余高等专科学校外国语系,江西新余,338000 刊名：九江学院学报英文刊名：JOURNAL OF JIUJIANG UNIVERSITY 年，卷(期)： 27(5) 分类号：H315 关键词：商务英语信函写作原则

篇5：商务英语抱怨信函写作篇

商务英语抱怨信函写作篇

Complaints & Claims （抱怨和索赔信函）抱怨、索赔信函的目的是为了获取更好的服务，对已出现的问题求得尽快的、妥善的解决。它通常是买方由于对收到的货物不满而书写，如：货物未按时到达；货物虽抵达，但与订单所载不同；货物有损毁现象；货物数量短缺或多余；货物质量与样品不符；服务不合理以及收费过高等，这些均是抱怨、索赔的正当理由。

书写抱怨、索赔信函时，不妨开门见山出原先双方同意的条件，然后列举事实以表示有何不满，以及为什么不满，最后提出解决的方法。内容应明确、清楚、有理，语气要简洁、坚决。避免使用愤怒和使对方过于难堪的措辞（除非你所抱怨的问题反复发生，且多次投诉而毫无结果）。

1） For Delay in Shipment (由于发货延迟而抱怨)

Dear Sirs ,

The furniture we ordered from you should have reached us a week ago .Needless to say , the delay in delivery has put us to great inconvenience .It is therefore imperative that you dispatch them immediately .Otherwise we shall be obliged to cancel the order and obtain the goods elsewhere.

Please look into the matter as one of urgency and let us have your reply as early as possible .

Yours faithfully,

亲爱的先生们：我方从贵方订购的家具应于一星期前收到。不用说，发货的延迟给我方带来了很大的.不便。因此，贵方必须立即发货，否则我们将被迫取消订单，到另处订货。

请紧急处理此事，并尽快告知结果。

2） For Poor-Packing （由于包装不妥提出索赔）

Dear Sirs ,

We are writing to inform you that the toys covered by our order No.519arrived in such an unsatisfactory condition that we have to lodge a claim against you .It was found upon examination that 10%of them are broken and some are badly scratched , obviously due to the improper packing . Therefore, we cannot offer it for sale at the normal price and suggest that you make us an allowance of 20% on the invoiced cost .This is the amount by which we propose to reduce our selling price .If you cannot accept , Im afraid we shall have to return them for replacement .

Sincerely yours ,

亲爱的先生们：我们写信通知贵方，519号订单玩具已收到，但货物状况很不令人满意，故我们不得不提出索赔。经检查，我们发现有10％的货物破损，而且一些也有严重磨损现象。很明显，这是由于包装不妥造成的。因此，我们无法以原价售出货物。建议贵方依照发票金额给予20％的折扣，这是我们所建议降低的售价额度。如果贵方无法接受，我们将不得不退货，要求替换。

3） For Damage of Goods （由于货物损坏而抱怨）

Dear Sirs,

Our order No.JT-8 The glassware you supplied to our order of 3rd July was delivered by the shipping company this morning .The 160 cartons containing the goods appeared to be in perfect condition .But when I unpacked them with great care , I regret to report that 10 cartons of glassware badly cracked .

We trust you can understand that we expect the compensation for our dam aged goods .

Yours faithfully,

亲爱的先生们：订单JT－8号我方于7月3日从贵处订购的玻璃器皿已于今早货运公司送到。装有货物的160个纸箱完好无损。但当我们小心打开检查时，发现有10箱玻璃器皿严重破损。相信贵处能理解我方要求对损坏货物进行赔偿。

4） For Incomformity（由于货物不符而抱怨）

Dear Sirs ,

On March 12, we ordered 1,200 shirts size 42. But unfortunately ,we received completely different articles-children clothes today .We can only presume that a mistake was made and the children clothes were for another order .

As I have several customers waiting , please arrange for the replacements at once.

Faithfully yours,

亲爱的先生们：三月十二日我订购了一千二百件四十二号男式衬衣。但不幸的是，今天我们收到了完全不同的货物――儿童服装。我们想贵方一定搞错了，儿童服装是另一份订单。由于有几位客户在等货，故请贵方立即安排更换货物。

5） For Unacceptable Substitute （由于无法接受替代物而抱怨）

Dear Mr .Cliff,

During the past three months I have placed two sizable orders for The Handy Desk Companion by Roy .specifying the hard back binding .But both time you sent me paper-back binding because you were out of stock on the hard-back .

Fortunately ,I am still selling a few of the paper backs ,but more and more customers ask for the hard-back ones .(At least two of our competitors have this reference book in hard-back in our cities).

篇6：商务英语写作中商务信函常用语

●陈述自己的见解

我们认为……

We think that...

We believe that... (我们相信……)

We understand that... (我们理解……)

我们强烈地感到……

We feel strongly that...

We feel strongly that our products are the best. (我们强烈地感到我们的产品是最好的。)

我们所理解的是……

It is our understanding that...

We understand that...

我们对……完全没有异议。

We do not anticipate any objections to...

We do not anticipate any objections to your proposal. (我们对贵社的提议没有任何异议。)

我们找不到任何理由……

We can see no reason why... 直译是“我们不明白为什么必须……的理由。”Why以下是说话人认为不太合适的事情。“我们一向不认为……”、“我们对不那样做没有异议”、以这种煞有介事的语气使对方感激。

●反驳对方

我们不清楚您到底是怎么想的。

It is not (quite) clear to us what you had in mind.

It is not clear to us what you meant.

It is not clear to us what you intended.

使我们担心的一点是……

The one point that concerned us (a little) was... concern “担心，在意”。

The one point that troubled us was...

我们对……感到担心和挂念。

We have become concerned with regards to...

We have become concerned with regards to the shipment schedule. (我们对装船的日程感到担心和挂念。)

篇7：商务英语信函写作的简洁原则

三、句子精练，避长就短。

句子是写作的基础，没有句子就没有段落，也就没有作品。清楚、简洁的写作容易启发和说服他人。这些写作是以结构合理、有说服力的句子为基础的。(摘自檀文茹《实用商务英文写作》第9页。)

一位深受美国人爱戴，一项主张不写长句，不罗嗦的美国参议员Stephen Young 每次受到邀请参加会议、宴会、演讲时，他的回信只有四个字：I will be there (我会到).简单明了。也曾经有人打趣说“商务英语信函写作的句子，就应该像漂亮姑娘的迷你裙--越短越好”。

通常商务人士每天都有大量的商务信函要读，对开门见山、长话短说、直接切题的信函特别欢迎。而且“简单的语言并不意味着思想过分简单化，简单的语言也可以蕴藏着潜在的丰富的思想。长和复杂的句子有时会更容易引起不必要的理解障碍。”因此，写信要求长话短说，在不影响意思表达清楚准确的前提下，句子越短越好，一句话能用两个词表达清楚的，据对不再增加任何一个单词。想要做到句子的简洁，必须作到以下几种情况：

由于以前存在盘里的丢失，只能自己从新打一份出来。今天上午就打出这么多。先贴出来看看大家的反应，不管有没有人看，自己费心费力写出来的东西，我会坚持发完!!

(一) 按照意思拆分复合句。

长的复合句也能表达清楚所要表达的意思，但是会让人看起也比较吃力。如果我们按照意思或者逻辑关系将它们拆分为一些简单的单句，就能使阅读变得更为简单明了，使读信人更容易理解和把握信函的要旨。如：

例(8)：Regardless of these seniority, all employees who hope to be prompted will continue their education either by enrolling in the special courses to be offered by the ABC company, scheduled to be given all the next eight Saturdays beginning on January 24 or by taking approved correspondence courses selected from a list available in the Staff Development office.

这是一个专与过长的从句，我们可以按一下方法将其改写为简单的句子：

1、添加标志性词语。如first, second等这些序数词。

Regardless of this seniority, all employees who hope to be prompted will continue their education in two ways. First, they may enroll in the special courses to be offered by the ABC Company, scheduled to be given all the next eight Saturdays beginning on January 24. Second, they may take approved correspondence courses selected from a list available in the Staff Development office.

2、用项目符号来划分。

Regardless of this seniority, all employees who hope to be prompted will continue their education in one of the two ways:

● by enrolling in the special courses to be offered by the ABC company, scheduled to be given all the next eight Saturdays beginning on January 24 ,or

●by taking approved correspondence courses selected from a list available in the Staff Development office.

二)将一些支离破碎的简单句整理组合。

一般地来说，我们不主张写长的句子。但这也并非绝对的，因为“简洁句并不是简单句，而是只用简洁的文字把意思表达清楚。”(摘自郝邵伦《大学英语应试写作与应用写作》第33页)。有些时候我们会在商务信函中看见很多的结构相近、意思表达连贯的单句。在这种情况下，如果把这些单句整理组合成一个或者两个结构并不复杂的复合句，合理地使用一些连词或者代词，就会使得句子更加精悍，篇幅更加短小。而且，还能使句子在意义上更加连贯，结构上更加紧凑。如：

例(9)：①We have received your samples you sent the samples to us on November 20.

②Thank you very much.

③That’s just what can fulfill our order plan.

④So we are pleased to place an order.

⑤And we have enclosed our order sheet with this letter.

这些单句在表达上并没有什么问题，而且也非常连贯，可是我们不难发现它们的结构不够紧凑。我们可以将其整理组合为一个复合句如下：

Thank you for your samples you sent to us on November. We are pleased to place an order as specified on the enclosed order sheet.

原来的五个单句共用了44个单词，而合并后的两个结构并不复杂的复合句仅用了25个，压缩掉了19个词。可能对于一篇小说或者散文来说19个词并不算什么。可是，对于讲求效率的商务信函来说，压缩掉19个单词，可以使得篇幅至少要压缩一行。

(三)使用简洁的词来代替冗长累赘的短语。

例(10)：Wordy: In the sense of his speech he talked on the question of securities.

Concise: During his speech he talked about securities.

例(11)Wordy: During the proceeding year, the company was able to accelerate productive operations.

Concise: Last year, the company was able to accelerate productive operations.

例(10)和例(11)中wordy的句子里In the sense of 可以用During来代替，同为“在...里”的意思;on the question of 可以用about来替代，同为“有关...，关于...”同理,例(11)中wordy的句子里的During the proceeding year也可以用Last year来代替。没有改变原来句子要表达的意思，而且显得更加简洁，更加直白，在口语中更加常用。会使得读信人更加容易理解。既然如此，商务信函写作者为什么不用这些简洁、明了、清晰的常用词来代替那些冗长、累赘、空洞的短语呢?

四、词汇运用，力求简明。

词汇是商务英语信函的基本构成单位，所以词汇的简洁运用对于全文篇幅“瘦身”、精练语句来说意义重大。写作者在拟就一封商务信函时，要做的到以下几点：①用简单常见的短单词代替复杂生僻的浮华表达;②善于运用动词，而不是那些“make类动词+名词”的表达方式;③尽量避免意义重复的修饰词;④避免使用陈旧的商业术语;⑤善于运用缩略词和缩略语。下面我将从这几个方面用实例对商务英文信函写作中词汇的简洁运用做出论述。

(一)用简单常见的短单词代替复杂生僻的长音节词。

英语词汇有十几万，而最常用的就只有两三千。写作者写作商务信函的目的是为了将信息准确有效地传递给对方，那些复杂生僻的浮华表达不仅使得信函的篇幅显得冗长，而且给读信人有效地理解信息带去麻烦。所以有的信函作者喜欢用一些浮华的长音节词，借以显示自己的英语水平，这是不可取的。如：

例(12)：We will endeavor to utilize this kind of computer on approximately March 15,so we place this order of 100 sets.

(我们公司大约从三月十五日起用这种电脑，所以这次我们向你方订购100台。)

如果此句中的endeavor用try来代替,approximately(大约)用about来代替，utilize 用use来代替。即使不删减任何一个单词，只是用这些简单常见的词来代替原句中的多音节词，就会减掉17字母。或许有人认为这17个字母对于通篇来说不算什么，并不会占用很大空间。可是，大家要知道，这只是一句话可以节省的，如果每句话都能减掉17个字母一片商务信函就至少要缩减掉一行。而且由于这些替换词较之被替换掉的单词而言，更加常见，是大家都比较熟悉的，对于读信人来说，更加易于理解。

(二)善于运用动词。

笔者在前边已经提到过，能用一句话来表达清楚的事情，绝对不用两句话来说，所以我们在书写商务信函时要尽量避免在以-ion, -tion, -ment, -ant, -ent, -ance, -ence结尾的词前面加上make类的动词来表达，而是直接用这些词的动词形式来表示，使句子简洁有力。如：

例(13)：We have made shipment of your order No.632.

(我方已经交运你方的632号订货)

篇8：通知与确认商务英语信函写作

一、通知对方收到来信的确认函

dear mr/mrs,

thank you for your letter no. a-3 of 6th may, offering us 6 ui-4 viewdatas. we have passed it on to our technical department for their consideration.

we shall reply as soon as possible.

yours faithfully

尊敬的先生/小姐，

谢谢您五月六日标号为a-3的来信，该信向我们提供6 ui-4图像数据。我们已把该信转给了技术部，备他们考虑。

我们将尽快回信

你诚挚的

2. dear mr/mrs,

we have today received with thanks information concerning transactions onthe new york wheat exchange which will be made full use of by our researchdepartment.

we look forward to further cooperation with you.

yours faithfully

尊敬的先生/小姐，

我们今天收到了有关纽约小麦交易所的业务信息，非常感谢，我们的研究部门将充分利用这些信息。

期待与你进一步合作。

你诚挚的

二、确认达成的协议 confirming agreements reached

dear mr/mrs,

last friday, when we were discussing the problems of defectivecontainers.you suggested that i simply mail you a report each month on thenumber of return by customers rather than send the defective containers to you. i plan to put this into effect at once. but, i first wantto make sure that i understand you correctly.

if i don’thear from you within the coming week, i’ll assume that youapprove.

yours faithfully

尊敬的先生/小姐，

上周五，我们讨论了次品集装箱的问题，你建议我只需把顾客每月退回的次品集装箱的数量写个报告给你，而不是直接退集装箱。

我计划立即付诸现实。但我想确认我理解正确，到下周为止，如我不能收到你的来信，我即认为你没有异议。

你诚挚的

dear mr/mrs,

we write to confirm our agreement reached during ourconversation on 9th june about special discountson m-s acoustical partitions as describedon page 8of our catalogue. these prices will prevail through30 june.partition regular price special pricedimensioneacheach(12 or more)4x4’us$ 112.75fob bern us$98.20 fob bern4x5’132 115.505x5’152.75129.85 we will be happy to receive your order.

yours sincerely

尊敬的先生/小姐，

我们写信想确认六月九日谈话中就m-s声音隔板特别折扣达成的协议。这些隔板在我们目录第八页有描述。下列价格六月三十日前有效：声音隔板规格每只常规价每只特别价（12及以上）4x4’us$ 112.75fob波恩 us$98.20 fob波恩4x5’132 115.505x5’152.75129.85我们将很荣幸收到你的定单

你诚挚的

dear mr/mrs

as our telephone negotiation this morning was verybrief and proceeded so smoothly, i thought itmight be advisable to summarize the agreement:i offered us$56/kg cif empyou asked for us$60i countered us$58/kgyou accepted the figurei look forwaqrd to signing the contract when we meetnext week.

yours faithfully

尊敬的先生/小姐，

今天上午我们的电话协商简短而融洽，我想简单总结一下协议：我报价为：us$56/kg cif emp，你还价为us$60，我让价为us$58/kg你同意这个价格。下周见面时我期待能签定合同。

你诚挚的

篇9：商务英语信函写作的简洁原则

例(14)：He put forward the suggestion that she draft the document.

(他建议她起草那份文件)

例(13)中的“made shipment ”可以用shipped代替都是“用船运输”的意思,ship名词可以作动词用.例(14)中put forward the suggestion和suggest意思相同,suggest还比put forward to更加常用，所以用suggest来代替会显得更加简单.

(三)避免不必要的重复。

必要的重复可以强调某一观点或者重要事实。但是，不必要的重复，特别是毫无理由的对同一事实的重复，不仅显得罗嗦，而且使读信人感觉枯燥乏味。所以在商务英语信函写作过程中必须避免不必要的重复，使得写出来的句子更加简洁短小，容易理解。

例(15)：We have begun to export our machines to the foreign countries.

(我们已经开始向外国出口机器。)

例(16)：Samples will be sent and offers will be made upon receipt of your specific enquires.

(一俟收到你方的具体询盘，我方将发盘，并且将寄出样品。)

例(15)中export一词指的是“把机器卖往国外”，如果在本句末尾你还另加一个

to the foreign countries(向外国)，不必要的重复不知不觉就出现了。所以，本句应改成：

We have begun to export our machines.(我们已经开始出口我们的机器。)

例(16)是一个复合句，第二分句中“will be”的重复使用使得句子繁冗累赘。一般来说，第二分句中与第一分句相同的成分应当省略。这样这个句子就可以改成：

Samples will be sent and offers made upon receipt of your specific enquires.仅仅这么一改，例(15)就压缩掉了4个词，例(16)由原来的15个词压缩到了修改后的13个。

(四)避免使用陈旧的商业术语(commercial jargon)。

每个行业都有自己的专用词汇，这些词汇在同行之间交流更加准确，更加简单有效。商务英语也不例外，也有自己的专用术语。然而，这些行话并非放之四海皆准的。

英语的行话“jargon”，既可以指专业术语，也可以指“含糊不清、难以理解的表达”(《牛津英汉词典》第800页)，例如“That’s a jargon to me.”意思是“It’s hard for me to understand.”而且“jargon”往往是多个单词拼出来的专业性很强的复杂的意思表达。对于外行来说很难理解其确切意思，对商务信函的内容表达又没有什么实际的帮助。因此写作者在拟就一封商务信函的时候，一定要看准对象，尽量避免使用陈旧的商业术语，不要把专业英语中学到的某些专用术语用在一般的商务来往信函中，不要从句套从句，写出满是“jargon”的文章。

例(17)：We take liberty to approach you with the request that you would be kind enough to introduce to us some exporters of cotton textile in your city.

在这个句子的语境中我们可以推测出来take liberty to approach you with the request that可能是一种礼貌客套的表示， “麻烦您……”或者“请您……”，基本上相当于“please”。可是如果把它们独立地分出来，恐怕即使是英语专业的人也不一定都知道其确切含义，更何况那些虽然能看得懂一般的商务信函，其实并没有很深的英语语言功底的人?既然这样，写作者为什么不用既简洁又容易理解的please来代替生涩的冗长的take liberty to approach you with the request呢?修改后的句子为：

Please introduce to us some exporters of cotton textile in your city.

(五)善于运用缩略词和缩略语。

在商务信函中我们也可以适当地运用缩略词和缩略语来精简篇幅,一些大家都知道意思的在电视、报纸、新闻、杂志上频繁出现的缩略词或者缩略语我们不妨适当地用在商务信函中.既能使自己的信函显得短小精悍又能使读信人一目了然.

1. 表示时间的词:在具体钟点后面加上am或者pm来表示上午或者下午.例如:

8:00am 表示上午八点. 4:25pm 表示下午四点二十五分.

9:20pm 表示晚上九点二十分

2.一些大型国际性组织的名称：也可以其英文全程首字母的大写来表示。例如:

WTO (World Trade Organization) 代表世界贸易组织

UN (United States) 代表联合国

ISO (International Standard Organization) 代表世界标准化组织

3.一些电器用品也有自己的缩略词表示方法。如:

TV (Television) 电视机 CD (Compact Disk) 激光唱片机

HDTV(High-Definition television) 高清电视

VCD(Video Compact Disc) 视频高密光盘

4.国际贸易术语就是一种缩略语。在商务往来信函中使用,简单明了。如：

CAF=Cost And Freight(…named port of destination)成本加运费(……指定目的港)

DAF=Delivered At Frontier (..named place) 边境交货(…指定地点)

当然，我们不能只求简洁而滥用缩略词和缩略语，因为它们的产生和运用都有一定的文化背景，是使用英语的国家的人们在长期的使用过程中为了使用方便而总结和形成的，并不是所有的缩略词和缩略语人们都熟悉和了解。所以，在商务英语信函中恰当地使用常见的和人们都熟悉的缩略词和缩略语，可以使得信函更加简洁明了。但是，如果使用一些不常用的，只会使自己的信函变得生涩难懂，给自己的商务伙伴带去麻烦。

五、结语。

我国古代文人讲求“惜墨如金”。英国戏曲作家莎士比亚也曾在其名著《哈姆雷特(Hamlet)》中借Polonium之口说过“言以简洁为贵”。这两句话同样适用于商务信函写作，因为一封商务信函的读者每天可能要阅读大量的信件，如果他收到一封超过两页、冗长、拖沓的信件，很可能将其搁置一边，等自己较为空闲时再去阅读。所以写信者要在写作一封商务信函时，要在完整、正确、具体、礼貌的基础上最大限度地为自己的信函“瘦身”，删掉罗嗦、无用的东西。用短词、写短句、作短文。

但是，千万别因此就认定应该仿效电报式的精简来写信。有时候也许还是要用到一些不见得绝对需要的文字，篇幅虽然因此而大增，但那些文字同时为整封信注入了一份温暖与亲切。我们要避免的赘字，是那些除了平白膨胀与混淆了所要表达的信息之外，别无贡献的文字。所以在写作一封商务信函时写作者要做到7个“C”并重，不能顾此失彼，不能以损害任何一个原则为代价来顾全另外一个原则。

篇10：通知与确认商务英语信函写作

通知与确认商务英语信函写作

一、通知对方收到来信的确认函

Dear Mr/Mrs,

Thank you for your letter No. A-3 of 6th May, offering us 6 UI-4 Viewdatas. We have passed it on to our Technical Department for their consideration.

We shall reply as soon as possible.

Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，

谢谢您五月六日标号为A-3的来信，该信向我们提供6 UI-4图像数据。我们已把该信转给了技术部，备他们考虑。

我们将尽快回信

你诚挚的

2. Dear Mr/Mrs,

We have today received with thanks information concerning transactions onthe New York Wheat Exchange which will be made full use of by our researchdepartment.

We look forward to further cooperation with you.

Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，

我们今天收到了有关纽约小麦交易所的业务信息，非常感谢，我们的研究部门将充分利用这些信息。

期待与你进一步合作。

你诚挚的

二、确认达成的协议 Confirming agreements reached

Dear Mr/Mrs,

Last Friday, when we were discussing the problems of defectivecontainers.You suggested that I simply mail you a report each month on thenumber of return by customers rather than send the defective containers to you. I plan to put this into effect at once. But, I first wantto make sure that I understand you correctly.

If I don’thear from you within the coming week, I’ll assume that youapprove.

Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，

上周五，我们讨论了次品集装箱的问题，你建议我只需把顾客每月退回的.次品集装箱的数量写个报告给你，而不是直接退集装箱。

我计划立即付诸现实。但我想确认我理解正确，到下周为止，如我不能收到你的来信，我即认为你没有异议。

你诚挚的

Dear Mr/Mrs,

We write to confirm our agreement reached during ourconversation on 9th June about special discountson M-S Acoustical Partitions as describedon page 8of our catalogue. These prices will prevail through30 June.partition Regular Price Special pricedimensionEachEach(12 or more)4X4’US$ 112.75FOB Bern US$98.20 FOB Bern4x5’132 115.505x5’152.75129.85 We will be happy to receive your order.

Yours sincerely

尊敬的先生/小姐，

我们写信想确认六月九日谈话中就M-S声音隔板特

篇11：商务英语信函之道歉信写作指导

商务英语信函之道歉信写作指导

一、定义:

英文定义是something that you write to show that you are sorry for doing something wrong。通过定义大家可以看出，道歉信就是表达你对所犯的错误的歉意。它的特点是：首先提及对方的来信，然后主段首句表示歉意并立即解释原因。通常在结束前根据情况可能再次表达歉意。

二、事例：

1.因为延误而表示歉意:

(邀请您5月5日的来信。我必须为延迟回复您4月15日的来信而表示歉意。不幸的是我们一部分员工最近生病，而与此同时一部分员工正在休年假，这一切导致了不可避免地延误回复您的来信。我随此信附上您索要的我们公司的价目表。期望您的来函。)

(感谢您205月18日的来信。非常抱歉没有及时给您寄送衬衫样品。延误寄送样品是因为我们的生产经理戴维莫瑞病了三周。衬衫样品现在正在路上，您应该能在三日内收到。我为你您带来的不便再次表示抱歉。希望我们的样品能令您满意。)

(非常感谢您年5月3日的来信。我们为延误很长时间回复您的信件表示真诚的歉意。我们最近把公司总部搬到位于城市南部的一个新地方。这导致了大量回复询问信函的延误。现在搬家已经结束并且我可以向您保证今后不再会有延误。我随信附上您要的目录。我希望您继续把我们作为您的主要供应商。)

2.因为过错而表示歉意:

(感谢您2004年5月6日关于破损餐具的来信。获悉4月2日您收到的餐具质量极差我非常抱歉。这主要是因为我们的包装机出现了故障。我们现在已经修好了机器，并且我们将会在三日内免费把替代品发送过去。我们作为您的供应商已经5年了，并且您一直是我们的优秀客户之一。因此，我们为给您带来的不便表示真诚的歉意。我向您保证这种情况不会再次发生，并且我们将来的产品还会是我们一贯的高水准。我希望您在将来还能够把我们公司作为您的供应商。)

(感谢您2004年5月3日的来信。我写此信以表达我们对所犯错误的歉意。犯这个错误的原因是因为4月29日电脑出了故障。我可以向您保证我们将在两天内把200美元的支票寄给您。我们将在您下次入住饭店时给您提供20% 的折扣。对于我们所犯错误给您带来的'不便，请接受我们的歉意，盼望与您再次见面。)

3.因为顾客对我公司产品不满意:

(感谢您在2004年5月9日的来信反应在我们伦敦的分店购买到次品的事情。我非常抱歉您对从我们店里购买的铅笔不满意。我们商店一直在致力提高商品的质量，并且我们非常抱歉我们的商品不能令您满意。作为一个友好的表示，我会把您买铅笔的钱退回给你。我还随信附上一张礼券，您可以在我们伦敦的店铺使用。感谢您告知我们此事。我希望将来您在我们的店里还能买到我们一贯高水平的产品。)

三、常用套话:

->表达歉意

I am very sorry for ...

We are very/extremely sorry to learn that...

I/We must apologies for...(the delay in replying to your letter).

I/We sincerely apologies for...(not replying to your letter).

I wish to offer my sincere apologies for...

Please accept our apologies for ...(the inconvenience this error has caused you).

->表明错误原因

This is due to...

(This/The move to a new office)... has resulted in ...

The mistake was made because...

->表示保证采取何种措施或弥补手段

I/We can assure you that...

篇12：商务英语信函写作的简洁原则

随着全球经济一体化进程的不断发展，世界范围内的经济合作与交流也在不断增多。人们不可能跟自己的贸易伙伴一一亲自会面协商。而且我们常常需要将自己的贸易伙伴做出的各种承诺变成有籍可查的文字记录。这时商务信函就成了取代亲自拜会的一种便宜有效的沟通媒介。我们给贸易伙伴的每一封信都代表着自己所在公司的形象，显示着公司的水平和实力。“一封好的商务信函有助于促进和发展同客户的关系，在促进达成新的业务方面起着积极的作用。”(摘自《丹尼尔・肯尼迪方法：推销信创造的奇迹》)所以在写作时我们应该严格遵守并且灵活运用“7C”原则：

Completeness(完整) Concreteness(具体)

Correctness(正确) Conciseness(简洁)

Clearness(明晰) Courtesy(礼貌)

Conscientiousness(诚意)

这七个原则是商务信函写作的最基本的指导原则，对于写好一封商务信函起着很重要的作用。

我们知道，在商务活动中，时间和效率对于每一个商务人士来说都是非常重要的。在和自己的贸易伙伴合作和交流的每一个环节上，我们都要尽可能地减少给对方造成时间浪费，以便对方能够在同我们的商务交往中提高效率。写作商务信函最直接的目的就是进行有效的沟通和交流，简洁的表达与有效率的掌握分寸是最重要的。因此，商务信函的写作重点应始终放在“效率”二字上，短小精悍、切中要点。简洁就是用最简单的话语准确地表达自己的意思。而无需以牺牲完整、具体、礼貌为代价。一般不需要礼节性地寒暄，最好是开门见山、直入主题;语言精练，言简意赅。信函中的冗言必须省去，尽可能地将交易的详细事项整理后，简洁地向对方陈述，要尽可能地避免毫无重点而罗嗦冗长地写上好几张的情形。让对方很清楚地了解你想说什么，非常轻易地领会你的意图，从而快捷迅速地做出反应。

在商务写作过程中，笔者认为简洁是最重要的一个环节，同时也是最难做到的。所以下面我将对简洁原则从全文组织结构、段落、句子和词汇这四个方面作一些研究和探讨。

一、压缩篇幅，删繁就简。

(一) 3W式结构。

一封商务信函的全文结构可以用3W 来表示，即：Why do you write the letter? (第一部分) ;What’s the detailed reason? (第二部分) ;What do you expect your reader to do? (第三部分)。我们在上文中已经提到过，商务信函写作的最主要目的就是沟通和交流。收信人或许每天都要看很多的信函，一封冗长、拖沓、空洞、开头就不得要领的信函第一眼看到会让人感到厌烦，从而对写信人的印象大打折扣。

1、第一部分(Why do you write the letter?)：在信函的一开头就要目的明确、简明扼要告诉读信者为什么要写这封信，如：

例(1)：I am replying to your letter of April 15 asking us to clear our March payment.

这样的开头直接告诉对方写信是为了回复对方4月15日让己方对三月份的订货付款的来信。这样可以使得读信人立刻知道写信的意图,在读信的时候可以有充分的心理准备,或者把注意力集中在问题的重点上。不会因为一些无关紧要的寒暄而分散注意力。

在这方面，我们最应该注意的就是避免中国式的寒暄和问候，不要为了追求客气而落入俗套。

例(2)：It was a long time since I saw you in Qing Dao 3 months ago.

这样的信函开头不仅罗嗦、冗长，而且会给收信人一种错觉：这是一封朋友之间相互问候的私人信件。因而将它搁置一边，待自己较为空闲时再看，很可能会因为延迟阅读而给双方带来无可弥补的损失。

2、第二部分(What’s the detailed reason?)：即商务信函的征文，叙述事实或者理由来支持信里的第一句。会显出你郑重其事、思想缜密。把所要列举的事实或者理由合并成最重要的一点或者两点，在不影响清楚准确的基础上越简洁越好。如：

例(3)：I apologize for not settling the accountant sooner, but because of the unfortunate disease of Mrs. Lund, our accountant. We are not able to settle any of our outstanding balance.

简明地告诉对方未按时付款的原因是因为会计生病了，没有一句多余的话，既解释了未按时付款的原因，又道了歉。没有让人感觉既讨厌又烦人的罗嗦。要记住：你不是想给收信人添麻烦，而是想让他同意你的意见，接受你的要求。所以，写商务英文信函的一个主要原则和技巧就是要写的简洁明白。

3、第三部分(What do you expect your reader to do?) ：结尾是提出要求或者提请注意。不要有任何多余的话，因为那样可能会使写信人的要求不够明确突出，简洁的表达更能突出重点，以便对方对你的来信及信中提到的内容做出及时迅速的处理。如：

例(4):Please find enclosed the check for 1,000,000 dollars and inform us the receipt.

短短的一句话就告诉了对方两层意思：①随信附上了100万美元的支票;②受到支票后请通知写信人。

以上例(1)、(3)、(4)构成了一封重点突出、清楚明白的商务回复信。简明扼要，没有一句冗言、废话，也没有一句虚礼客套。套用一句称赞美女的话说就是“增之一分嫌多，减之一分嫌少。”，可谓商务英文信函中的上佳之作。

当然，我们还需要注意要求简洁并不是要使商务信函像电报一样，没有一个多余的词。有时为了给书信增添几分人情味，加上一些词语和句子也属于商务书信写作的一种策略和技巧。问题是写作者如何把握好“简”和“繁”之间的这个“度”。删繁就简是必须的，但是我们主张删除的是那些不增加任何新的信息的无实际意义的、重复和累赘的字、词、短语和句子。

(二)避免客套罗嗦、语义重复。

如果可以用40个字写完一封信,却花了100个字作长篇累牍的叙述,这样的写作者实在是最令人讨厌的时间杀手。不仅浪费了自己的时间，也给别人带来了不必要的麻烦。所以在写作商务信函时要尽可能地使用通俗易懂的语言作简明扼要的陈述，避免用陈旧的套话( cliché )和没有什么实际意义的词语。删掉那些不必要的罗嗦的字句。如：

例(5)：We would like to know whether you would allow us to extend the time of shipment for twenty days. And if you would be so kind as to allow us to do so, kindly give us your reply by fax without delay.

(我们很想知道您是否允许我们将交货时间延期二十天，如果你方友好地容许我方延期二十天交货，请速电复无误。)

本句由42个单词组成，要求将交货日期延迟二十天。表达上的过分客气使得句子冗长而不清楚。而且，“to extend the time of shipment for twenty days.”这一表达在意义上也很含糊，为了更好的表达主要意思，这句可以改写为：

Please reply by fax immediately if you will allow us to delay the shipment until April 21.

(如果统一我方将交货时间延期至四月二十一日，请速电复。)

例(6): With reference to your request for an extension on your note under date of March 20,we have considered the matter carefully and are pleased to tell you that we will be willing to allow you an additional 90 days to make payment on your note.

这段话只有一个重点，那就是写信者很乐意多给读信者90天的时间来支付3月20日到期的货款。可就在这段话中有两句多余的话。第一句“With reference to your request for an extension on your note under date of March 20”纯属多余，因为这是给对方的回信，只要写信者提到同意放宽付款期限，读信者就一定知道是关于何事。第二句是“we have considered the matter carefully and”放宽付款期限在一项商业贸易中是一件很重要的大事，任何人都会慎重考虑的，对方从你的口气中已经知道了你是经过深思熟虑之后才做的决定。在这里写出来不仅显得多此一举，而且会使读信人觉得写信人有一种施恩惠给自己的意思，极其不礼貌。根据以上分析，原稿可以修改为：

We are pleased to allow you an additional 90 days to pay your note dated March 20.

你会发现原稿(英文)一共用了46个字，而修改后的只用了17个字。如你所见，删除多余的字词并无损语意的清晰程度，这次的文字手术反而更加突出了所要传递的信息。

二、给“臃肿”的段落“瘦身”。

在商务英文信函写作中，我们要小心避免写出那些让读信人一看就得摒气凝神的“臃肿”段落。整块整块密实的文字，在每天要读十几封甚至几十封信的读信人看来，就像一座座的大山屹立于眼前，成为阅读的最大障碍。会让人由于细心理上的原因感觉你在罗嗦写废话。因此，写作者应该想尽一切办法给它们“瘦身”。把较长的段落拆解成几段。一般的划分段落的原则是“一个段落只表达一个意思(A paragraph for each point is a good general rule.)”(摘自周邦友《英语应用文大典》第76页)如：

例(7)：It is reported in a domestic newspaper that the Iranian Central Bank has instructed the commercial banks to suspend their business of opening a new letter of credit as from the 3rd May for financial reason of foreign currency. Although it is said that this arrangement would be a temporary one and with establishment of new import policy this emergency arrangement would be lifted, we are much concerned about the outcome of this movement toward restriction of import to Iran and shall be obliged if you will kindly keep us well advised of development of this new arrangement especially in connection with import from France. 以上这封信只有一段，共有两句话。第一句39字，第二句66句。读后虽然能基本了解其内容，但读起来很不舒服。而且看起来臃肿，信的内容大体有三点：

1. 伊朗中央银行因外汇原因，通知个商业银行从五月三日起停止开立信用证;

2. 这临时措施，新的进口政策一订，这个措施可能取消;

3. 希望对方随时告知有关情况。

按照这三点，适当地划分段落，把信重新改写如下：

It is reported that the Iranian Central Bank has instructed the commercial banks to suspend their issuing new Letters of Credit as from the 3rd May because of its decreasing foreign currency funds.

Furthermore it is said that the suspension seems a temporary one and will be released with establishment if a new import policy.

We are much concerned, however, about the outcome of this movement toward restriction of import to Iran. We, therefore, shall be obliged if you will keep us well informed of development of this new state of affairs, especially in connection with imports from France.

修改过后的段落并没有增加或者减少任何一个词语，也没有改变原来句子的意思或者表达方式，只是按照意思将其恰当地划分了段落。较之原文，修改后的信函读起来比较清楚易懂，看起来也很简练，更加容易让人接受。

篇13：商务英语信函写作的简洁原则

商务英语信函写作的简洁原则

随着全球经济一体化进程的不断发展，世界范围内的经济合作与交流也在不断增多。人们不可能跟自己的贸易伙伴一一亲自会面协商。而且我们常常需要将自己的贸易伙伴做出的各种承诺变成有籍可查的文字记录。这时商务信函就成了取代亲自拜会的一种便宜有效的沟通媒介。我们给贸易伙伴的每一封信都代表着自己所在公司的形象，显示着公司的水平和实力。“一封好的商务信函有助于促进和发展同客户的关系，在促进达成新的业务方面起着积极的作用。”（摘自《丹尼尔·肯尼迪方法：推销信创造的奇迹》）所以在写作时我们应该严格遵守并且灵活运用“7C”原则：

Completeness（完整） Concreteness（具体）

Correctness（正确） Conciseness（简洁）

Clearness（明晰） Courtesy（礼貌）

Conscientiousness（诚意）

这七个原则是商务信函写作的最基本的指导原则，对于写好一封商务信函起着很重要的作用。

我们知道，在商务活动中，时间和效率对于每一个商务人士来说都是非常重要的。在和自己的贸易伙伴合作和交流的每一个环节上，我们都要尽可能地减少给对方造成时间浪费，以便对方能够在同我们的商务交往中提高效率。写作商务信函最直接的目的就是进行有效的沟通和交流，简洁的表达与有效率的掌握分寸是最重要的。因此，商务信函的写作重点应始终放在“效率”二字上，短小精悍、切中要点。简洁就是用最简单的话语准确地表达自己的意思。而无需以牺牲完整、具体、礼貌为代价。一般不需要礼节性地寒暄，最好是开门见山、直入主题；语言精练，言简意赅。信函中的冗言必须省去，尽可能地将交易的详细事项整理后，简洁地向对方陈述，要尽可能地避免毫无重点而罗嗦冗长地写上好几张的情形。让对方很清楚地了解你想说什么，非常轻易地领会你的意图，从而快捷迅速地做出反应。

一、压缩篇幅，删繁就简。

（一） 3W式结构。

一封商务信函的全文结构可以用3W 来表示，即：Why do you write the letter? (第一部分) ；What’s the detailed reason? (第二部分) ；What do you expect your reader to do? (第三部分)。我们在上文中已经提到过，商务信函写作的最主要目的就是沟通和交流。收信人或许每天都要看很多的信函，一封冗长、拖沓、空洞、开头就不得要领的信函第一眼看到会让人感到厌烦，从而对写信人的印象大打折扣。

1、第一部分（Why do you write the letter?）：在信函的一开头就要目的明确、简明扼要告诉读信者为什么要写这封信，如：

例（1）：I am replying to your letter of April 15 asking us to clear our March payment.

在这方面，我们最应该注意的就是避免中国式的寒暄和问候，不要为了追求客气而落入俗套。

例（2）：It was a long time since I saw you in Qing Dao 3 months ago.

2、第二部分（What’s the detailed reason?）：即商务信函的征文，叙述事实或者理由来支持信里的第一句。会显出你郑重其事、思想缜密。把所要列举的事实或者理由合并成最重要的一点或者两点，在不影响清楚准确的基础上越简洁越好。如：

例（3）：I apologize for not settling the accountant sooner, but because of the unfortunate disease of Mrs. Lund, our accountant. We are not able to settle any of our outstanding balance.

例（4）:Please find enclosed the check for 1,000,000 dollars and inform us the receipt.

短短的一句话就告诉了对方两层意思：①随信附上了100万美元的支票；②受到支票后请通知写信人。

以上例（1）、（3）、（4）构成了一封重点突出、清楚明白的商务回复信。简明扼要，没有一句冗言、废话，也没有一句虚礼客套。套用一句称赞美女的话说就是“增之一分嫌多，减之一分嫌少。”，可谓商务英文信函中的上佳之作。

当然，我们还需要注意要求简洁并不是要使商务信函像电报一样，没有一个多余的词。有时为了给书信增添几分人情味，加上一些词语和句子也属于商务书信写作的.一种策略和技巧。问题是写作者如何把握好“简”和“繁”之间的这个“度”。删繁就简是必须的，但是我们主张删除的是那些不增加任何新的信息的无实际意义的、重复和累赘的字、词、短语和句子。

（二）避免客套罗嗦、语义重复。

如果可以用40个字写完一封信,却花了100个字作长篇累牍的叙述,这样的写作者实在是最令人讨厌的时间杀手。不仅浪费了自己的时间，也给别人带来了不必要的麻烦。所以在写作商务信函时要尽可能地使用通俗易懂的语言作简明扼要的陈述，避免用陈旧的套话（ cliché ）和没有什么实际意义的词语。删掉那些不必要的罗嗦的字句。如：

例（5）：We would like to know whether you would allow us to extend the time of shipment for twenty days. And if you would be so kind as to allow us to do so, kindly give us your reply by fax without delay.

（我们很想知道您是否允许我们将交货时间延期二十天，如果你方友好地容许我方延期二十天交货，请速电复无误。）

Please reply by fax immediately if you will allow us to delay the shipment until April 21.

(如果统一我方将交货时间延期至四月二十一日，请速电复。)

例（6）: With reference to your request for an extension on your note under date of March 20,we have considered the matter carefully and are pleased to tell you that we will be willing to allow you an additional 90 days to make payment on your note.

We are pleased to allow you an additional 90 days to pay your note dated March 20.

你会发现原稿（英文）一共用了46个字，而修改后的只用了17个字。如你所见，删除多余的字词并无损语意的清晰程度，这次的文字手术反而更加突出了所要传递的信息。

二、给“臃肿”的段落“瘦身”。

在商务英文信函写作中，我们要小心避免写出那些让读信人一看就得摒气凝神的“臃肿”段落。整块整块密实的文字，在每天要读十几封甚至几十封信的读信人看来，就像一座座的大山屹立于眼前，成为阅读的最大障碍。会让人由于细心理上的原因感觉你在罗嗦写废话。因此，写作者应该想尽一切办法给它们“瘦身”。把较长的段落拆解成几段。一般的划分段落的原则是“一个段落只表达一个意思（A paragraph for each point is a good general rule.）”（摘自周邦友《英语应用文大典》第76页）如：

例（7）：It is reported in a domestic newspaper that the Iranian Central Bank has instructed the commercial banks to suspend their business of opening a new letter of credit as from the 3rd May for financial reason of foreign currency. Although it is said that this arrangement would be a temporary one and with establishment of new import policy this emergency arrangement would be lifted, we are much concerned about the outcome of this movement toward restriction of import to Iran and shall be obliged if you will kindly keep us well advised of development of this new arrangement especially in connection with import from France. 以上这封信只有一段，共有两句话。第一句39字，第二句66句。读后虽然能基本了解其内容，但读起来很不舒服。而且看起来臃肿，信的内容大体有三点：

1．伊朗中央银行因外汇原因，通知个商业银行从五月三日起停止开立信用证；

2．这临时措施，新的进口政策一订，这个措施可能取消；

3．希望对方随时告知有关情况。

按照这三点，适当地划分段落，把信重新改写如下：

It is reported that the Iranian Central Bank has instructed the commercial banks to suspend their issuing new Letters of Credit as from the 3rd May because of its decreasing foreign currency funds.

Furthermore it is said that the suspension seems a temporary one and will be released with establishment if a new import policy.

三、句子精练，避长就短。

句子是写作的基础，没有句子就没有段落，也就没有作品。清楚、简洁的写作容易启发和说服他人。这些写作是以结构合理、有说服力的句子为基础的。（摘自檀文茹《实用商务英文写作》第9页。）

一位深受美国人爱戴，一项主张不写长句，不罗嗦的美国参议员Stephen Young 每次受到邀请参加会议、宴会、演讲时，他的回信只有四个字：I will be there (我会到).简单明了。也曾经有人打趣说“商务英语信函写作的句子，就应该像漂亮姑娘的迷你裙－－越短越好”。

由于以前存在盘里的丢失，只能自己从新打一份出来。今天上午就打出这么多。先贴出来看看大家的反应，不管有没有人看，自己费心费力写出来的东西，我会坚持发完！！

（一）按照意思拆分复合句。

例（8）：Regardless of these seniority, all employees who hope to be prompted will continue their education either by enrolling in the special courses to be offered by the ABC company, scheduled to be given all the next eight Saturdays beginning on January 24 or by taking approved correspondence courses selected from a list available in the Staff Development office.

这是一个专与过长的从句，我们可以按一下方法将其改写为简单的句子：

1、添加标志性词语。如first, second等这些序数词。

2、用项目符号来划分。

Regardless of this seniority, all employees who hope to be prompted will continue their education in one of the two ways:

● by enrolling in the special courses to be offered by the ABC company, scheduled to be given all the next eight Saturdays beginning on January 24 ,or

●by taking approved correspondence courses selected from a list available in the Staff Development office.

篇14：商务英语格式信息 : 英文商务信函写作格式

英文信函分为混合式和齐头式。

混合式：每一段的首行缩进两格。落款在信末中间靠右下的位置。齐头式：信的所有内容都靠左，段与段之间空一行。

英文信函的习惯用法，由以下几个方面组成：

(1)信头 The heading

信头是指信纸上印刷或打印的企业名称、厂称、地址、电话号码、电报挂号、主管人姓名等。通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。

(2)编号和日期 The reference number and the date

方便以后查信使用。Your ref: (你方编号) Our ref: (我方编号)

日期通常打印在信头的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。日期的英式写法是日、月、年;美式写法是月、日、年。为了避免误解，日期、年份用数字表示，月份则用英文表示，第一个字母要大写，也可用缩写。比如May，(美式写法);1，May，1998(英式写法)。

(3)信内地址 The inside address

与信封上的收信人名称和地址相同，通常打印在信纸的左侧，低于日期位置2—4行，也可在签字位置下2—4行。

书写收信单位名称时，应特别尊重对方的`习惯，不能随意增删公司名称前的冠词The，也不能随意改用繁写及缩写，如Company与Co.之间不能互换，否则会被认为是不礼貌的行为。收信人地处的书写格式与信封相同。

(4)称谓 The salutation

在英文信函中，相同于“阁下”、“先生”等类礼貌性称谓，常用Dear sirs”;称呼企业，公司的妇女组织常用Madams，Ladies;无具体收信人姓名用Dear Sir or Madam 称呼收信者。

收信人是个人，就应在收信人姓名之前加称谓，如Mr.(先生)，Mrs.(夫人)，Miss(小姐)，Hon(用于称呼市长、部长、大使等)，Pres.(总经理、会长、总统等)，Prof.(教授)等等。

(5)开头语The open sentences

开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综

合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。

(6)正文 The body of the letter

正文的地位和内容与中文书信相同。在英文商业信函中，信文从称谓下两行起书写，行间相距一行，段落间空两行。信文以占信纸的四分之三为宜，四周留出一定空白，每一行左起第一字要取齐，右起第一字不必一律取齐，但尽量要考虑到整齐美观。

(7)结尾语The closing sentences

结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信来函定货”，“答复询问”等，另外也附加一些略带客套的语气。正文结束后，另起一段写结尾语。

(8)结束语 The complimentary close

英文商业信函的结尾是写信人的谦称，相当于“敬上”的意思。若收信者为公司，谦称则常用：Yours Truly，Truly Yours，Yours faithfully等;若收信者为个人，则常用：Yours sincerely，Sincerely yours等。需要注意的是，结尾的谦称后必须加逗号。

(9)签署 The signature

签署由两部分组成，一是写信人的签名，二是打印出的写信人的姓名。签名用钢笔或圆珠笔写在结尾谦称下5行的位置内。尽量不要用印章，用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。为易于辨认，在签名下还应打印姓名，有时还将职衔一并打印。常见的职衔有：Chairman of the Board of directors(董事长)，President或Genera1 Manager(总经理)，Director(董事)，Stand Director(常务董事)，Manager(经理)，Head of Department(职员)，Manageress(女经理)，Head of a Department(处

篇15：特别：商务英语之信函写作详谈

特别推荐：商务英语之信函写作详谈

在日常的工作交流中，英文信函的往来再所难免。如何在这些信函中准确表词达意，让自身的工作能够顺利的进行，在商务英语的写作中，除了词汇量和句型使用的因素外，影响我们表达的还有哪些因素，都是我们关心的。许多人写信时，常努力表达清楚个人意见，却忽略了写信的目的和对象。信函的目的就是和读信人进行必要的沟通，达成一致观点或意见，或使读信人认同你的观点和做法。因此，为保证沟通的顺畅，写信过程中应始终保持“同理心”，充分考虑读信人的文化程度，生活背景，读信时候的心情及可能会有的反应，挑选适合的表达方式，才能使写信人的意图被充分的理解，并在最大可能上和读信人达成一致，起到沟通和交流和目的。

避免“敌对”态度的产生在商务信函的写作中，由于潜词不当而造成的误会，其中绝大部分是由于忽略了词语的感情色彩而造成的，使读信人产生了“敌对的情绪”，从而使写信人的观点、意见不能被采纳或接受。例如，我们要求供应商能够提供正确的尺码的时候，有些学员会写成：“Do you think you could possibly send me the correct size this time?”从字面上面看这句话的意思没错。可是，我们忽略了Do you think you could…这个句式蕴涵了强烈的`反问的语气，于是一句简单的询问，在读信的人看来变成了带有“讽刺”意味的质疑了。如果我们把这句话改成：Would you please replace the dress with one of the correct size?，听上去就是一句非常“诚恳”的请求，那么这样的请求被满足的可能性也会大很多。

A BAssist → helpTerminate → endRemittance → paymentEndeavor → tryAnticipator → expectCommence → startPurchase → buyUtilize → useDispatch → send

Practice ： Rewrite these sentences to make them sound more polite and courteous.

1.Bring me the report.

2.Ms. Jennifer Chang, Minister, will conduct the session

3.The old Indian attorney was an expert trial lawyer.

篇16：商务英语10种抱怨信函写作篇

complaints & claims （抱怨和索赔信函）抱怨、索赔信函的目的是为了获取更好的服务，对已出现的问题求得尽快的、妥善的解决。它通常是买方由于对收到的货物不满而书写，如：货物未按时到达；货物虽抵达，但与订单所载不同；货物有损毁现象；货物数量短缺或多余；货物质量与样品不符；服务不合理以及收费过高等，这些均是抱怨、索赔的正当理由。

1） for delay in shipment (由于发货延迟而抱怨)

dear sirs ,

the furniture we ordered from you should have reached us a week ago .needless to say , the delay in delivery has put us to great inconvenience .it is therefore imperative that you dispatch them immediately .otherwise we shall be obliged to cancel the order and obtain the goods elsewhere.

please look into the matter as one of urgency and let us have your reply as early as possible .

yours faithfully,

亲爱的先生们：我方从贵方订购的家具应于一星期前收到。不用说，发货的延迟给我方带来了很大的不便。因此，贵方必须立即发货，否则我们将被迫取消订单，到另处订货。

请紧急处理此事，并尽快告知结果。

2） for poor-packing （由于包装不妥提出索赔）

dear sirs ,

we are writing to inform you that the toys covered by our order no.519arrived in such an unsatisfactory condition that we have to lodge a claim against you .it was found upon examination that 10%of them are broken and some are badly scratched , obviously due to the improper packing . therefore, we cannot offer it for sale at the normal price and suggest that you make us an allowance of 20% on the invoiced cost .this is the amount by which we propose to reduce our selling price .if you cannot accept , im afraid we shall have to return them for replacement .

sincerely yours ,

3） for damage of goods （由于货物损坏而抱怨）

dear sirs,

our order no.jt-8 the glassware you supplied to our order of 3rd july was delivered by the shipping company this morning .the 160 cartons containing the goods appeared to be in perfect condition .but when i unpacked them with great care , i regret to report that 10 cartons of glassware badly cracked .

we trust you can understand that we expect the compensation for our dam aged goods .

yours faithfully,

亲爱的先生们：订单jt－8号我方于7月3日从贵处订购的玻璃器皿已于今早货运公司送到。装有货物的160个纸箱完好无损。但当我们小心打开检查时，发现有10箱玻璃器皿严重破损。相信贵处能理解我方要求对损坏货物进行赔偿。

4） for incomformity（由于货物不符而抱怨）

dear sirs ,

on march 12, we ordered 1,200 shirts size 42. but unfortunately ,we received completely different articles-children clothes today .we can only presume that a mistake was made and the children clothes were for another order .

as i have several customers waiting , please arrange for the replacements at once.

faithfully yours,

5） for unacceptable substitute （由于无法接受替代物而抱怨）

dear mr .cliff,

during the past three months i have placed two sizable orders for the handy desk companion by roy .specifying the hard back binding .but both time you sent me paper-back binding because you were out of stock on the hard-back .

fortunately ,i am still selling a few of the paper backs ,but more and more customers ask for the hard-back ones .(at least two of our competitors have this reference book in hard-back in our cities).

enclosed is my order for 75 copies of the handy desk companion in hard-back . please do not , under any circumstances ,send me anything else . i have plenty of the paper-back in stock.

very sincerely yours ,

亲爱的克里夫先生：在过去的三个月中，我两次向贵方订购了相当数量的由罗伊所著的《便利的办公伙伴》一书，指定需要精装本。但贵方由于精装本缺货，两次寄给我的都是平装本。

值得庆幸的是，我仍卖出一些平装本，但越来越多的顾客索要精装本。（本对少有两家竞争者出售此书的精装本）。

随信寄上订单，购买75本《便利的办公伙伴》精装本。请无论如何，不要寄给我其它替代物。我现已大量平装本的库存。

6）for shortweight (由于短重而要求索赔)

dear sirs ,

we have just received the survey report from shanghai commodity inspection bureau evidencing that all drums of apple juice weigh short by form 1 to 5 kilogram ,totaling 300 kilogram. as the drums were intact , it is obvious that apple juice was short weight before shipment .under such circumstances , we have to file a claim against you to the amount of rmb

850 plus inspection fee .

we are enclosing the survey report no. te(95)115 and looking for ward to your settlement at an early date .

yours faithfully .

亲爱的先生们：

我方刚刚收到上海商检局的栓验报告，证明所有苹果汁每桶少一至五公斤,总共减少三千公斤。由于果汁完好无损，显而易见，苹果汁估装运前就不够重量。在这种情况下，我方不得不向贵方提出八百五十元人民币的索赔，另加检验费用。现随信附上第te（95）115号商检报告，希望早日解决这一问题。

7）for over -shipment （由于到货数量过多而抱怨）

dear sirs,

we thank you for promptness in delivering the chinaware we ordered on 20th dec .the number of cartons delivered by your carrier this morning was 360, whereas our order was for only 320.

unfortunately , our present needs are completely covered and we cannot make use of the extra goods .please inform us by fax what we are to do with the extra goods .

yours faithfully ,

亲爱的先生们：对于我方12月20日订购的瓷器，非常感谢贵方及时发货。然而，今早贵方承运人送来360箱货物，而我方只订购了320箱。很不幸，我方目前的需要已完全饱和，无法接受多余的货物。请传真通知我方如何处理。

8）、or inferior quality (由于质量低劣而抱怨)

dear sirs,

with reference to our order no. 315, we are compelled to express our strong complaints for the inferior quality . compared to the sample no . 169, the arrived self-adhesive correction tape is very transparent and does not satisfactorily cover the error being corrected .

we shall be glad to have your explanation of this inferiority in the quality , and also to know what you purpose to do in this matter .

sincerely yours .

亲爱的先生们：关于我方第315号订单，由于到货质量低劣，我主被迫表达强烈的不满。同169号样品经较，此次运到的修改带稀薄，无法满意覆盖被改正的错误。我方希望贵方对这一情况加以解释，并告知贵方对此事的处理方法。

yours faithfully ,

8）、or inferior quality (由于质量低劣而抱怨)

dear sirs,

we shall be glad to have your explanation of this inferiority in the quality , and also to know what you purpose to do in this matter .

sincerely yours .

10)、for poor performance on a service contract (由于服务质量差而抱怨)

dear mr .weidner .

contract no. 17854

you will recall that you and i have discussed at least three times during the past six months the low quality of service provided by your hotel .after each conversation, service is improved for a short time , and then reverts .back to the old standard that brought abort my original complaints .

i will summarize in this letter my previous discussions about your performance .you may wish to refer to our contract as you read my comments.

1. windows :according to the contract ,all windows are to be cleaned once a month .this is not being done .often from six to eight weeks elapse between cleanings .even when the windows are cleaned ,the job is less than satisfactory .

2.carpets: the carpets should be vacuumed after each workday .although your service people do show up each day , their efforts can only be described as careless .

3.miscellaneous : i could mention a dozen other cleaning responsibilities that are not being met satisfactorily--furnitures , lavatories and ash trays , for example .

i call your attention to paragraph 7c in the contract , mr .weidner , in which the provisions for revocation of the contract are described .i do not like to consider such a possibility , but i must have your written assurance that all provisions of the contract will be met .

i will be pleased to meet with you once more to discuss the situation. i assure you that this a matter of some urgency to me .

yours faithfully,

亲爱的韦德罗先生：您会记得，在过去六个月中，我们至少三次讨论过贵旅店服务质量低劣问题。每次讨论过后，服务质量在短时间内有所提高，但不久又退回到原先的水平。

在这封信中，我将就先前讨论问题做一概述。您在阅读此信时，也许需要参考我们的合同.1. 窗户：遵照合同，每月清洗一次所有窗户。然而。此项工作并未得到落实。每次清洗相隔六至八周。即使窗户被清洗过，效果也不尽人意。2. 地毯：每个工作日之后，对地毯应真空吸尘。尽管贵方服务人员每天露面，但工作很不仔细。3. 各种事务：我可列举许多令人不满意的清洁工作，例如家具、卫生间、烟灰缸等等。韦德罗先生，请您注意我们合的每7c一段，有关终止合同的说明。我本人并不想考虑这种可能，但您是必须书面保证履行合同中的所有条款。我很愿意同您再次会晤，讨论目前情形。这事对于我至关重要，二盼急迫。